Gợi Ý Các Bước Triển Khai Làm Việc Từ Xa Cho Nội Bộ Doanh Nghiệp

Góp ý
cho chúng tôi

Mục lục

Bước 1: Xác định mục tiêu triển khai làm việc từ xa

Mục tiêu rõ ràng cụ thể sẽ giúp bạn triển khai thành công dễ dàng nhất. Hãy cùng trả lời các câu hỏi:

Tại sao bạn muốn triển khai làm việc từ xa?
Làm việc từ xa có phải là vấn đề cấp thiết với doanh nghiệp bạn hay không?
Nếu không triển khai làm việc từ xa, doanh nghiệp bạn có ảnh hưởng gì không?
Bạn muốn những đối tượng nào sẽ làm việc từ xa?

Bước 2: Xác định các loại thông tin trao đổi nội bộ cần số hóa

Tiếp theo bạn xác định trong doanh nghiệp đang có những loại luồng trao đổi thông tin nào và thống kê theo từng luồng. Thông thường sẽ có các luồng chính:

Những luồng làm việc từ cấp trên giao xuống cho cấp dưới thực hiện, thường là theo phòng ban, theo dự án
Những luồng làm việc từ cấp dưới đưa lên, thường là các yêu cầu, đề xuất, kiến nghị,…
Những luồng làm việc liên quan đến nhiều người, nhiều phòng ban, thường là các quy trình xử lý hồ sơ, mua hàng, thanh toán,…
Những luồng thông tin/thông báo từ doanh nghiệp đến nhân viên và mang tính văn hóa, cập nhật nhanh thông tin
Những luồng thông tin từ doanh nghiệp đến nhân viên và mang tính chính thống, thường là các quy định, quyết định và đi kèm với văn bản ban hành.

Bước 3: Tìm công cụ

Sau khi đã xác định rõ và thống kê mô tả các hoạt động nội bộ, bạn đã định hình rõ ràng được nhu cầu mà phần mềm cần giải quyết cho bạn. Bên cạnh đó, hãy đặt thêm các target cụ thể:

Phần mềm có ngôn ngữ phù hợp với đối tượng sẽ sử dụng.
Phần mềm có giao diện thân thiện, dễ dùng, tốt nhất là tương tự Facebook, Zalo, các mạng xã hội mà người dùng đã quen thuộc.
Phần mềm hỗ trợ được nhiều loại hình trao đổi công việc trong doanh nghiệp, từ đó không gây cảm giác rời rạc, phân mảnh dữ liệu cho người dùng và quản lý. Tuy nhiên, ưu tiên những phần mềm không quá cồng kềnh, vì doanh nghiệp của bạn sẽ cần thay đổi, điều chỉnh, sửa đổi liên tục khi tăng trưởng.
Phần mềm có sự chuẩn hóa đầu vào, đầu ra để dễ dàng tích hợp với các phần mềm khác mà doanh nghiệp đang dùng.

Bước 4: Tiến hành triển khai

Sau khi đã xác định được nhu cầu chuyển đổi, công cụ sẽ sử dụng, bạn cần chuẩn bị sẵn sàng cho bước triển khai. Việc triển khai không đơn thuần là tổ chức một hoặc vài buổi đào tạo tập trung để người dùng học tính năng.

Việc triển khai là một quá trình giúp người dùng hình thành thói quen sử dụng phần mềm, bạn cần xác định kịch bản và thời gian cụ thể cho quá trình làm quen của họ, quá trình này sẽ gồm các bước chính:

Làm quen giao diện
Tập sử dụng các tính năng (Thường bắt đầu bằng một buổi đào tạo tập trung)
Khuyến khích – Động viên – Khen thưởng khi họ chịu khó thao tác nhiều lên phần mềm
Chính thức đưa vào hoạt động (Thường bắt đầu bằng một cuộc họp tập trung đông đủ người dùng và được làm rất trịnh trọng)
Ban hành chế tài xử phạt khi vi phạm
Liên tục theo dõi và kiểm tra việc thực hiện. (Thường được kiểm tra định kỳ, thời gian tùy vào đặc thù doanh nghiệp)

Bên cạnh đó, qua kinh nghiệm triển khai phần mềm tại Base của em/mình, những vấn đề hay gây khó khăn trong quá trình triển khai là:

Sự phản đối một cách tự nhiên từ nhân viên.
Trong trường hợp này bạn cần chia sẻ một cách chân thành với các nhân viên về mục tiêu triển khai làm việc từ xa (Các câu hỏi bạn trả lời trong Bước 1) để họ đồng cảm và dễ dàng đón nhận. Nếu cần thiết, có thể nói chuyện riêng với từng người.
Khó khăn để thay đổi thói quen làm việc bằng phần mềm của cả quản lý và nhân viên.
Trong trường hợp này, đầu tiên bạn cần đánh giá độ nhạy về công nghệ, độ tuổi và thói quen sử dụng phần mềm của họ và chuẩn bị tâm lý quyết liệt thay đổi, đồng thời luôn tiên phong sử dụng phần mềm và chỉ trao đổi công việc qua phần mềm.
Không thể đánh giá mức độ hiệu quả khi triển khai làm việc từ xa.
Trong trường hợp này, bạn nên tổng hợp dữ liệu hoạt động từ thời điểm “Chính thức đưa vào hoạt động” và chọn một khoảng thời gian để liên tục review lại dữ liệu.
- Ví dụ, tổng hợp dữ liệu hoạt động trong vòng 1 tháng kể từ ngày chính thức đưa vào hoạt động, tổng hợp theo nhiều lát cắt dữ liệu: Theo loại thông tin, theo từng bộ phận, theo từng cá nhân, theo từng vị trí công việc. Làm đều đặn mỗi tháng để có nhiều dữ liệu so sánh đối chiếu, từ đó qua thời gian, bạn sẽ có dữ liệu chuẩn để đánh giá và tìm ra điểm nóng trong doanh nghiệp.

Mong rằng một vài chia sẻ trên sẻ giúp doanh nghiệp của các anh/chị/em trong group có gợi ý về quá trình chuyển đổi sắp tới kịp thời với tình hình Covid-19 diễn biến phức tạp.

Đọc thêm các bài khác trong Series bài viết “Work From Home – Bí Kíp Làm Việc Tại Nhà Đạt Hiệu Quả Cao Cho Doanh Nghiệp Mùa Corona”