Đầu tiên xin được phép giải thích: Cơ sở dữ liệu (CSDL) trong Doanh nghiệp là những con số, thông tin, dữ liệu hoặc báo cáo của Doanh nghiệp ở từng phòng ban, bộ phận khác nhau.
Theo thống kê của Bộ Công Thương, 90% thông tin tài liệu quan trọng trong bộ Cơ sở dữ liệu của doanh nghiệp đang được lưu trữ theo phương pháp truyền thống.
Điều này đang gây trở ngại trong công tác tìm kiếm, khai thác tài liệu, dẫn tới việc ảnh hưởng tới kết quả công việc; khó cập nhật vào trong Cơ sở dữ liệu điện tử.
Trong bài viết này tôi mạn phép chia sẻ về thực trạng chưa tận dụng (chưa quan tâm) hay chưa khai thác sức mạnh của cơ sở dữ liệu mang lại tại nhiều doanh nghiệp tôi quen biết (có cả doanh nghiệp triệu đô).
Đa số các Doanh nghiệp tôi quen biết, khi họ chuẩn bị để “cất cánh” hay mở rộng sau vài năm khởi nghiệp thì bị vướng ngay vào bài toán cơ sở dữ liệu.
Trong số các Doanh nghiệp tôi quen biết, phần đông các chủ Doanh Nghiệp bận tâm nhiều vào doanh số và lợi nhuận kỳ vọng. Chỉ cần tiền vào túi như kỳ vọng là cảm thấy hài lòng.
Đến khi các anh chị này mong muốn Doanh Nghiệp của mình có thể “cất cánh” hay tìm cách tăng trưởng lợi nhuận lên X lần thì lại lúng túng. Lúng túng vì các anh chị không biết tăng doanh số thì tăng bao nhiêu lần là hợp lý?
Tăng doanh số tăng sản phẩm nào? Bỏ sản phẩm nào? Sản phẩm nào càng bán càng lỗ? Chi phí nào sẽ phát sinh? Mức chi phí bao nhiêu hợp lý?
Để trả lời kịp thời những câu hỏi trên, thông thường các Doanh Nghiệp cần tổng hợp nhiều dữ liệu trong quá khứ. Lúc này, các Doanh Nghiệp thường gặp các vấn đề trong việc truy xuất dữ liệu. Nổi trội trong đó là 2 trường hợp sau đây:
Trường hợp 1: Doanh nghiệp hầu như không hề lưu trữ dữ liệu gì cả hoặc là có cũng như không.
Thí dụ như vì không có file mẫu và nguyên tắc đặt mã, không có các tiêu chí để hệ thống các dữ liệu, để lưu trữ file 1 cách khoa học, tới lúc cần thì không biết chứng từ hoặc file ở đâu?
Điều này sẽ dẫn đến việc mất rất nhiều thời gian để tìm kiếm, lên báo cáo hoặc chứng từ bị thất lạc không còn tồn tại. Sau đây là các trường hợp hay gặp trong thực tế Chẳng hạn như:
Dữ liệu của bộ phận sale (thông tin khách hàng, tỷ lệ chuyển đổi, danh sách mặt hàng nào bán chạy và tỷ trọng trong doanh thu là bao nhiêu, đối tượng khách hàng nào mua nhiều nhất, đối tượng khách hàng nào tái sử dụng sản phẩm nhiều nhất, lý do sâu xa khách hàng mua sản phẩm dịch vụ của mình là gì, tỷ lệ trả hàng là bao nhiêu %…)
Dữ liệu của bộ phận Marketing (Chân dung khách hàng, data khách hàng từng kênh, từng khu vực mang về như thế nào, tỷ lệ chuyển đổi từng kênh như thế nào, bao nhiêu % khách về từ online, bao nhiêu % khách về từ offline, ngân sách đầu tư vào từng kênh và hiệu quả mang lại của từng kênh ra sao, chạy quảng cáo thì khung giờ nào khách tương tác nhiều,…)
Dữ liệu tài chính (giá vốn chiếm bao nhiêu % so với doanh thu, điểm hòa vốn của công ty là bao nhiêu, chi phí lương chiếm bao nhiêu % so với doanh thu, cơ cấu từng loại trong cục lương tổng đó, chi phí đầu tư cho một nhân sự là bao nhiêu, cơ cấu tài chính của công ty như thế nào,
Doanh thu theo từng mặt hàng hoặc nhóm mặt hàng, tiền hoa hồng thưởng cho nhân viên là bao nhiêu chiếm bao nhiêu % so với doanh thu, tình hình công nợ của công ty cái nào quá hạn cái nào đến hạn, khi nào cần đến tiền, khi nào đi vay nợ, hạn mức công nợ phải thu – phải trả với từng nhà cung cấp, đối tác…)
Và còn hàng loạt dữ liệu về thị trường, sản phẩm, đối thủ cũ và mới,….
Việc không lưu trữ lại dữ liệu khiến cho nhiều Doanh nghiệp sau 3-5 năm phát triển không “cất cánh hay mở rộng” được vì không biết dựa vào đâu để ra quyết định cả.
Họ không nắm được “sức khỏe Doanh nghiệp của mình”, không nắm được bức tranh tổng thể về Doanh nghiệp, chỗ nào tốt, chỗ nào chưa tốt.
Họ chỉ cảm nhận là có gì đó chưa ổn mà không biết chưa ổn chỗ nào.
Anh chị nào quan tâm xin hãy đón đọc tiếp
PHẦN 2: Trường hợp Doanh nghiệp có lưu trữ dữ liệu nhưng lại lưu trữ rời rạc và manh mún, không theo tiêu chuẩn nào cả.
Chia sẻ của Lê Thanh Duy
