13 chữ “Nếu” SMEs phải biết khi quyết định xây dựng quy trình.
Thứ 7 – Nếu chủ doanh nghiệp có được một mindset đúng: QUY TRÌNH ĐI TRƯỚC – CÔNG NGHỆ THEO SAU.
SME nên tự xây quy trình cho bài bản thủ công, dùng Google Sheet hỗ trợ, điều chỉnh update quy trình final rồi mới tìm team code outsource thiết kế riêng với quy trình final đó.
Quy trình càng chuẩn từ đầu chi phí coding càng rẻ, mà quy mô dưới 50 nhân sự thì cũng chưa cần đến phần mềm đâu, chưa kể đến yếu tố linh động trong quy trình thì phần mềm mua sẵn fix cứng ko đáp ứng đc, đợi coding điều chỉnh thì hết tiền hết cả thời gian.
Thông thường thời gian dự án xây dựng ERP-CRM kéo dài phần lớn không nằm ở đội ngũ coding, mà chính ở việc quy trình thay đổi chóng mặt của doanh nghiệp.
Đừng vội thuê hoặc mua phần mềm ở ngoài để rồi phải follow up vật vã, chưa kể doanh nghiệp cũng phải mất một số tiền không nhỏ để điều chỉnh hệ thống cho tới khi hoàn thiện, ngừng cũng không được vì đã và đang dùng, tiếp tục xây cũng không xong vì không đủ ngân sách để nuôi dự án.
Hãy dành ít nhất 1 năm xây quy trình thật kỹ lưỡng bằng Google Sheet, khi quy trình phát huy hiệu quả của nó, muốn nhân sự đỡ cực, muốn tăng hiệu suất chóng mặt, thì lúc này gọi các công ty chuyên xây dựng hoặc bán phần mềm nhé!
Thứ 8 – Không phải ai cũng là chuyên gia am hiểu về quy trình. Trong 01 đội ngũ nhân sự thì lúc nào cũng có người này người kia, người nói 1 hiểu 10, người nói 1 hiểu 1,…
Quy trình chỉ được thực hiện chuẩn xác nếu người xây dựng quy trình XÁC ĐỊNH ĐƯỢC NĂNG LỰC NHÂN SỰ SỬ DỤNG QUY TRÌNH, trình độ trung bình của từng nhóm, từng khối để từ đó customized quy trình sao cho vừa đủ thuận tiện nhưng cũng vừa đủ để đạt hiệu suất mong muốn của quy trình.
Điển hình nhất là giữa 2 khối phòng nhân sự marketing & phòng sales.
Yếu tố để đánh giá hiệu suất của bộ phận Marketing khi thực hiện chính là THÔNG TIN KHÁCH HÀNG, là hành vi của họ trong suốt Customer Journey vốn cực kì nhiều điểm chạm.
Nên khi thiết kế quy trình, yếu tố lưu trữ & thu thập data khách hàng được yêu cầu khai thác tối đa đối với bộ phận Marketing để từ đó hỗ trợ CMO ra các quyết định mang tầm chiến lược cũng như chiến thuật phù hợp.
Ngược lại, yếu tố đánh giá hiệu suất của Sales khi thực hiện quy trình bán hàng chính là TỐC ĐỘ. Mọi nhân viên sales đều có 8 tiếng bán hàng như nhau cả. Hãy so sánh nhanh xem nhé:
01 nhân viên sales mất chỉ 15 phút để chăm sóc & chốt sale khách mới à 3 phút để gọi hỏi thăm up sale khách cũ…
So với 1 nhân viên sales phải mất 25 phút rề rà, đắn đo, gõ lộc cộc từng câu một mới chăm sóc được 1 khách mới và phải mất 10 phút đi tìm lại data khách cũ, scroll khung chat lên xem lại lịch sử cuộc trò chuyện từ tận năm ngoái….
Bạn đã hình dung ra câu trả lời rồi chứ! Quy trình chính là thứ giúp rút ngắn sự chênh lệch về trình độ giữa các nhân viên bán hàng – công việc vốn không dễ gì tuyển được người có thái độ làm việc đúng đắn chứ chưa nói đến là hăng say & yêu thích. Quy trình sẽ giúp doanh nghiệp bớt phụ thuộc vào một cá nhân bán hàng nào đó!
Và cũng chính vì vậy, vì được xây dựng để phục vụ người có năng lực thấp nhất trong đội ngũ bán hàng nên yếu tố thuận tiện phải được ưu tiên hàng đầu. Lúc này, mình nghĩ cần liệt kê lại lợi ích của quy trình:
- Hỗ trợ toàn bộ nhân viên kể cả nhân viên yếu nhất (yếu năng lực, không phải thái độ) đều có được mức lương cao hơn khả năng của họ
- Giúp nhân viên sales mới dễ dàng hoàn thành Induction Program, sớm hoà nhập với môi trường mới.
- Giúp tổng hợp, lưu trữ & chia sẻ những bí quyết chốt sale của các nhân viên best seller để áp dụng vào quy trình, không phụ thuộc vào bất kì nhân sự nào.
- Hiệu suất bộ phận sales vì lẽ đó mà sẽ tăng lên cực kì cao, tỉ lệ chốt đơn cứ thế mà dần được cải thiện!
Thứ 9, Nếu quy trình ĐƯỢC TRÌNH BÀY & TRUYỀN THÔNG CHI TIẾT, RÕ RÀNG, DỄ NẮM.
Quy trình phải có file hướng dẫn sử dụng chi tiết, với 5 mục rõ ràng What – Why – When – Who – How. Nếu có video hướng dẫn, slide trình bày, các buổi thuyết minh định kì đào tạo nội bộ thì càng được hoan nghênh.
Lúc này, nếu có vấn đề phát sinh là mọi nhân sự chỉ việc soi vấn đề vào bên trong quy trình sẽ phải thấy được ngay vấn đề nó nằm ở đâu trong quy trình, nguyên nhân & bước khắc phục cần triển khai ra sao.
Nhân sự mới muốn rút ngắn thời gian học tập cũng có thể tự xem tự học dựa trên file văn bản mô tả chi tiết, để lúc thực hành dễ dàng cảm nhận được quy trình nhanh hơn.
Không những thế, khi triển khai các cuộc họp hàng tuần thì các vấn đề phát sinh sẽ dễ dàng được tất cả mọi người nắm bắt bởi vì lúc này mọi người đều đang có chung một góc nhìn dưới lăng kính của quy trình, đỡ phải tranh cãi chỉ vì khác cách làm, vì lí do này vì lí do kia,…
Tất cả đều đã được hoạch định & đưa vào quy trình rồi, không có chỗ cho nguỵ biện, toàn bộ đều dựa trên năng lực & chương trình đào tạo để phát triển năng lực đó đảm bảo quy trình được thực hiện đúng chuẩn.
Chia sẻ của Lê Tuấn Linh
