3 Tips Giải Quyết Khó Khăn Trong Giao Tiếp Và Họp Online

Góp ý
cho chúng tôi

Mục lục

Tip 1: Dùng docs Google để ghi chép khi họp

Problem: Mình thấy có vấn đề là họp xong mọi việc cứ trôi tuồn tuột và khi họp thì khá rối ý, nói chèn vào nhau, nói khó tưởng tượng…

Nói chung là sợ họp và thấy càng họp càng rối!

Solution: Mình đã thử và thấy phương pháp đơn giản nhưng rất hữu hiệu là khi họp thì đồng thời mọi người cùng mở file docs Google. Nó có thể:

Brainstorm, ai cũng có thể ghi ra ý của mình cùng một lúc.
Ghi lại ý quan trọng của cuộc họp.
Sắp xếp ý trao đổi một cách logic để mọi người cùng theo được luồng tư duy.
Là cách để “thư ký” cuộc họp luôn.

Nói chung là tip này đơn giản như bạn thử áp dụng xem, sẽ thấy hiệu quả bất ngờ.

Tip 2: Họp cũng phải “học”

Problem: có nhiều vấn đề khi họp Online mà sau khi họp toàn bộ Leader công ty thì mình gom được như sau

Họp mất tập trung vì có người đang họp thì bị chèn việc khác vào
Không đảm bảo toàn bộ mọi người tập trung, có người vừa họp vừa xem cái này cái kia
Họp xong rồi không ra kết quả nên không thích họp
Triệu tập họp quá gấp, lúc nào cũng muốn “họp ngay”

Solution: Mình yêu cầu các cuộc họp phải đặt lịch trước, phải tạo môi trường/ngữ cảnh tập trung/không bị xao nhãng, và họp xong phải phân công làm cụ thể luôn (mình gọi là 4T)

Tạo lịch: thống nhất và đưa lịch họp vào Calendar cá nhân
Trang bị: tài liệu họp , thiết bị, đường mạng chuẩn bị sẵn sàng
Tập trung: tắt các công cụ gây phiền, không gian riêng tư/yên tĩnh
Triển khai: đảm bảo các nội dung cuộc họp được triển khai sau đó

Ngoài ra các bước họp phải tuần tự vào tuân thủ, mọi người có thể tham khảo văn bản đã soạn sẵn, có thể copy về rồi điều chỉnh và dùng

Tip 3: Quay video ý mình muốn nói

Nhiều khi có vấn đề mà giải thích mãi không xong, không phải lúc nào cũng có thể hẹn nhau cùng 1 time rảnh để share màn hình và giải thích. Viết ra thì không tả hết được ý.

Mới mò ra công cụ này rất hay: Loom.com. Đang free 1 tháng (trial), nếu mua thì cũng chỉ 4usd/tháng. Mở full tính năng mùa Covid đến 1/7

Mô tả:

Quay màn hình rất tiện lợi, có thể quay kèm mặt mình hiện trên nền màn hình máy tính. Mình dùng không ít tool và thấy nó tiện thật, còn tiện hơn cả bật nhanh QuickTime trên Mac. Ấn 2 phát là xong.
Có hiệu ứng vòng tròn bao quanh chuột trên màn hình giúp người xem thấy chỗ mình muốn nhấn.
Đang quay và thao tác trên màn hình, có thể “gọi” ra cái bút vẽ để vẽ vời trên màn hình. Giúp lột tả ý tốt hơn
Sau khi enter quay thì video up lên Loom luôn trong 1 nốt nhạc. Sau đó đưa link cho người mình muốn trao đổi công việc.
Trong video được share đi (link là Loom luôn) có thể gắn nút CTA đến bất kỳ url nào mình muốn

Rất tiện để mô tả 1 vấn đề gì đó bằng Video được quay nhanh, trực quan chỉ ra các vấn đề.

Đọc thêm các bài khác trong Series bài viết “Work From Home – Bí Kíp Làm Việc Tại Nhà Đạt Hiệu Quả Cao Cho Doanh Nghiệp Mùa Corona”