Họp Trực Tuyến Qua Phần Mềm Dingtalk

Góp ý
cho chúng tôi

Mục lục

Nhắc tới làm việc từ xa, một trong những khía cạnh ta có thể nghĩ đến đầu tiên là họp trực tuyến. Bỏ qua giới hạn về khoảng cách, tiết kiệm chi phí và thời gian,… lợi ích quá xứng đáng để bỏ công sức nghiên cứu triển khai 1 hệ thống online meeting phù hợp với nhu cầu và túi tiền của doanh nghiệp.

Video conference – remote communication

Trong phạm vi bài viết này mình muốn giới thiệu chức năng họp trực tuyến qua phần mềm Dingtalk, một trong những chức năng bên mình đang sử dụng.

Ưu điểm:
- Giá thành rẻ
- Tín hiệu ổn định
- Dễ triển khai
- Chức năng tương đối đầy đủ

Nhược điểm:
- Phần mềm miễn phí (cái này sẽ giải thích sau)
- Vẫn đang trong quá trình phát triển
- …

Giới thiệu sơ qua 1 chút, mô hình hiện tại bên mình đang triển khai: 2 văn phòng tại Hà Nội và Hồ Chí Minh, ~80 cửa hàng trải dài toàn quốc.

Yêu cầu về phần cứng

Do cốt lõi hệ thống là phần mềm dingtalk nên mỗi điểm cầu chính cần trang bị 1 case máy tính cấu hình tương đối (~ trên 6tr, ưu tiên ssd + ram), 1 webcam chất lượng tuỳ vào diện tích phòng họp, 1 loa + mic hội nghị, 1 màn chiếu (máy chiếu hoặc màn hình TV). Chi phí case máy tính và màn chiếu ngoài dành cho việc họp có thể sử dụng các tác vụ khác (offline meeting, đào tạo nội bộ, server lưu trữ,…) nên có thể ưu ái.

Hệ thống bên mình: Loa jabra 510 + camera logitech c930e = ~6tr3, case máy tính windows =~6tr, màn hình tv 60″ =~12tr tại 1 điểm cầu.

Tại các điểm cầu cơ động (các gian hàng, bàn làm việc của sếp), người dùng chỉ cần có laptop, máy tính bàn có loa + mic, hoặc đơn giản hơn chỉ cần smartphone đã cài phần mềm dingtalk là có thể sử dụng được. Chi phí tại mục này tiệm cận bằng 0 (chưa tính khấu hao tài sản).

Tất nhiên vẫn cần 1 đường truyền internet ổn định, tuy nhiên không đòi hỏi quá cao. Tại các điểm cầu nhỏ bên mình chỉ sử dụng line internet tốc độ 30-40 Mbps và không gặp trục trặc gì.

So sánh với các giải pháp khác: Hoà 1 đều

Về phần mềm

Đây là 1 điểm ăn tiền của hệ thống họp trực tuyến Dingtalk: 100% miễn phí. Việc duy nhất bạn cần là mỗi điểm cầu phải có 1 số điện thoại đã tải phần mềm, tạo tài khoản dingtalk, kết bạn hoặc join cùng nhóm công ty, và sử dụng bình thường.T ất cả các chức năng trong video conference đều miễn phí. No monthly fee, no server, no pay for full version, no love

Về số người cùng tham gia cuộc họp, thời gian trước bên Dingtalk có giới hạn số người sử cùng họp là 12. Tuy nhiên sau cuộc đại update vừa rồi thì giới hạn đó đã được gỡ. Do chưa có điều kiện test thử tuy nhiên mình đã triển khai cuộc họp khoảng 15 người thì mọi thứ vẫn vận hành tốt.

Các chức năng của phần mềm bao gồm: Video call (tất nhiên rồi), share màn hình, ghi hình cuộc họp, thay đổi giao diện tuỳ theo nhu cầu họp, book lịch họp.

Người dùng sẽ được chia thành host và client. Host có quyền kick client, bật tắt micro client, bật tắt micro hàng loạt.
Share màn hình sau phiên bản mới update ta có thể lựa chọn share màn hình của từng app riêng thay vì show màn hình đang dùng như đang teamview.
Thay đổi giao diện: Bạn có thể chọn show cam ngang hàng 1-1 (như ảnh trên), show 1 màn lớn nhiều màn nhỏ, show 1 màn lớn và list tên người tham dự. Cái này tuỳ theo mục đích cuộc họp và sở thích của sếp bạn thôi.
Book lịch họp: Đặt lịch và danh sách người tham dự, đến giờ dingtalk sẽ tự gửi thông báo và tạo phòng họp mời các bạn vào.
Group Live: Giống như livestream nội bộ, hữu ích cho việc đào tạo, truyền thông nội bộ.
Ngoài ra có cái khá nhảm nhí trong phần setting là chế độ beauty face tự nhận diện khuôn mặt rồi làm mịn da bóp cằm, cái này no comment.

So sánh với các phần mềm khác: + 1 điểm

Phần tiếp theo mình sẽ đánh giá về ưu nhược điểm của hệ thống họp qua dingtalk

Ưu điểm

Khỏi phải bàn với thằng này rồi. Đem so sánh với các phần mềm miễn phí khác thì phải gọi là 1 đập chết luôn. Với chi phí phần mềm = 0 nhưng lại đáp ứng được gần như đầy đủ mọi nhu cầu của online meeting. Theo nhận định cá nhân của mình thì thằng này thừa sức cạnh tranh sòng phẳng với những phần mềm mất phí trên thị trường ở mọi phương diện.

Về tín hiệu, ngay cả trong giai đoạn vừa qua cá mập ngứa răng, dù là phần mềm nước ngoài nhưng tín hiệu họp hàng tuần bên mình vẫn rất ngon và không gặp trục trặc gì.

Triển khai: Nếu bạn biết cách cài và sử dụng skype, zalo, facebook mess trên máy tính và điện thoại thì đều có thể triển khai được. Chẳng cần đến IT helpdesk, thậm chí người dùng có kiến thức tin học phổ thông cũng có thể làm được.

Chức năng thì mình liệt kê ở trên rồi. Và Dingtalk lại được phát triển bởi công ty nhà anh Jack Ma, phục vụ cho đất nước tỉ dân nên việc phát triển nâng cấp trong tương lai là điều tất nhiên. Bên mình mới triển khai được khoảng hơn nửa năm nhưng thấy update đều và toàn thứ giá trị.

Nhược điểm

Khen nhiều quá thì phải chê thôi. Thực tình do đội ngũ phần mềm làm quá tốt nên mình cũng chẳng biết phải chê gì (khi đem so giá trị nhận được với chi phí phải bỏ ra). Thôi thì mạn phép chém đại thế này:

Do phần mềm vẫn đang trong giai đoạn phát triển đầu nên việc nâng cấp thay đổi quá lớn sẽ làm nhân viên văn phòng phổ thông chưa quen. Bản thân là IT duy nhất của toàn công ty, mỗi lần có thay đổi gì (nhất là giao diện) mình đều phải trainning lại cho văn phòng (dù nhiều cái nhìn phát là biết, hình như người ta cố tình không biết tạo việc cho IT,). Cái này chỉ chờ phần mềm đủ tuổi đời là tự ổn định thôi.

Phần mềm miễn phí, không đọc nhầm đâu. Quan điểm của mình là những thứ mình bỏ tiền ra thì người ta sẽ phải phục vụ mình tốt hơn. Hiện tại đội ngũ Dingtalk đang làm quá tốt nhiệm vụ của mình tuy nhiên tương lai thì chưa biết như nào. Mong rằng Dingtalk sẽ giữ được phong độ như này chứ không đi xuống chất lượng rồi rơi vào tình trạng: hàng chùa, cho gì phải ăn nấy.

À còn một cái nữa không biết là do cam với mạng bên mình cùi hay do sv Dingtalk giảm dung lượng để ổn định đường truyền nhưng dạo này thấy chất lượng video cùi mía vãi. Nhìn hình có khi chỉ chạy loanh quanh 480-720p, trong khi màn hình bên mình full HD 60″. Tất nhiên là vẫn đủ dùng.

Đọc thêm các bài khác trong Series bài viết “Top 12 Công Cụ Và Công Nghệ Đắc Lực Giúp Doanh Nghiệp Vận Hành Tốt Mùa Corona”