Mục lục
Việc này tránh tình trạng cho các anh em bị sót cod, sai cước…v..v. Mình làm kiểu tối ưu nhất, dễ làm nhất, dễ kiểm tra nhất cho a/c/e tham khảo!
Công dụng
- Đối soát chéo lại các bên vận chuyển
- Tránh thất thoát: Hàng hóa, tiền mặt, sai lệnh cước, sai lệnh tiền COD.
- Kiểm soát được dòng tiền Có nghĩa là nếu Vận chuyển thành công 100 đơn, mỗi đơn 1tr. Thì tuần tới bên VC phải trả cho AE mình là 100tr. Cứ cho chênh lệch +- 10%. Nếu không đúng tiền mặt thực tế nhận được thì “Chắc chắn đang bị Om Tiền”.
- Các bên VC cực kỳ sợ bên Bán Online nào mà đối soát được kỹ: Từng đơn – Từng NGày – Mã VĐon – Giá tiền COD – Tiền cước. Nếu AE mình thiếu hiểu biết sẽ bị qua mặt >> Phải làm thật chặt, bắt lỗi ngược lại bên VC.
- Giảm Tỷ Lệ hoàn: Nhìn vào File AE sẽ cập nhật được tình trạng giao hàng của Nội Bộ bên mình kiểm soát. Các bên Vận chuyển cũng là 1 Công ty, có rất nhiều sai xót. Nếu chúng ta phó thác cho họ và theo dõi trên nền tảng của họ thì thôi AE mình chấp nhận thiệt hại. Còn nếu mình chủ động đối soát ngược lại thì Tỷ lệ phát thành công sẽ tăng lên.
Mình làm rất nhiều bên VC từ các hãng lớn tới nhỏ, nhưng hài lòng nhất khoản app là Viettel Post và hỗ trợ cho mình cực lớn trong việc tra soát vận đơn, tiền, cước, tình trạng dao nhận, khiếu nại, support. Nào bắt đầu!
File excel này gồm 3 phần+ phần tổng quát
Cho xem chi tiết tiền cod, cước bên vc gửi mình theo ngày/tháng; xem chi tiết từng ngày cấn trừ là bao nhiêu, trong tháng đó là bnhieu => cung cấp cách nhìn khách quan nhất về tình hình cod của đơn vị
Chi tiết cod: mô tả chi tiết danh sách cod mà bên vc trả cho đơn vị từng ngày (đơn hàng, ngày gửi , ngày nhận, tiền cod, số ngày vận chuyển)
Chi tiết cước vận cuyển: tương tự như danh sách cod, cái này cho đơn vị biết chính xác cước vận chuyển của đơn vị. Với ai áp dụng đồng cước thì không nói làm gì, nhưng đơn vị nào cước theo từng đơn hàng thì theo dõi kĩ cái này!
Mình làm viettel post thì định kì thứ 2 – 4 – 6 họ sẽ trả cod cho mình và tiến hành tra soát độc lập. Ngoài việc theo dõi qua app thì mình theo dõi độc lập, mục đích là sâu hơn ở các lí do sau:
Đồng bộ cả gửi email chi tiết về cod – cước cho khách hàng và cả lịch sử trên app/web
Chủ động được dòng tiền: đây là 1 mảng sản phẩm của bên mình, đơn hàng giá trị khác nhau, biên chênh lệch lớn nên phải theo dõi để tối ưu dòng tiền. Với các đơn vị khác cũng cần chú ý vì tổng giá trị đơn hàng hằng ngày của các bạn hoàn toàn khác nhau, nên theo dõi kĩ sẽ chủ dộng được kế hoạch kinh doanh của mình
Theo dõi chi tiết tình trạng vận chuyển có đúng với nhà vận chuyển cam kết không? Nếu không đúng (ngoại trừ lí do khách quan khiến việc phát hàng chậm) thì bạn có thể khiếu nại
Theo dõi chi tiết hơn cước, tránh trùng cước, sót tiền trả. Nếu mã đơn nào có trong bảng mà trùng 2 lần cước, thì nghĩa là bạn đang bị thu nhầm, và ngược lại. Viettel post có 1 cái rất hay là ngay khi tạo đơn, bạn đã biết cước của đơn hàng đó. Bạn có thể dùng để đối soát về sau bằng bảng này xem chuẩn không? Đây là bảng đối soát cod, mình kết hợp với file đơn hàng
Cước để đối soát khi cod về, xem đơn nào chưa trả cod, đơn nào đã trả cước vận chuyển….v..v! Nếu anh em muốn tiện thì có thể gộp tất cả vào 1 cho tiện cũng được!
Việc của các bạn bây giờ là dùng lệnh vlookup để dò ra những đơn này trên file gốc ở trên và chuyển trạng thái cho nó là “Hoàn thành”. Các bạn sẽ đối soát dựa trên mã bill của các đơn hàng.
Đây là file dạng đơn giản cho anh em theo dõi và mod theo ý thích của mình! Rất mong anh em đóng góp ý kiến nhé:
Chia sẻ của Nguyễn Trung Hiếu
