Nhắc đến họp hành đầu tuần chắc hẳn nhiều người sẽ bị “ám ảnh”, căng thẳng khi giám đốc đưa ra thảo luận những chủ đề như: có đạt KPI không, có đạt doanh thu không, tuần này ai sẽ bị cho “lên thớt”,…
Những điều này sẽ biến phòng họp trở thành nơi yên ắng tới mức gió thổi ngoài cửa sổ cũng rõ mồn một hoặc sẽ là nơi mà các phòng ban/cá nhân chỉ trích nhau, đổ trách nhiệm cho nhau và cuộc họp trở thành nơi “tra tấn nhau”.
Để giúp các doanh nghiệp tránh tình trạng chung này, tôi xin chia kinh nghiệm khi tham gia các cuộc họp đầu tuần trong thời gian gần 10 năm làm việc trong môi trường các công ty Nhật và tôi vẫn áp dụng thường xuyên cho đến ngày nay.
Các cuộc họp thường có trình tự nhất định như nhau ít khi thay đổi trừ điều gì đó đột xuất.
Họp đầu tuần cả công ty thường kéo dài khoảng 30 phút. Sau đó thì phòng ban nào sẽ họp riêng từng phòng ban đó. Hầu hết là họp đứng chứ không họp ngồi.
Đúng giờ chuông reo mọi người tập hợp vào vị trí đã được chọn sẵn.
Thông thường, mở đầu sẽ giám đốc sẽ nhắc lại lịch sử công ty Công ty, sứ mệnh, tầm nhìn, giá trị cốt lõi, định hướng phát triển của công ty.
Điều này đặc biệt quan trọng đối với các nhân viên mới vào làm, họ cần một sự định hướng rõ ràng ngay từ đầu để họ xem liệu mình có phù hợp với nơi này hay không, đây có phải là nơi họ sẽ dành một khoảng thanh xuân của mình để gắn bó hay không.
Còn với nhân viên hiện hữu, thì đây lại là dịp giúp mọi người luôn ghi khắc những giá trị này vào trong tâm trí.
Tiếp theo là phần tổng hợp nhanh tình hình hoạt động kinh doanh của công ty trong tuần vừa qua.
Trong phần này, kết quả công việc của từng phòng ban, bộ phận sẽ được tổng hợp qua đó mọi người sẽ nắm được cơ bản về tình hình hoạt động chung của công ty để có những hướng cố gắng hoàn thiện trong tuần tiếp theo.
Sau phần báo cáo nhanh tình hình hoạt động công ty là phần biểu dương khen thưởng các bộ phận, hoặc cá nhân có doanh số cao, có đóng góp tích cực trong công việc hằng ngày, người có ý tưởng cải tiến,…
Để mọi người biết đến và làm gương cho những người còn lại cố gắng. Việc giám đốc biểu dương khen ngợi nhân viên trước mọi người là một nghệ thuật trong việc tạo động lực cho nhân viên mà không phải tốn tiền già cả.
Ở khâu này người Nhật họ rất tinh tế. Khen thì khen đích danh người đó trước đám đông, còn chê hay góp ý thì họ chỉ nói chung chung, sau đó họ sẽ làm việc riêng từng trường hợp cụ thể để giữ thể diện cho nhân viên.
Sau đó các phòng ban tổng hợp chia sẻ công việc mình sẽ triển khai trong tuần này và cam kết thực hiện. Đồng thời các nhóm/phòng ban trong công ty sẽ nêu lên khó khăn cũng như kêu gọi sự giúp đỡ của các bộ phận khác.
Người Nhật luôn coi trọng tinh thần trách nhiệm, tính tự giác chủ động có sai nhận lỗi và sửa chữa. Họ không chấp nhận việc đỗ lỗi, viện cớ lý do này nọ kia. Một khi đã hứa, đã cam kết thì phải làm cho đến nơi đến chốn.
Để kết thúc cuộc họp họ luôn luôn có 1 nghi thức tùy công ty. Phần lớn đó là lời kêu gọi hiệu triệu từ giám đốc chẳng hạn như “cố lên nào!”, “tuần vừa qua làm tốt tuần này phấn đấu làm tốt hơn nữa nhé”.
Khi giám đốc dứt lời thì mọi người vỗ tay và trao cho nhau một cái ôm thân thiết cùng lời thủ thỉ bên tai “cố lên nhé”.
Điều quan trọng nhất là các cuộc họp này đều được tổ chức mỗi tuần, cho dù hôm đó giám đốc có vắng mặt đi công tác đi nữa thì sẽ có người khác chủ trì.
Người Nhật họ theo phương châm Đúng – Đủ – Đều, cái Đều là cái cần kỷ luật rất lớn mới có thể duy trì được.
Mỗi buổi họp là một ấn tượng khác nhau. niềm vui có, phút nghĩ lại mình có,..Hòa vào đó là sự nỗ lực của từng cá nhân, đang từng ngày cố gắng, nỗ lực để phát triển bản thân và công ty ngày một vững mạnh.
Đó chính là nền tảng cơ bản hàng đầu trong việc xây dựng văn hóa doanh nghiệp, mọi người làm việc gắn kết với nhau hơn.
Chia sẻ của Lê Thanh Duy
