Doanh Nghiệp Làm Việc Tại Nhà Như Thế Nào?

Góp ý
cho chúng tôi

Mục lục

Chủ đề Remote Work (làm từ xa), WFH (work from home) đã rộ lên từ hơn 1 tháng nay. Nhiều doanh nghiệp đã áp dụng, nhiều doanh nghiệp đã tìm hiểu, nhiều doanh nghiệp… không nghĩ tới việc này.

Nhưng giờ thì có vẻ là chuyện nghiêm trọng rồi. Hồ Chí Minh & Hà Nội đều nâng cao cảnh giác hết mức, tình hình dịch bệnh đang phức tạp lên. Có lẽ sẽ có doanh nghiệp dù không muốn cũng sẽ phải nghĩ tới tình huống BẮT BUỘC phải cho làm việc ở nhà.

Với Doanh Nghiệp

Làm ở nhà không hẳn là dễ, đòi hỏi nhiều hành động dứt khoát:

Truyền thông nội bộ

Xác định rõ lý do, mục đích của việc này (nếu phải bắt buộc thì lý do là bất khả kháng rồi). Mình đã nói với mọi người ở công ty là chúng ta có 3 mục đích chính để quyết định chuyển toàn bộ công việc về nhà:

Bảo vệ công ty khỏi bị cách ly toàn bộ nếu rủi ro có 1 F0 tại công ty.
Tiết kiệm chi phí hoạt động công ty.
Tiết kiệm chi phí cá nhân.

Xác định rõ khó khăn và rủi ro: Làm ở nhà thì cũng tốt, không mất thời gian đi lại trên đường, ít tốn chi phí ăn uống, đảm bảo an toàn/sức khỏe. Nhưng việc này không hề dễ, các bạn cần hiểu là làm ở nhà sẽ gặp khó khăn:

Tự quản lý được bản thân chưa bao giờ là dễ.
Vấn đề giao tiếp tương tác sẽ chậm hơn là trực tiếp.
Điều phối công việc ban đầu chắc chắn sẽ chưa quen.
Một số quy trình vốn hợp Offline thì phải Online hóa.

Khi toàn bộ đã hiểu hết lợi và thiệt của việc này, chuẩn bị sẵn tinh thần thì bắt đầu đến bước chuẩn bị.

Chuẩn bị

Phân loại các công việc và có hành động phù hợp với từng nhóm việc:

Nhóm việc đã online hóa/quen online/vốn đã hay làm online: Bỏ qua, không phải suy nghĩ. Ở công ty mình thì may là vốn hay dùng email, chat, drive Google (bên mình gần như cấm dùng Microsoft Office, vì dùng docs hay sheet Google dễ chia sẻ, chuyển qua lại, chỉnh sửa). Các dự án bên mình đặc thù là mấy món Google như SEO hay Google Ads thì toàn Online nên cũng nhẹ đầu.

Nhóm việc vốn nửa on nửa off: Tìm cách online hóa, dành 1 chút sức lực vào đây là được.

Nhóm việc vốn offline hoàn toàn: Tập trung sức lực vào để online hóa cái đám này. Khi mình mới nói đến vấn đề làm Online, ngay hôm sau chị PGD Tài chính đã báo lại là toàn bộ quy trình đã chuyển thành Online (trình ký, giấy tờ duyệt …), nhanh kinh dị. Thế là yên tâm.

Nhóm việc không thể Online: Bản thân mình vẫn phải đến công ty để ký duyệt, hành chính nhân sự vẫn đi làm để hỗ trợ mọi người giấy tờ và trình ký. Nhưng đến hôm nay (26/3, viết đến đây mới nhớ hôm nay ngày thành lập Đoàn), hôm nay mình đã ở nhà, hỏi trưởng phòng HCNS thì hóa ra cô này đã tính trước và ngay hôm qua chuyển hết máy móc về nhà một nhân viên … gần nhà mình.

Khi đảm bảo công việc đã có khả năng Online hóa gần như toàn bộ thì đến bước 3

Công bố KỶ LUẬT THỜI CHIẾN

Đây là vấn đề sống còn. Như đã nói ở phần trên, có vài thứ khó khăn, nên cần có giải pháp và mọi người buộc phải tuân thủ 100%.

Tự quản lý bản thân:

Giải pháp là chuyển qua điểm danh Online bằng Fastwork (đang khuyến mãi 3 triệu trọn đời), khi checkin sẽ có ảnh chụp, yêu cầu nhân viên checkin tại bàn làm việc tại nhà.
Toàn bộ công ty làm Todolist mỗi ngày, trưởng nhóm kiểm tra vào đầu giờ sáng và báo cáo vào cuối giờ chiều. Todolist thực sự cực kỳ cực kỳ hiệu quả, nó làm mỗi người không có thời gian mà tự nản, tự thưởng cho mình một giấc ngủ thừa…
Tự quản lý bản thân không dễ nên các quản lý phải đốc thúc được nhân viên của mình. Trong 3 ngày đầu mình lập group gồm toàn các quản lý, đưa ra file sheet Google yêu cầu mọi người làm các vấn đề theo chính xác chỉ thị, làm xong phải tick báo cáo đã làm. Lưu ý là quản lý thì có tinh thần trách nhiệm hơn nhân viên, nhưng quản lý cũng phải bị quản lý, nếu không là mất kỷ luật ngay. Sau 3 ngày khi mọi thứ thành nếp thì mình để các quản lý tự làm việc tiếp.

Vấn đề giao tiếp tương tác sẽ chậm hơn là trực tiếp:

Công cụ giao tiếp chính gồm Asana (quản lý task), Workplace của Facebook (Nhóm làm việc, chat, video call), Email, Google Drive (docs, sheets). Trong đó:

Workplace Facebook là nơi sinh hoạt chính của công ty, nó cũng giống như Facebook có chát, có Group, có profile nhưng tách biệt với Facebook nên không bị làm phiền. Cực kỳ hiệu quả khi dùng Workplace vì ở nơi đó chỉ có công việc.
Chat Workplace là yêu cầu bắt buộc. Các team có liên hệ với khách hàng có thể dùng công cụ chát khác thì tùy, nhưng chát nội bộ chỉ được dùng Workplace.
Tuy nhiên sau ngày đầu thì mình yêu cầu không được chát nhiều. Chat chỉ dùng để trao đổi nhanh, nó gây mất tập trung, khó tìm kiếm thông tin, khó tổng kết công việc.
Sử dụng Group của Workplace để ra thông báo, up tài liệu, tổng kết cuộc họp, brainstorm …
Asana thì được dùng để giao nhiệm vụ, trao đổi nhiệm vụ. Cái này thì bên mình xài lâu rồi.
Họp bằng Video call của Workplace hoặc Hangout của Google. Bên mình không xài Zoom vì xài Google từ xưa quen rồi và không thấy tại sao phải đổi sang cái khác.
Quản lý dự án, duyệt các nội dung thì đều chủ yếu share file docs và sheets của Google drive. Đặc thù bên mình là các dự án Google Ads, SEO hay là Digital thì có sự tham gia của rất nhiều cá nhân, để tiện thì thường lập project trên sheets Google trước, nếu ok hết, tất cả cùng đồng ý thì có thể cho vào Asana để giao việc cụ thể, quản lý các tác vụ, tương tác trong quá trình làm việc.
Mình lập Group riêng tên là X, là nơi post những thứ quan trọng trong lúc này! Đảm bảo không ai bỏ lỡ thông tin quan trọng từ công ty.

Toàn bộ các công cụ kể trên đều dùng bản free.

Công việc khá ok tuy nhiên vấn đề thứ 4 sau đây mới khó.

Ổn định Tâm lý

Con người cần có môi trường, giao tiếp. Làm ở nhà cực kỳ là… khổ. Ai có gia đình thì sẽ còn bị phiền bởi nhiều việc khác.

Sau đây là các giải pháp:

Cập nhật thông tin thường xuyên từ cấp trên: Mình hay post đầu ngày, cuối ngày xem tình hình anh em thế nào, mình cũng cập nhật các thông báo mới, các cuộc họp quan trọng để tất cả cùng nắm thông tin. Thậm chí mình còn lập ra 1 group tên là Reng Reng chuyên post các hợp đồng thành công để mọi người cùng vui và quan trọng là thấy công ty chưa đến nỗi bi đát. (bản tính con người là khi không thấy tin tức gì, thì đó là tin tức xấu)

Chia sẻ kỹ năng làm việc tại nhà (tham khảo ảnh của Wowholiday khá hay):

Xác định là đi làm, dù ở nhà vẫn phải kỷ luật.
Tạo cho mình một chỗ riêng cho công việc (giải quyết vấn đề lẫn lộn giữa công việc và nghỉ ngơi, giữa mình và người trong gia đình). Thậm chí Wowholiday còn đưa tips là vẫn mặc trang phục đi làm như bình thường).
Kết hợp làm việc với “nuôi dưỡng tinh thần”: giải lao nghe nhạc, vươn vai thể dục, tắt máy thư giãn …
Tạo và quyết tâm hoàn thành todolist
Tăng cường trao đổi voice thay vì chỉ dùng chat để tiết kiệm thời gian.
Sự xuất hiện (Online) thường xuyên của lãnh đạo là rất quan trọng.

… và còn nhiều mẹo nữa

Hình như đến đây là hết những việc mình làm rồi. Cho đến giờ thì mọi thứ có vẻ vẫn ổn. Nhưng thật tình là vẫn lo lắng. Mình vẫn quan sát, thu thập thêm thông tin để đánh giá tình hình hoạt động của công ty. Nếu có biến là sẽ nghĩ giải pháp ngay chứ không ngồi đợi rủi ro ập vào đầu! Phải luôn SẴN SÀNG PHẢN ỨNG.

Mình cũng chỉ nghĩ là ok share vậy, bảo anh em mở khóa các tài khoản là được. Ai dè team Marketing + Code ngay lập tực triển khai 1 mạch các công việc của một dự án hoàn chỉnh để chạy Campaign này: sửa web, sửa rule user, làm tư liệu media để đăng web, Fanpage, làm email…. Khối lượng công việc đồ sộ nhưng chỉ 1 2 ngày là tất cả vào việc cực nhanh, tinh thần cực cao. Chúng nó mắng mình là tụi em khổ vì sếp nghịch Ngu.

Với cá nhân

Thật tình là với mình thì hôm nay là ngày đầu tiên mình Work From Home, nhân viên thì ở nhà lâu rồi nhưng mình vẫn đến công ty để ký giấy tờ.

Với kinh nghiệm đã chia sẻ và thấy nhân viên làm khá tốt, cùng với kinh nghiệm bản thân thì mình có mấy chia sẻ sau để bạn có thể làm ở nhà tốt:

Tâm lý phải nâng cao, đây là đi làm trong một môi trường bản thân phải tự quản được mình, cực kỳ khó, hãy chuẩn bị tâm lý.
Chuẩn bị Work Zone tại nhà: khi làm việc gọn gàng, đúng kiểu khu làm việc.
Kỷ luật với chính mình: đi ngủ đúng giờ, dậy đúng giờ, điểm danh vẫn phải đúng giờ, không rời công việc khi vẫn trong giờ làm việc (đừng hứng lên đứng dậy pha mì, pha cafe), thậm chí là mặc đồ công sở.
Tạo cho mình lịch trình hàng ngày và tuân thủ 100%. Mỗi ngày cần có todolist và quyết làm nó. Đặt lịch cho bản thân với mỗi todolist.
Kết nối với đồng nghiệp: nếu todolist của mình có dính dáng tới người khác, hãy đặt lịch làm việc từ ngày hôm trước với họ. Không có chuyện hôm nay bạn làm, liên quan đến người khác bạn lại chạy đi tìm người ta như mọi khi ở công ty. Phải đặt lịch hẹn trước.
Giữ sức khỏe và tinh thần: tập thể dục (vươn vai cũng được), nghe nhạc 1 chút, tạm tắt máy giữa các giờ làm việc căng thẳng.
Chú ý công cụ làm việc: điện thoại luôn mở, để thông báo cho các công cụ làm việc để không bị bỏ xót.
Lắng nghe 100% mọi thông báo từ công ty.
Ăn uống, nghỉ đầy đủ. Đừng biến nhà thành 100% công việc, bạn sẽ sớm quỵ.

Không nghĩ ra nên viết gì thêm. Trên Facebook hiện có nhiều nhóm chát, group và các chuyên gia chia sẻ về vấn đề WFH hay Remote Work, bạn có thể tham khảo thêm trước khi bắt tay vào làm.

Chúc thành công và chúc toàn thể chúng ta vượt qua khó khăn dịch bệnh, khó khăn kinh tế và trở lại mạnh mẽ hơn.

Đọc thêm các bài khác trong Series bài viết “Work From Home – Bí Kíp Làm Việc Tại Nhà Đạt Hiệu Quả Cao Cho Doanh Nghiệp Mùa Corona”