Đọc rồi, chưa đọc đều nên đọc! Và nên áp dụng ngay! Nếu không tạo ra giá trị, cứ copy, chụp ảnh nguyên bài này, cho loan truyền, chửi tôi nói nhảm, viết nhảm, tôi chịu! Nhiều người chửi càng tốt, vì tôi biết xã hội càng được lợi!
80% những cuộc họp ở các công ty Việt Nam là… không cần phải họp! Trong những cuộc họp thực sự cần họp, 80% lại là những cuộc họp vô bổ. Con số này có phần chủ quan?
Vâng, đúng là chủ quan vì nó được tôi thống kê và ước tính bằng sự trải nghiệm của tôi ở hàng trăm các cuộc họp lớn (chưa kể nhỏ) ở nhiều doanh nghiệp Việt. Thực tế, tỉ lệ này có thể thấp hơn chút đỉnh, nhưng nhìn chung, rất nhiều cuộc họp ở doanh nghiệp Việt thực sự là kém hiệu quả, gây lãng phí, và góp phần … giết chết doanh nghiệp.
Vì sao tôi khẳng định như vậy? Đơn giản là vì các cuộc họp (thường kéo dài lê thê) ở các công ty Việt Nam luôn mắc phải một hay nhiều các sai lầm sau đây:
- Không có mục tiêu cuộc họp: Cứ muốn họp là họp, không có mục tiêu, kỳ vọng rõ ràng cho cuộc họp. Cả chủ tọa lẫn người họp đều không biết họp để đi đến kết quả gì! Có bao nhiêu cuộc họp mà chủ tọa trước khi bắt đầu, nói luôn ta cần đạt được gì sau cuộc họp này nhỉ? Chắc là hiếm hoi lắm!
- Không có chương trình nghị sự: Cứ triệu tập là họp, không ai biết nội dung, chương trình cụ thể là gì.
- Không có kế hoạch họp được báo trước: Sếp hứng lên là gọi họp. Nhiều người phải bỏ dở công việc quan trọng chỉ vì bị sếp réo đi họp. Có khi, ngày họp vài lần.
- Không có tài liệu chuẩn bị: Khi hỏi đến vấn đề gì, mới chạy sục tìm tài liệu liên quan. Mà có khi tìm không ra vì thiếu chuẩn bị trước
- Không kiểm soát thời gian trong lúc họp: Sếp nói nhiều, huấn thị nhiều quá. Thảo luận nhảy cóc, lan man, thiếu trọng tâm. Hết giờ vẫn không giải quyết được các vấn đề quan trọng.
- Mang laptop, máy tính bảng theo làm việc riêng khi họp. Không tập trung vào nội dung cuộc họp mà mang theo tài liệu, máy tính để làm việc ngay tại cuộc họp (vụ này khá phổ biến).
- Sa đà giải quyết những vấn đề “song phương” (giữa 2 người, 2 bộ phận) trong các cuộc họp “đa phương” (nhiều người, nhiều bộ phận), gây mất thời gian của những người không liên quan.
- Không đúc kết từng vấn đề. Thảo luận nhiều nhưng không có kết luận.
- Không có chương trình hành động sau cuộc họp (việc gì phải làm, ai chịu trách nhiệm chính, ai hỗ trợ, thời hạn bắt đầu, kết thúc…)
- Cuối buổi họp, không dành 5-10 phút để đánh giá lại hiệu quả cuộc họp vừa qua.
- Cuộc họp mới không quan tâm đến kết quả xử lý những vấn đề nêu trong các cuộc họp trước đó.
- Biên bản họp không ghi tóm tắt nội dung đã thống nhất mà “tường thuật trực tiếp” diễn biến cuộc họp – nêu tên từng người kèm theo lời phát biểu (anh A nói gì, chị B trả lời sao…).
Và, còn nhiều sai lầm khác làm cho các cuộc họp trở thành nỗi ám ảnh của nhiều cán bộ nhân viên.
Hãy đọc kỹ những sai lầm trên và hãy làm… ngược lại. Tôi tin, các cuộc họp sẽ tạo ra giá trị, góp phần làm cho hoạt động của doanh nghiệp gia tăng hiệu quả. Bạn tin tôi không?
Một ngày họp của một dàn quản lý cấp cao một tập đoàn lớn có thể gây lãng phí nhiều trăm triệu đồng, có khi hàng tỷ, chỉ tính riêng tiền lương, chưa kể chi phí cơ hội và còn gây ách tắc công việc, và phát sinh nhiều hệ lụy khác!
Chia sẻ của Long Nguyen Huu
