Góc Chia Sẻ Công Cụ Làm Việc Và Quản Lý Doanh Nghiệp Từ Xa

Góp ý
cho chúng tôi

Mục lục

Chào mọi người! Thấy mọi người thảo luận khá nhiều về Chat, Video Conference solution và Virtual office. Mình xin giới thiệu với mọi người một công cụ mà có thể nhiều người chưa biết nhưng là 1 công cụ mình nghĩ là great-fit cho các cty/team công nghệ và remote working: Lark Suite https://www.larksuite.com/ của ByteDance. Nếu ai chưa biết đến ByteDance thì ByteDance là công ty tạo ra TikTok. Hiện tại mình đang làm engineer ở ByteDance.

Ở ByteDance mình làm sản phẩm khác, không phải Lark. Ở đây mình không có quảng cáo nhé, chỉ mong giới thiệu đến ACE 1 bộ công cụ phục vụ việc làm việc từ xa nói riêng và start-ups nói chung rất tốt.

Sự ra đời của Lark

Ở ByteDance khoảng hơn 3 năm trước mình cũng có dùng DingTalk, Google Drive, Google Docs nhưng sau đó do nhiều nguyên nhân ByteDance đã tự phát triển công cụ Chat, Video, Documents, Drive, Calendar cho riêng mình.

ByteDance mới 8 năm tuổi nhưng hiện tại có khoảng mấy chục nghìn nhân viên, hơn 200 văn phòng ở rất nhiều nước nên Lark được sinh ra để phục vụ làm việc từ xa, start-ups style từ “trong trứng nước”. Như team mình và các team mà mình thường phải trao đổi thì cũng ở mấy văn phòng khác nhau nên dù không có dịch Covid-19 thì hầu hết các trao đổi từ daily đến weekly đều là remote cả.

Hiện tại tất cả nhân viên của ByteDance ở tất cả các văn phòng ở tất cả các nước đều Work From Home từ đầu tháng 3. Riêng ở Trung Quốc thì từ đầu tháng 2.

Lark được phát triển từ năm 2017 và là internal tool trong ByteDance, mới chỉ được giới thiệu ra ngoài năm 2019 ở Trung Quốc (ở TQ, Lark được gọi là Feishu). Cuối năm 2019 đầu năm 2020 Lark mới được bắt đầu giới thiệu ở thị trường ngoài Trung Quốc.

Qua 3 năm mình sử dụng từ khi Lark bắt đầu phát triển, hồi đầu mình còn thấy nó “stupid” rồi bỏ thời gian ra góp ý, thậm chí debug cùng các bạn engineer ở Lark đến nay với mình Lark trở thành best communication and online workplace tool ever. Tốc độ phát triển và cải thiện của Lark rất ấn tượng với mình.

Kinh nghiệm sử dụng ở ByteDance

Lark Suite là bộ công cụ bao gồm:

Chat: Lark Chat là primary communication channel ở ByteDance.
Video Conference. Cá nhân mình thấy hiện tại cũng khá tốt nhưng chất lượng chưa tốt bằng Zoom. Hiện tại, ByteDance dùng cả Zoom và Lark Video. Tuy nhiên, tốc độ phát triển ở ByteDance rất nhanh nên mình nghĩ chất lượng sẽ được cải thiện rất nhanh.
Smart Calendar: Mình có thể book phòng họp, kiểm tra lịch họp của người khác để book giờ họp + phòng họp vào thời gian hợp lý cho tất cả mọi người và khi phòng họp available. (Integrated with Zoom Meeting)

Docs: ByteDance dùng Documents, Spreadsheet and others document type riêng do công ty tự phát triển. Ngoài những tính năng giống như Google Docs thì Lark Docs mình hay dùng những tính năng như set TODO list (Assign, Add Due date (sẽ remind due-date cho assignee)), mind-note, meeting note, tag personal (sẽ gửi notification đến Lark Chat) etc. Nói tóm lại sự khác biệt chính của Lark Docs với Google Docs là Lark Docs sinh ra để phục vụ nhu cầu sử dụng của công ty và tích hợp chặt với các tool khác của Lark, còn Google Docs thì chung chung.

Drive: lưu trữ file, internal sharing files, etc. Cũng không quá khác biệt với Google Drive
Open Platform: cho phép công ty của bạn tự phát triển Bot, Applets, H5, Side bar, mini-program etc. Hiện tại, team mình đang dùng cho nhiều mục đích trong đó có Bot thông báo, tính năng này thì nhiều công cụ cũng đã có.
Công cụ quản lý doanh nghiệp cái mà nhiều bạn đang rất quan tâm như: track attendance, check reports, approval etc. Bạn cũng có thể build riêng những công cụ cho doanh nghiệp của mình mà không cần code. Rất tiện.
Có thể tích hợp với third-party applications như Jira, Asana, Saleforce, etc.
Auto translation (Powered by ByteTranslate)

Tất cả công cụ trên được tích hợp trong 1 ứng dụng duy nhất là Lark, trừ Lark Docs thì bạn có thể mở trên trình duyệt hoặc ngay trực tiếp trong Lark.

Về việc giao diện, design mỗi người sẽ đánh giá khác nhau nhưng với mình thấy rất trực quan, hiện đại, dễ dùng. Ngoài ra, còn những tính năng khác mình đặt biệt hay dùng như Wiki, Search (in chat, documents, wikis, events etc.).

Thời gian gần đây khi làm việc ở nhà thì mình còn hay dùng thêm Virtual office, thực ra là voice call in background để mọi người trong team vừa làm việc vừa có thể nói chuyện với nhau bất cứ khi nào muốn để đỡ cảm giác “cô đơn”.

Cuối cùng, để dùng thử thì bản Free có gì?

Mọi người xem ở đây để dễ hình dung hơn https://mini-site.larksuite-marketing.com/IMDA

Mình xin tóm tắt lại ở đây, với bạn Free sẽ có tất cả các tính năng mình liệt kê ở trên với giới hạn như sau:

Integrated Health Tracking: mini program được viết cho đợt Covid-19 này
Unlimited video/audio conference: Unlimited minutes with screen sharing and recording functions.
200GB cloud storage

Hi vọng, ACE sẽ tìm được công cụ làm việc hiệu quả cho team hay công ty của mình. Lark vẫn đang phát triển rất mạnh, cải thiện và thêm tính năng mới thường xuyên.

Đọc thêm các bài khác trong Series bài viết “Top 12 Công Cụ Và Công Nghệ Đắc Lực Giúp Doanh Nghiệp Vận Hành Tốt Mùa Corona”