Mục lục
Tổ chức tốt kho hàng là một mấu chốt quan trọng trong cải tiến hiệu suất chuỗi cung ứng, mang đến lợi thế cạnh tranh và lợi nhuận cho chủ hàng.
Một kho hàng hiệu suất cao có tác động tích cực đến việc giảm nhanh các chi phí trực tiếp (xử lý đơn hàng…) cũng như chi phí gián tiếp (vòng quay vốn, chi phí quản lý, cơ hội…)
Kho hàng có hiệu suất cao giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu suất sử dụng vốn, và hơn hết là đáp ứng nhu cầu của khách hàng (hàng hóa luôn sẵn sàng, kiểm soát được tồn kho thực, giá tốt, thời gian đáp ứng nhanh chóng…).
Điều này đặc biệt quan trọng khi áp cụng trên các doanh nghiệp Thương mại lớn hoặc các công ty Phân phối có quy mô (khu vực, toàn cầu).
Tôi không sử dụng cụm từ tối ưu trong bài chia sẻ này vì hai nguyên nhân:
- Mỗi loại hàng hoá đều có một chuỗi cung ứng riêng biệt, có những đặc điểm khác nhau về mạng lưới cấu thành và phương pháp quản trị.
- Luôn có một giải pháp tốt hơn giải pháp ngày hôm nay.
Dưới đây là những nguyên tắc cơ bản để tổ chức một kho hàng có hiệu suất cao:
Xác định nhu cầu:
- Sở hữu kho hàng có thực sự cần thiết.
- Là kho độc lập hay có tính chất liên kết, bổ trợ các kho khác (mạng lưới)
- Loại hàng hóa nào được lưu trữ và vận hành, tốc độ vòng quay hàng hóa.
- Thị trường mục tiêu của kho hàng.
- Đối tượng phục vụ (kênh bán, bán buôn, bán lẻ)
- Mục tiêu về chất & lượng trong khả năng đáp ứng của kho hàng.
Tại sao lại cần trả lời 06 câu hỏi trên, lý do rất đơn giản: “Doanh nghiệp cần thực sự hiểu nhu cầu của mình, nhu cầu có phù hợp với năng lực, nguồn lực của doanh nghiệp, có bám chặt với mục tiêu lâu dài của Doanh nghiệp”.
Nhu cầu sử dụng chi phối toàn bộ thiết kế, cấu trúc, công cụ dụng cụ, vốn đầu tư và hơn hết là chi phí vận hành kho sau này của Doanh nghiệp.
Hãy thực sự nghiêm túc khi trả lời 06 câu hỏi trên để tránh: “Sai một ly đi một dặm”.
Xác định địa điểm:
- Khách hàng ở đâu kho ở đó.
- Nhà vận chuyển ở đâu kho ở đó.
- Nguồn cấp hàng ở đâu kho ở đó.
Trên đây là 03 tiêu chí quan trọng nhất của việc lựa chọn vị trí đặt kho hàng, và thường không có một quy tắc chung nào bắt buộc phải đặt kho ở vị trí này, không phải vị trí kia.
Mỗi mô hình (Thương mại điện tử, phân phối, xuất khẩu…) đi kèm với nhu cầu & nguồn lực của doanh nghiệp sẽ xác định vị trí phù hợp hơn. Luôn có những phương án bổ trợ cho việc không tìm được kho hàng ưng ý nhất.
Trên quan điểm cá nhân, tôi ưu tiên lựa chọn tiêu chí 01 với một bộ chỉ tiêu về thời gian vận chuyển ở mức khá để tối ưu hiệu suất, thời gian, chi phí & trải nghiệm của khách hàng.
Ngoài ra, các yếu tố sau là bắt buộc khi lực chọn địa điểm đặt kho: Tính pháp lý, thời hạn sử dụng, tình hình an ninh, chính trị, hà tầng cơ bản.
Xác định nghiệp vụ:
- Nghiệp vụ nào diễn ra trong kho.
- Tiến trình của các loại nghiệp vụ (luồng nghiệp vụ).
- Mức độ thường xuyên của từng loại nghiệp vụ.
- Số lượng lưu trữ, tốc độ quay, nhu cầu đặc trưng từng dòng hàng (Điều kiện bảo quản, xuất kho, yếu tố thời điểm)
- Phương thức thống kê, hạch toán, đối soát thanh toán, kiểm soát tốc độ vơi hàng, kiểm soát hàng đổi trả.
Trong xây dựng và quản lý vận hành kho hàng có một điểm đặc biệt quan trọng đó là khả năng linh hoạt trong xử lý hàng hóa, khi thực sự hiểu rõ bản chất nghiệp vụ thì dễ dàng liên kết vận hành, đo lường hiệu suất & tính toán nguồn nhân lực đáp ứng phù hợp.
Khi đơn giản hóa từng nghiệp vụ, Doanh nghiệp không phụ thuộc vào trình độ nguồn nhân lực thì có lợi thế khi lựa chọn nhân lực có đặc tính phù hợp.
Đầu tư hệ thống phần mềm quản lý kho giúp gia tăng hiệu suất, dễ dàng đo lường nhưng chi phí đầu tư ban đầu lớn, cần thông hiểu nghiệp vụ và lường trước được các yếu tố phát sinh.
Chia sẻ của Đức Trần.
