Mục lục
Một dạng “tội phạm” online mới: Trộm data khách – Cướp đơn hàng. Làm thế nào để phát hiện “Thủ phạm” và chặn đứng tình trạng này?
Bài viết sau đây sẽ có câu trả lời cho bạn.
Data bị “trộm” – vì đâu và do ai?
Doanh nghiệp chạy quảng cáo chuyển đổi, mỗi landing page lại đổ số về 1 file google sheet riêng lẻ, một nhân viên sẽ làm nhiệm vụ tổng hợp số vào 1 file rồi chia cho các sales gọi điện tư vấn.
Như vậy, data thất thoát có thể do Marketing hoặc telesales tuồn số ra ngoài. Tuy nhiên, bản chất vấn đề là ở cách thức làm thủ công của doanh nghiệp, file lưu data quá dễ dàng để copy và chỉnh sửa, số điện thoại của khách không hề được bảo mật.
Dù có phát hiện vấn đề, chủ doanh nghiệp cũng khó có thể tìm được “bằng chứng”, vì việc gửi file data ra bên ngoài chỉ với 1 click xóa email là…xong!
Giải pháp “chống trộm data”:
- Số từ các kênh quảng cáo phải được tự động đổ về 1 nơi và tự động chia cho telesales (Không cần nhân sự gom số, chia số)
- Hệ thống lưu trữ contact có chức năng che số để bảo mật: Che 2-3 con số trong mỗi số điện thoại. Sales gọi điện qua tổng đài, chỉ cần click vào số là cuộc gọi tự động được kết nối.
Đơn hàng bị “cướp” giữa ban ngày
Cướp đơn là một “tội ác”! Một chủ doanh nghiệp đã phải đăng đàn thốt lên như vậy (ảnh). Doanh nghiệp đã phải tốn rất nhiều tiền để ra contact, trả lương cho nhân sự telesales chốt đơn, chưa kể chi phí giao và hoàn hàng với 1 đơn bị “cướp”.
Cướp đơn là do đâu? Thông thường, khi có đơn chốt, nhân sự vận đơn sẽ tổng hợp vào 1 file excel và chuyển sang cho đơn vị giao hàng. Lỗ hổng là ở đây!
Nhân sự vận đơn hoặc bưu cục hoàn toàn có thể “tuồn” file này cho đối thủ của bạn. Quan trọng là doanh nghiệp cũng không có được bằng chứng để “kết tội” nhân viên trong công ty hay đơn vị giao hàng.
Giải pháp “Ngăn chặn cướp đơn”:
- Chuyển trực tiếp đơn sang hệ thống của đơn vị giao vận: Phần mềm quản lý đơn mà doanh nghiệp sử dụng nên được kết nối API với các đơn vị giao vận.
- Khi Sales lên đơn, phải được bắn ngay sang đơn vị giao vận, cắt bỏ 1 nhân sự vận đơn tổng hợp đơn vào file excel và chuyển sang bưu cục. Nếu “cướp đơn” xảy ra, doanh nghiệp yêu cầu bưu cục trích xuất lịch sử tải file của nhân viên bưu cục là biết được ai là người làm việc này.
- Kiểm soát chặt chẽ đơn hàng trong nội bộ: Thông thường, doanh nghiệp vẫn nhận file excel đối soát từ đơn vị giao hàng, sử dụng 1 nhân sự kế toán để đối soát từng đơn một, rất mất thời gian, dễ sai sót.
- Đối soát tự động nhờ phần mềm giúp tăng độ chính xác, nhanh chóng phát hiện số lượng đơn bị thất thoát và số doanh thu bị hụt giảm.
- Phần mềm quản lý đơn cần check được lịch sử đăng nhập và IP đăng nhập: Nhờ vậy, doanh nghiệp sẽ truy xuất được khoảng thời gian nào, tài khoản nào đã “ăn cắp” data để có biện pháp ngăn chặn kịp thời.
Data và đơn hàng là tài sản của mỗi doanh nghiệp. Mất đi tài sản quý giá này là tổn thất không nhỏ về doanh thu. Một số gợi ý trên về các giải pháp bảo mật data và “số hóa” quy trình làm việc hy vọng sẽ giúp Doanh nghiệp kinh doanh online chặn đứng được vấn nạn này.
Chia sẻ của Le Ngan Ha
