Mục lục
GIẢM THẤT THOÁT COD – GIẢM HOÀN – GIẢM ĐAU ĐẦU VÌ CHUYỂN PHÁT
Nhân vụ vừa rồi mình có đọc bài báo về việc kế toán 1 đơn vị vận chuyển tham ô hơn 100 tỷ từ tiền tiền chuyển phát, mới thấy rất nhiều anh em từ mới làm đến làm lâu rồi đều lơ nga lơ ngơ về vấn đề này.
Không làm kỹ khâu này thì anh em nhẹ thì tháng mất vài chục, nặng thì có người mất cả trăm củ (mình có biết mấy người sau khi đối soát lại mới tá hoả mất cả trăm triệu mới đi đòi lại). Mà nhân lên cả năm thì số tiền nó nhiều cỡ nào đấy.
Vì vậy hôm nay mình sẽ share quy trình đối soát bên mình cho anh em để tránh tình trạng bị thất thoát tiền do khâu chuyển phát.
Thậm chí nhiều người còn không làm đối soát mà phó mặc hoàn toàn cho các bên vận chuyển, họ trả bao nhiêu COD thì biết bấy nhiêu (bó tay, kinh doanh mà ngây thơ tin người đến thế là cùng).
Chắc chắn hệ thống nào cũng sẽ có sai sót (cả vô tình lẫn cố ý), việc của mình là không để cho những sai sót đấy thoát khỏi vòng kiểm soát và đòi lại tiền.
Nhiều anh em thì lại phụ thuộc hoàn toàn vào phần mềm của bên vận chuyển: app nào cũng có lỗi, facebook còn lỗi suốt nữa là mấy cái app đó, nên tiền phải biết giữ.
Bài viết không nhằm vào nói xấu các đơn vị vận chuyển mà chỉ hướng dẫn mọi người cách giữ lại số tiền đúng ra nên thuộc về mình! Tiền không dễ kiếm nên hãy học cách giữ tiền khi còn kiếm được nhé.
“Muốn biết giá trị của tiền bạc, hãy ra ngoài và thử vay một ít”
Oke vào việc
Mất gì nếu không đối soát kỹ?
Không đối soát không chỉ khiến bạn mất tiền COD mà còn mất nhiều thứ khác:
Trả thiếu COD: Cái này thường xảy ra nhất, có nhiều đơn hàng đã phát hàng thành công khách đã thanh toán tiền nhưng bên vận chuyển vẫn chưa hoàn tất việc thanh toán tiền cho mình.
Rất nhiều đơn hàng đã phát từ 1-2 tháng trước nhưng đến tháng này mới hoàn tất việc trả tiền, hoặc thậm chí không nhắc thì “quên” luôn (rất nhiều nhé!!!)
- Thất lạc hàng hoá: do nhầm mã bill, sai địa chỉ….
- Bị tráo hàng: Do khách hàng, do bưu tá….
- Bị tính sai cước vận chuyển đơn hàng: Cái này thường liên quan đến trọng lượng hàng
- Bị hư hỏng hàng hoá trong quá trình vận chuyển
Vậy tiếp theo hãy đi vào quy trình làm việc nào
Quy trình đối soát
Đầu tiên muốn đối soát được thì các bạn phải có cái file gốc thì mới đối soát được, và là đối soát 2 chiều chứ không phải đối soát trên chính cái file mà bên vận chuyển giao cho đâu (Các bạn đừng ngây thơ nhận số liệu 1 chiều nhé).
Và mình cũng không tin vào các bên thứ 3 là phần mềm quản lý bán hàng quảng cáo kiểu tự động đối soát hay gì gì nốt. Vì như mình đã nói ở trên, hệ thống nào cũng có lỗi, trừ khi là hệ thống mình tự build được thì còn kiểm soát được. Còn lại thì vẫn cứ phải có 1 file backup dữ liệu
Định nghĩa file gốc ở đây là file mà công ty bạn dùng để lưu toàn bộ danh sách và trạng thái các đơn hàng đã gửi cho bên vận chuyển.
Bên mình có sử dụng phần mềm bán hàng để quản lý đơn hàng và tồn kho…nhưng cũng không tin tưởng hoàn toàn vào phần mềm này được vì đôi khi nó lỗi hoặc sever nó oẳng mất dữ liệu…nên tốt nhất cứ backup thêm 1 cái file gốc cho nó chắc
Còn các bên chỉ nhập liệu trực tiếp vào app của các đơn vị vận chuyển thì ngay từ lúc này hãy làm cho mình 1 file gốc thì mới có căn cứ mà đối soát được nhé chứ các bạn làm trên app người ta, người ta điều chỉnh số liệu các bạn lấy gì mà so sánh.
Oke, đi vào chi tiết nào
Bước 1: nhập liệu cho file gốc
Với các công ty có sử dụng phần mềm bán hàng thì khi các bạn sale chốt được đơn hàng với khách thì cứ nhập đơn hàng vào phần mềm bán hàng như bình thường nhé.
Cuối ngày khi bàn giao hàng hoá cho bên vận chuyển thì các bạn sẽ xuất danh sách đơn hàng từ phần mềm quản lý bán hàng để:
- Thứ nhất là cho bưu tá ký xác nhận hôm đó nhận đủ chừng đó đơn hàng (cái này nên cân trọng lượng tổng bì hàng luôn càng tốt để tránh nhận 10 nói 9)
- Thứ 2 là mail danh sách này cho bên vận chuyển để xác nhận về lượng đơn hàng của từng ngày. Sau khi bên vận chuyển xác nhận và cho hàng đi xong thì bên vận chuyển sẽ phải mail lại cho bạn danh sách đơn hàng này kèm mã bill của từng đơn hàng trong file.
Các bạn kiểm tra lại file bên vận chuyển gửi lại có sai lệch gì không, nếu không thì dùng hàm vlookup để nhập lại mã bill lên file gốc. đừng bạn nào hỏi mình dùng lệnh Vlookup như thế nào nhé, không biết thì google.
Mà tốt nhất việc này chính là bài test cho nhân viên chăm sóc khách hàng hoặc kế toán của các bạn đấy. Mình thấy kế toán giờ toàn kế toán nhập liệu phần mềm có sẵn chứ excel nửa chữ không biết.
Với những anh em làm onl thì theo mình nên chọn kế toán có tư duy xử lý vấn đề và kỹ năng excel tốt chứ không cần quá nhiều kinh nghiệm làm việc.
- Khi bắt đầu chuyển hàng cho đơn vị vận chuyển và đang trong quá trình phát hàng thì trạng thái sẽ là “ĐANG GỬI”
- Khi phát đến tay khách hàng và khách hàng đã thanh toán tiền cho bên vận chuyển và quan trọng là TIỀN-CHƯA-VỀ-TÚI-MÌNH, thì sẽ được chuyển sang trạng thái là “PHÁT THÀNH CÔNG”
- Những đơn hàng đã phát thành công và mình đã nhận được tiền về rồi thì sẽ chuyển sang trạng thái là “HOÀN THÀNH”
- Những đơn mà khách hàng từ chối nhận hàng và bên chăm sóc khách hàng đã trực tiếp xác nhận là không thể phát được nữa. Thì sẽ chuyển trạng thái thành “XÁC NHẬN HOÀN”. Lưu ý những đơn hàng mới chỉ xác nhận là được phép hoàn chứ mình CHƯA-NHẬN-ĐƯỢC-HÀNG-HOÀN
- Những đơn hàng sau khi xác nhận hoàn và đã được hoàn về tại kho của mình, bộ phận kho cho bưu tá ký xác nhận xong xuôi thì sẽ được chuyển trạng thái sang “CHTC (CHUYỂN HOÀN THÀNH CÔNG” (Riêng mục kiểm soát hàng hoàn và thất lạc hoàn hay kiểm soát việc mất mát hàng, tráo hàng thì mình sẽ viết 1 bài riêng sau)
Việc này chăm sóc khách hàng sẽ làm hàng ngày
Lưu ý:
Mỗi tháng sẽ có 1 file như này.
- Số liệu ở thời điểm xem sẽ chưa đúng hoàn toàn mà thường khoảng ngày 15 tháng này mới cập nhật hết được dữ liệu phát các đơn tháng trước thì khi đó số liệu mới gần đúng. Vẫn tiếp tục cập nhật khi có phát sinh, vì có những đơn hàng cả tháng mới phát được do khách cù nhây…
- Về cái file này thì nhìn đơn giản nhưng để giải thích chi tiết cho mọi người hiểu rõ được cũng khá mất thời gian.
- Vì trong bài mình mới chỉ đề cập đến chuyện đối soát COD thôi, còn file này bên mình còn dùng để tính tỷ lệ phát của từng đơn vị vận chuyển để so sánh (vì nhiều đơn không nên chỉ dùng 1 đơn vị, cái này hơi tế nhị), tính tỷ lệ hoàn của từng nhân viên sale…vân vân mây mây…
Nhưng trước mắt các bạn cứ quan tâm cái cơ bản trước là tránh thất thoát COD thôi nhé.
Chia sẻ của Hồ Chí Quyết
