[Dingtalk] Approval – Phê Duyệt Trực Tuyến

Góp ý
cho chúng tôi

Mục lục

Việc phê duyệt giấy tờ là điều luôn có cả trong làm việc online hay offline. Xét trên khía cạnh online, phê duyệt trực tuyến lại càng quan trọng bởi tính minh bạch và thuận tiện của nó. Bài viết số 2 này mình sẽ review qua về chức năng Approval của phần mềm Dingtalk, giúp các bạn có cái nhìn tổng quát hơn trước khi lựa chọn tìm hiểu và sử dụng phần mềm này.

Mình sẽ chỉ đi sâu vào nội dung trên con mắt end-user là chính

Ưu điểm:
- Vẫn là phần mềm miễn phí.
- Tích hợp chung trong 1 phần mềm.
- Khả năng tuỳ biến cao, hỗ trợ nhu cầu duyệt đầy đủ.
- Chia các đầu mục rõ ràng, dễ làm quen, thao tác.
- Notice tránh bỏ sót phê duyệt.
- Hỗ trợ bảo mật thông tin nội bộ.

Nhược điểm:
- Chưa có giao diện tiếng việt cho end-user.
- Phần mềm còn bug font tiếng việt lúc xuất đơn ra PDF.
- Search lại đơn từ cũ quá cùi bắp.

Có 2 dạng phê duyệt bên mình đang sử dụng:
- Phê duyệt 1 – 1: nhân viên -> sếp -> sếp to -> sếp to hơn.
- Phê duyệt n – 1: các nhân viên vote -> sếp duyệt.

Yêu cầu phần cứng, phần mềm: Nhân viên có máy tính hoặc điện thoại cài phần mềm Dingtalk, that’s all. Tức là bất cứ nhân viên nào, ở đâu chỉ cần có điện thoại hoặc máy tính kết nối mạng cũng có thể gửi/ duyệt đơn ngay lập tức. 1 tip nhỏ là IT hỗ trợ nên đổi DNS sang google DNS để load cho nhanh nhé.

So sánh với các giải pháp khác: Dingtalk hỗ trợ toàn diện từ IOS, Android, Windows, Mac (chưa thấy Linux) nên mình mạnh dạn cho 1 điểm cộng so với mặt bằng chung.

Tiếp theo là đi sâu vào chức năng: Dingtalk chia phần mềm làm các mục chính như sau

Initiate Approval: Giao diện gửi đơn yêu cầu phê duyệt

Các đơn nhỏ có thể phân chia thuộc các mục lớn để dễ tìm hơn. Dingtalk hỗ trợ form duyệt đơn có sẵn tương đối đủ dùng những nhu cầu cơ bản (nghỉ phép, công tác, làm thêm, thanh toán, tuyển dụng, nghỉ việc, xin dấu,…). Ngoài ra admin có thể tự tạo form cho riêng công ty mình với bộ cung cụ mạnh và thao tác kéo thả đơn giản hoặc sử dụng đơn phê duyệt chung.

Nâng cao hơn 1 chút, đơn có thể liên kết trực tiếp với các chức năng khác trong phần mềm. Ví dụ: Nhân viên làm đơn xin nghỉ phép 2 ngày, sau khi đơn được duyệt, hệ thống sẽ tự điều chỉnh dữ liệu bên phần chấm công của dingtalk, sẽ set ngày nghỉ cho nhân viên và không yêu cầu phải chấm công ngày đó nữa. Ngoài ra, trạng thái trong phần chat của nhân viên nghỉ trong ngày đó sẽ chuyển thành ngày nghỉ để các nhân viên khác cùng biết.

Nâng thêm chút nữa là phần duyệt đơn. Phần này Dingtalk xây dựng cho người setup giao diện giống như sơ đồ thuật toán. Ta có thể chọn phê duyệt lần lượt qua từng người (người trước duyệt xong người sau mới thấy), phê duyệt dạng bỏ phiếu, kết hợp duyệt 1-1 rồi bỏ phiếu rồi 1-1,…

Đối tượng duyệt đơn cũng có thể tuỳ biến đa dạng. Bạn có thể fix cứng tên người được duyệt đơn, đặt theo chức vụ (ví dụ hệ thống sẽ tự pick trưởng phòng phòng ban của bạn để duyệt đơn,…). Bạn cũng có thể đặt điều kiện để chọn nhánh phê duyệt (vd: đơn xin nghỉ dưới 3 ngày thì chỉ phê duyệt qua trưởng bộ phận, nghỉ quá 3 ngày tự thêm tổng giám sát vào đơn).

Nói chung quy trình có thể tự động hoá được hết ở những mô hình phức tạp. Cái này vừa là lợi lại vừa hại, thời gian đầu mới triển khai khi chạm vào khu vực này mình đã bị ngợp vì quá nhiều thứ, mà để có thể triển khai nó hết 100% khả năng thì lại phải lật váy lại từ đầu xây dựng lại mô hình cấp bậc của từng nhân viên cho thật chuẩn và rõ ràng. Hoặc đơn giản nhất là để trống để nhân viên tự chọn người phê duyệt là xong, cho nó nhàn.

To be approved by me: Những đơn được gửi qua bạn là người duyệt cuối
I have approved: Những đơn được gửi cho bạn duyệt.
I started: Những đơn bạn gửi đi.
CC Approvals: Đơn duyệt được CC cho bạn (sau khi đơn hoàn thành bạn mới nhận được CC).

Các mục trên có thể lọc đơn để theo dõi qua người gửi, ngày gửi đơn, ngày được duyệt. Trạng thái đơn đang duyệt đến ai, bị từ chối hay đã được xác nhận đều hiển thị rõ ràng. Đơn đang trong quá trình duyệt có thể được thu hồi để làm lại. Đơn sau khi duyệt có thể xuất ra PDF (có watermask để bảo mật thông tin), hoặc share đơn cho người khác.

Tóm lại, với bộ công cụ này, Dingtalk đủ mạnh để thay thế hoàn toàn việc phê duyệt qua giấy tờ bản cứng, qua email hay qua chat bình thường. Bản thân công ty mình sau khi triển khai hơn nửa năm, gần như không còn sử dụng email trong giao tiếp nội bộ.

Sơ qua về chức năng cơ bản là thế, giờ lại là phần phân tích ưu nhược điểm.

Ưu điểm:
- Tất nhiên, cái đầu tiên lại là phần mềm miễn phí mang nhiều tính năng trả phí.
- Dingtalk tích hợp nhiều bộ công cụ làm việc hiệu quả trong duy nhất 1 cửa sổ phần mềm. Nhân viên của bạn sẽ không phải mở quá nhiều tác vụ, nhiều cửa sổ, trang web để làm việc, tài nguyên máy tính cũng không tốn quá nhiều.
- Khả năng tuỳ biến cao và giao diện thân thiện thì đã viết đầy đủ ở trên và có hình rồi, không nói lại nhé.
- Dingtalk hỗ trợ thông báo notice từng mục, ngoài ra có thông báo ngay trong chức năng chat. Vì thế đơn từ sẽ không bị bỏ lỡ. Người gửi đơn cũng có thể remind người duyệt đơn nếu thấy đơn mình bị treo quá lâu mà chưa được duyệt/không thấy comment gì.
- Đơn từ xuất ra pdf sẽ được gắn watermask thông tin người xuất đơn, giúp truy nguồn dễ dàng nếu bị lộ thông tin. File cứng hoặc PDF cũng đi kèm QR code, chỉ cần quét mã trên điện thoại là sẽ tìm được đơn gốc.

Nhược điểm:
- Chưa có giao diện tiếng việt cho end-user: Tất nhiên những Form đơn hoặc đơn tuỳ biến đều hỗ trợ tiếng việt đầy đủ để bạn tạo.
  - Tuy nhiên interface chức năng, và toàn bộ phần mềm bản PC đều chưa có tiếng việt, vì thế sẽ hơi bất tiện 1 xíu nếu triển khai đại trà ở những mô hình không phải 100% dân văn phòng. Tuy nhiên không phải là điều quá to tát để bạn phải lăn tăn.
- Phần mềm còn bug font tiếng việt lúc xuất đơn ra PDF: Cái này khá khó chịu này. Mọi thứ về tiếng việt sẽ vẫn OK cho đến khi bạn xuất file PDF (để in ra, lưu trữ,…).
  - Hoàn toàn file PDF in ra đều không có tiếng việt, khiến 1 số tình huống khá dở hơi (đơn yêu cầu -> đn yu cu, mặc dù người làm đơn có thể không hề yêu cu 1 tí nào ).
  - Mình đã report với support bên Dingtalk từ lâu nhưng đến giờ vẫn chưa được fix. Giải pháp tạm thời của mình là viết không dấu.
- Search lại đơn từ cũ quá cùi bắp: Khi 1 nhân viên nghỉ việc, đơn từ cũ của bạn nv đó vẫn được lưu lại. Tuy nhiên khi người quản trị muốn tìm lại thì việc search khá là chuối.
  - Đây là điểm yếu chung của Dingtalk (search nhân viên, search đơn từ, đặc biệt là search thông báo). Hy vọng đội ngũ phát triển sẽ cải thiện cái này ở các bản cập nhật sau.

Túm váy lại, tuy còn khưa khứa bug, cũng như khả năng tuỳ biến quá mạnh nhưng hơi rối, nhưng với những gì nó mang lại, mình vẫn recommend là đáng cho bạn đặt 1 phiếu vào những phần mềm nên áp dụng cho việc làm việc từ xa, thậm chí ngay cả làm việc offline cũng quá hợp lý.

Đọc thêm các bài khác trong Series bài viết “Top 12 Công Cụ Và Công Nghệ Đắc Lực Giúp Doanh Nghiệp Vận Hành Tốt Mùa Corona”