Doanh nghiệp có lưu trữ dữ liệu nhưng lại lưu trữ rời rạc và manh mún, không theo tiêu chuẩn nào cả.
Phòng sale lưu riêng của phòng sale, phòng marketing lưu riêng, phòng kế toán lưu riêng, CEO lưu riêng.
Mỗi phòng lại lưu theo tiêu chuẩn riêng của mình dù cùng 1 dữ liệu.
Ví dụ như: cùng là dữ liệu thời gian, phòng sale lưu theo định dạng dd/mm/yyyy, kế toán lại theo mm/dd/yy.
Hoặc cùng một phòng ban bộ phận nhưng tiêu chuẩn cũng lại khác nhau do người cũ làm cách khác, người mới vào làm cách khác, cái này đặc biệt ở bộ phận kế toán và Sale rồi tới các phòng ban khác.
Rồi nhiều Doanh nghiệp khi lưu trữ trên các file excel hay google sheet, thì lưu cùng 1 thông tin nhưng mỗi tháng là 1 sheet khác nhau, hoặc mỗi file khác nhau.
Khi cần làm báo cáo Quản Trị thì mất rất nhiều thời gian mới có được dữ liệu, Các báo cáo để các Sếp ra quyết định, dẫn tới tăng chi phí cơ hội hoặc tổn thất cho Doanh nghiệp rất nhiều, ví dụ hàng tồn kho, hàng cận date,…
Tất cả điều này dẫn đến hệ lụy là khi Doanh nghiệp muốn chuyển đổi số bị vướng ngay khâu: PHÂN LOẠI, TÍCH HỢP – ĐỒNG BỘ & CHUẨN HÓA DỮ LIỆU.
Tốn rất nhiều thời gian, tiền bạc (hàng trăm triệu) và loay hoay với công ty phần mềm hơn nửa năm mà chẳng đi đến đâu.
Do không có dữ liệu lưu trữ hoặc lưu trữ không đúng cách, cộng thêm việc thiếu tư duy về cách ra quyết định dựa trên cơ sở dư liệu nên nhiều chủ Doanh nghiệp/CEO mà tôi quen thường hay ra quyết định một cách cảm tính.
Tôi hỏi dựa vào đâu để đưa ra quyết định như vậy thì họ nói chung chung là dựa trên kinh nghiệm, hoặc theo bạn bè chỉ dẫn. Khi hỏi xuống đến cấp quản lý thì xem như “tắt đài” luôn vì có dữ liệu đâu mà trả lời và nếu có thì cũng không thể sử dụng.
Khi đó một điệp khúc quen thuộc xuất hiện “để mình đi hỏi kế toán, để em đi hỏi sếp chứ em không nắm”. CEO, cấp quản lý mà không nắm được dữ liệu trong tay thì sao mà ra quyết định khoa học được.
Một trong những hệ lụy lớn nhất của việc không có cở sở dữ liệu là sự tranh cãi trong các cuộc họp. Đặc biệt, Chúng ta hãy nghĩ xem, khi các phòng ban bộ phận không có đầy đủ dữ liệu mà ngồi họp với nhau thì ắt sẽ dẫn đến tình huống tranh luận, thậm chí đổ lỗi vô căn cứ.
Kết quả vấn đề không được mổ xẻ tận cùng mà tình cảm giữa đồng nghiệp hoặc giữa sếp với nhân viên lại bị sứt mẻ cũng như tiêu tốn rất nhiều thời gian, tiền bạc của Công ty cho Các cuộc họp mà không giải quyết được tận gốc của vấn đề
(Bạn hãy tính thời gian họp mỗi tuần, mỗi tháng x12 tháng x (nhân) cho tiền lương phải trả cho các nhân sự tham gia họp ra 1 con số khổng lồ mà ít Doanh nghiệp nào biết) .
Tổng Kết luận: các chủ Doanh nghiệp/CEO nếu muốn tận dụng được sức mạnh nội tại của Doanh Nghiệp, các anh chị nên chú tâm thực hiện các việc sau càng sớm càng tốt:
Thứ nhất. Chuẩn hóa dữ liệu đầu vào (Master Data Standardization)
Dữ liệu được nhập vào hệ thống là dữ liệu đồng bộ và nhất quán cho các phòng Ban trong Công ty. Việc này hạn chế được tình huống một dữ liệu Khách Hàng mà phải nhập lại nhiều lần từ Marketing, qua Bán Hàng rồi đến Kế Toán…
Đồng thời, giúp hạn chế sai lệch, bất đồng nhất dữ liệu. Giảm thời gian tổng hợp báo cáo, truy xuất nhanh chóng hồ sơ, chứng từ trong công ty.
Thứ hai. Ứng dụng các phần mềm quản trị nội bộ để số hóa và hệ thống hóa Cơ sở Dữ liệu.
Việc này giúp cho việc tổng hợp dữ liệu sẽ thuận tiện hơn, giúp hạn chế thời gian để tổng hợp dữ liệu và thời gian để chuyển đổi dữ liệu từ các chuẩn riêng thành chuẩn chung (như bước 1).
Lý tưởng hơn, các dữ liệu này được trình bày cô đọng, súc tích trong một vài màn hình giúp các Doanh Chủ / CEO có thể dễ dàng phân tích, nắm bắt ngay các vấn đề trọng yếu của mỗi Bộ Phận, phòng ban và tình hình hoạt động của Doanh Nghiệp.
Từ đó, Doanh Chủ / CEO có thể có được những thông tin chính xác, kịp thời để ra những quyết định quan trọng.
Nếu chủ Doanh nghiệp/CEO xây dựng được một doanh nghiệp mà bất cứ ai từ CEO đến quản lý cấp trung, thậm chí nhân viên thực thi cũng đều nắm được dữ liệu mà mình phụ trách thì tôi tin rằng Doanh nghiệp sẽ bứt phá tốt.
Vì ai ai cũng nói, đề xuất, cải tiến, hành động, quyết định dựa trên dữ liệu khoa học chứ không phải cảm tính và tránh được hiệu ứng “em tưởng, em nghĩ, em thấy” vốn tràn lan trong Doanh nghiệp.
Cảm ơn anh chị đã quan tâm đọc đến cuối bài và chúc Doanh Nghiệp của Anh Chị phát triển Bền Vững.
Chia sẻ của Lê Thanh Duy
