Chỉ Cần 3 Công Cụ Sau, Công Ty Sẽ Nâng Cao Hiệu Quả Công Việc Hẳn

Góp ý
cho chúng tôi

Mục lục

Bài #3 trong Chương #3 “Dùng” của series bài viết “KỸ NĂNG – KIẾN THỨC QUẢN TRỊ NHÂN SỰ”

Bài viết này đang làm cho những gì tôi nói trở nên phức tạp hơn. Cái này nhỏ thôi, nhưng chả hiểu sao thỉnh thoảng Cường đi hỏi lại gặp anh CEO nói rằng công ty mình không có. Thế mới lạ. Doanh nghiệp vẫn chạy tốt, doanh thu vẫn theo như ý định. Tôi đã thử và thấy hiệu quả công việc tốt hơn nên nghĩ rằng mọi người cũng nên có. Nhất là các bộ phận càng nên có. Đó chính là một luồng theo dõi và quản lý công việc.

Mục tiêu công ty theo năm

Trong lúc học MBA, tôi hỏi anh bạn CEO cùng học. Công ty anh có kế hoạch công ty năm không? Anh trả lời: “không”. Tôi thấy anh xạo quá. Làm gì có công ty nào không có kế hoạch. Anh cứ như thể dấu tôi. Tôi chất vấn lại: “làm gì như thế. Anh là CEO, anh có công ty mà không có kế hoạch cho doanh nghiệp mình. Em thấy anh đi học đủ thứ kể cả MBA này. Em không tin”.

Anh bạn CEO: “thật mà. Mọi việc cứ đến rồi làm thôi”. Tôi vẫn không tin nên đẩy cả cái bài tập QTNS trong đó có phần nói về kế hoạch công ty cho anh (Chúng tôi lấy công ty anh làm đề bài). Sau rốt, anh cũng cho ra lò kết quả.

Nhìn vào tôi thấy như anh nói thật. Tôi nghĩ đến những công ty nhỏ tôi tiếp xúc. Mọi người có vẻ như có mô típ giống anh bạn CEO cùng học MBA của tôi. Nhưng đúng là tôi không tin được. Có lẽ tôi chưa tiếp xúc đủ sâu.

Nếu anh chị đã có ý thức lập mục tiêu công ty năm, tôi xin được chúc mừng. Và lập mục tiêu theo 4 viễn cảnh sau thì quá tốt:

Viễn cảnh tài chính: Doanh số, lợi nhuận, chi phí là bao nhiêu?
Viễn cảnh khách hàng: Khách mới, khách cũ như thế nào?
Viễn cảnh quy trình: phát triển sản phẩm, cải thiện hệ thống, xây dựng quy trì gì?
Viễn cảnh đào tạo: nâng cao năng lực gì thông qua khóa học hay tuyển người?

Tùy vào Doanh nghiệp chúng ta đặt nhiều thời gian cho viễn cảnh nào. Theo tôi nên có ít nhất 4 mục tiêu cho 4 viễn cảnh. Có thể nhiều hơn tùy vào tham vọng của CEO và Doanh nghiệp. Viết những cái mục tiêu này rồi treo trong phòng CEO sao cho lúc nào cũng nhìn thấy.

Với các mục tiêu công ty chúng ta đẩy xuống cho các phòng ban và yêu cầu xây dựng kế hoạch năm và tháng.

Kế hoạch công việc năm, tháng, tuần, ngày

Thực ra là một file excel với nội dung các công việc, thời gian thực hiện, mục tiêu đạt được và người phụ trách. Mỗi phòng ban phải có một cái. Việc lập kế hoạch này đúng là hơi lích kích nhưng cần có. Nó cho phép chúng ta biết chúng ta sẽ phải làm cái gì, kiểm soát được tiến độ. Lợi ích của việc lập kế hoạch, rõ ràng là ai cũng biết:

Giúp có thể gắn mục tiêu với thời gian cụ thể
Thiết lập được những tiêu chuẩn tạo điều kiện kiểm tra tiến độ và có thêm động lực hơn để hoàn thành công việc
Giúp tránh được sự chồng chéo trong công việc và không lãng phí thời gian và tiền bạc.
Giúp năng suất làm việc cao hơn so với làm việc không có kế hoạch, công việc đạt hiệu quả hơn…

Tốt thế mà như tôi nói ở trên không phải phòng ban nào cũng có. Nghe cứ thấy vô lý. Tôi cứ không tin cho đến khi tiếp xúc thật với các trưởng bộ phận: “Không. Chúng em không có kế hoạch. Cứ công việc đến thì làm thôi”.

Tiếp xúc sâu hơn, tôi thấy có anh CEO cho nhân viên làm thế này: đầu tuần yêu cầu nhân viên nghĩ ra 7 việc cần làm và viết ra, để lên Google excel. Đến thứ 5 yêu cầu nghĩ thêm 3 việc nữa. Cuối tuần sẽ báo cáo vào file excel đó. Xem file theo dõi công việc, tôi thấy ai có nhiều việc hướng đúng vào công việc của họ thì hiệu quả cao. Như sale thì nhiều việc liên quan đến gặp khách, gọi điện cho khách.

Bảng Kanban

Tôi thấy nó thực hay, đã áp dụng và mỗi bộ phận nên có một cái. Kanban dịch từ tiếng Nhật có nghĩa là “bảng thông tin”. Với tôi đây là bảng: Chuẩn bị làm, Đang làm và Đã hoàn thành.

Vậy đó, có 3 điều trên, hiệu quả công việc sẽ nâng cao.

Đọc thêm các bài khác trong Series bài viết “Kiến Thức Quản Trị Nhân Sự – Kỹ Năng Dùng”