Kinh nghiệm sau 4 năm làm quản lý kho và mất 20 triệu sau 2 tháng đầu tiên)
Mình không chắc sẽ giúp bạn giàu lên nhưng mình tin là mình sẽ giúp bạn đỡ mất nhiều tiền NGU PHÍ như mình.
Mình bắt công việc quản lý kho hàng từ năm 2011 cho cucre.Việt Nam (1 trong 3 trang bán coupon lớn nhất Việt Nam thời điểm bấy giờ). Khi đó mình có 3 nhân viên, 30 đơn/ngày. Đến giữa năm 2012, con số lên đến khoảng 1000 đơn/ngày.
Nhưng mọi thứ không dễ dàng tăng trưởng theo đường thẳng như vậy
Thời điểm bắt đầu 31/8/2011, mình có 3 nhân viên giao hàng. Công việc của mình là hàng ngày tính toán xem cần phải lấy bao nhiêu hàng để chia cho 3 nhân viên đi giao. Tính xong thì ra xin hàng từ một bạn thủ kho (kho tổng) rồi mang hàng về để ở cái kho riêng của mình (thực ra là một cái tủ nhỏ như tủ để giày thôi).
Lúc đầu dùng mình dùng Pivot Table của Excel để quản lý, tuy nhiên gặp phải một vấn đề là thường hay bị thao tác nhầm dẫn đến kết quả sai, hoặc dữ liệu tự nhiên bị lỗi.
Điều này dẫn đến việc tính sai số hàng phải đưa cho nhân viên đi giao. Dần dần mình nản quá bỏ luôn không dùng Excel nữa, cứ đưa hàng cho nhân viên mà không ghi chép gì cả.
Sau 2 tháng, mình thực sự cảm thấy chán vì suốt ngày lấy hàng, xếp hàng, giao hàng… cảm thấy lãng phí cuộc đời. Mình quyết định xin nghỉ.
Đang chuẩn bị xin nghỉ thì công ty mình kiểm lại kho và thấy lệch mất 20 triệu tiền hàng – mình phải đền, nên không được nghỉ việc nữa
Nguyên nhân mất 20 triệu là như sau: Nhân viên giao xong cho khách thì lại báo Hủy đơn trên hệ thống và Không trả hàng về kho cho mình.
Đến khi chốt công nợ với nhà cung cấp thì số tiền phải trả lớn hơn rất nhiều số thu được rất nhiều.
Điều mình rút ra được ở đây là: KHI BẮT ĐẦU CÓ NHÂN VIÊN, XUẤT HIỆN NGƯỜI THỨ 2 KHÔNG PHẢI BẠN, THÌ LÚC ĐÓ BẠN PHẢI QUAN TÂM ĐẾN VIỆC QUẢN LÝ KHO HÀNG.
Chủ doanh nghiệp thường chỉ quan tâm đến Bán hàng và Marketing, ít quan tâm đến kho hàng mà thường giao cho 1 bạn nhân viên kho là xong.
Thực tế, nhân viên kho có rất ít động cơ để gian lận vì ít khả năng chuyển ngay được hàng ra thành tiền, nhưng cuối cùng shop vẫn bị mất hàng và nhân viên kho, chủ shop không biết vì sao lại mất.
Đa số chủ shop, chủ doanh nghiệp không muốn quan tâm đến kho hàng vì động vào vì 6 cái mệt sau:
- Kiểm kho rất lâu, phải đừng bán hàng, huy động nhiều người – ngại
- Kiểm xong cứ thấy sai sai – không biết sai ở đâu, sai từ bao giờ
- Kiểm kho xong thấy thiếu nhưng không biết vì sao lại thiếu?
- Biết là bị mất hàng nhưng không dám bắt đền nhân viên vì biết ai làm đâu, mà bắt đền nhiều thì nhân viên nó nghỉ hết lấy ai mà làm
- Đẩy Sale, Marketing lên, đơn về nhiều, kho chạy theo không kịp, đóng không kịp (đang 30 đơn ngày lên 1 phát 1k đơn/ngày) – bộ phận kho không giỏi – vận hành chậm, không kịp đổ hàng ra cửa hàng, không kịp đóng hàng.
- Hàng tồn không biết tồn bao nhiêu là đủ, không biết nên xả mẫu nào , nhập mẫu nào, cuối mùa cuối năm mới hết hồn nhìn tồn kho mà khóc.
MẤU CHỐT CỦA QUẢN LÝ KHO NẰM Ở QUY TRÌNH VÀ CON NGƯỜI LÀ CHÍNH, PHẦN MỀM CÔNG CỤ CHỈ LÀ PHỤ.
Ai cũng biết quy trình là quan trọng nhưng lại không có thời gian làm quy trình.
Từ những kinh nghiệm đúc kết trong suốt quá trình làm việc, mình tổng kết thành cuốn ebook QUẢN LÝ KHO CHUYÊN NGHIỆP này.
Hi vọng nó sẽ giúp các bạn có được quy trình quản lý kho hiệu quả và tối ưu nhất, giảm thiểu tối đa mất mát, thất thoát hàng hóa.
Đây là lần đầu tiên mình làm ebook. Rất mong nhận được sự góp ý của mọi người. Những gì viết ra đây là kinh nghiệm, góc nhìn của mình, đừng tin 100%, mình không chắc là nó có phù hợp với quy mô/ hoàn cảnh của bạn không.
Hãy thử nghiệm, nếu phù hợp thì áp dụng còn không vui lòng bỏ qua.
Chia sẻ của Nguyễn Quỳnh Dương
