CÃI NHAU VỚI HÃNG VẬN CHUYỂN? TẠI SAO PHẢI LÀM VẬY KHI BẠN CÓ THỂ QUẢN LÝ TỐT HƠN BẰNG CÁCH NÀY!
Bán online, dùng nhiều bên vận chuyển, ngày nào cũng có bưu tá đến lấy hàng. Nhầm lẫn rất dễ xảy ra trong các tình huống sau:
- Bưu tá nhặt thiếu đơn: Lẽ ra phải lấy 30 đơn nhưng lại chỉ nhặt 29 đơn – 1 đơn tự nhiên bị chậm trình
- Bưu tá hãng này nhặt nhầm đơn của hãng khác – chờ vài ngày mới hoàn về shop (nếu may mắn không bị mất) – lại chậm trình
- 1 đơn nhân viên của mình ấn nhầm in 2 lần là mình có thể giao thừa hàng cho hãng
- Bưu tá lấy hàng về, mất hàng rồi tự hủy đơn của shop
Có một công cụ có thể giải quyết rốt ráo được vấn đề sai sót, nhầm lẫn này, đó là “Biên bản Bàn giao vận đơn”. Nguyên tắc của nó như sau:
- Khi bạn ấn nút in đơn, ngay lập tức phần mềm Nhanh.vn đổi trạng thái đơn hàng thành “Đang đóng gói” giúp bạn hạn chế việc in thừa đơn.
- Khi bưu tá tới bạn quét mã vạch đơn hàng cho đơn vào biên bản rất nhanh
- Mỗi hãng có 1 biên bản riêng, ví dụ trong 1 ngày shop gửi hàng cho 3 hãng – có 3 biên bản , hệ thống đã chặn sẵn không cho bạn cho đơn của hãng này vào biên bản của hãng kia để tránh giao nhầm hàng
- 1 đơn hàng chỉ có thể nằm trong 01 biên bản duy nhất tránh việc giao đi giao lại nhiều lần, nếu bạn cho thêm hàng vào biên bản khác, phần mềm Nhanh.vn sẽ thông báo là đơn này đã được giao.
- Trong mỗi biên bản ghi rõ Số lượng đơn hàng và chi tiết từng ID đơn hàng, tiền COD gửi cho hãng
- Bưu tá nhặt đủ và đúng số đơn hàng trong biên bản thì ký vào – lúc này bưu tá và hãng vận chuyển chịu hoàn toàn trách nhiệm về đơn hàng.
Biên bản này này giúp bạn tránh được việc bưu tá nhặt thừa, nhặt thiếu đơn. Ngoài ra cũng giúp shop kiểm soát được đơn nào đã gửi bưu tá, đơn nào chưa gửi. Sau khi giao hàng cho bưu tá, ngày hôm sau shop sẽ kiểm tra lại trạng thái đơn hàng đã gửi đi.
Nếu có đơn hàng nào bị hủy, hoặc chưa cập nhật trạng thái là “Đang chuyển ” thì bạn có thể nhìn thấy ngay ở danh sách biên bản, sau đó bạn khiếu nại với hãng và yêu cầu cập nhật trạng thái đơn cho đúng.
Vẫn là câu chuyện của shop nọ, nhưng ở khâu hoàn hàng. Cứ dăm bữa nửa tháng, bưu tá lại đến gửi cho shop 1 tải bên trong chứa toàn đơn hoàn.
Điều nguy hiểm ở chỗ, đơn hoàn càng nhiều thì shop càng ngại check, rồi bỗng một ngày kia, shop nhận ra có một cơ số đơn đang hoàn cả năm rồi nhưng chưa thấy hoàn về hay thật chí là có những đơn trên lịch trình của hãng báo là “Đã hoàn” nhưng thực tế thì kho chưa hề nhận hàng.
Lúc này thì máu dồn lên não lắm rồi nhưng lên hãng cãi nhau thì hãng khăng khăng khẳng định đã hoàn cho shop rồi.
Đây là lúc cần loại biên bản thứ 2: Biên bản hoàn hàng. Nguyên tắc của nó như sau:
- Bưu tá mang hàng hoàn đến, shop tạo biên bản hoàn.
- Bưu tá trả đơn nào, shop quét mã vạch đơn đó , ghi nhận đơn đó vào biên bản
- Xong xuôi bưu tá và shop ký vào – Bưu tá xác nhận trả ngần này đơn, shop xác nhận là đã nhận ngần ấy đơn.
1 lưu ý đặc biệt quan trọng ở đây là : Trạng thái đơn hàng hoàn trên phần mềm Nhanh.vn hoàn toàn độc lập với hãng vận chuyển. Mặc dù trạng thái đơn hàng trên hãng là “Đã hoàn” thì Nhanh.vn chỉ để trạng thái là ” Đang hoàn”.
Khi nào kho nhận hàng, cho vào biên bản thì đơn đó mới cập nhật “Đã hoàn”. Điều này giúp bạn kiểm soát chính xác trạng thái đơn hoàn.
Bạn nêu cho CSKH hoặc nhân viên kho check đơn nào “Đang chuyển hoàn” lâu rồi ( có thể lọc là đã gửi quá 14 ngày rồi mà vẫn đang hoàn” thì lúc đó bạn khiếu nại đòi bồi thường hoặc đòi trả hàng hoàn.
Bán hàng online giờ chi phí Ads càng ngày càng đắt đỏ, mất 1 đơn là cũng vài trăm K rồi, không chặt chẽ, cứ đại khái qua loa thì thì chỉ có chính shop chịu thiệt thôi.
Nếu bạn không dùng phần mềm gì thì hoàn toàn có thể áp dụng phương pháp này, dùng excel để quét đơn đi đơn hoàn để lưu trữ thông tin và đối chiếu lại.
Chia sẻ của Nguyễn Quỳnh Dương
