Nguyên nhân gây ra lệch tồn thì có thể đến từ nhiều phía: Nhân viên (nhầm lẫn, gian lận), Khách hàng (ăn trộm), Hãng vận chuyển (làm mất hàng, tự ý hủy đơn, không trả hàng hoàn)…
Các nguyên nhân này mình sẽ có những bài viết phân tích sau.
Hôm nay mình muốn nói đến một nguyên nhân rất hay gặp phải, đặc biệt với những hệ thống chuỗi có quy mô vừa và lớn: LỆCH TỒN KHI CHUYỂN HÀNG TỪ NƠI NÀY SANG NƠI KHÁC.
Câu chuyện về một Công ty Z làm thời trang. Hàng từ xưởng được gửi vào kho tổng, sau đó từ kho Tổng phân phối đi tới từng điểm bán. Hàng tuần/ tháng có thể các cửa hàng cũng cần xin hàng của nhau.
Như vậy hàng hóa sẽ được luân chuyển liên tục từ nơi này sang nơi khác.
Tất nhiên, một phần mềm bán hàng có thể ghi nhận các thao tác chuyển kho này, nhưng đó chỉ là sự thay đổi đơn thuần của những con số, thực tế có vô vàn khả năng gây ra lệch tồn ở bước này, ví dụ:
- Kho A chuyển cho Kho B mã hàng X, số lượng 200, nhưng nhân viên kho A đếm nhầm, chỉ cho 199 sản phẩm vào bao. Hàng sang kho B, không có nhân viên check lại – lệch tồn
- Kho A chuyển đủ 200 sản phẩm nhưng lại lẫn 2 sản phẩm mã Y vào. Kho B đếm đủ số lượng, xác nhận – lệch tồn
- Kho A chuyển đủ 200 sản phẩm mã X, sang kho B nhân viên cố tình giấu nhẹm đi 1 sản phẩm và đổ lỗi cho Kho A chuyển thiếu – cãi nhau
- Khi A chuyển đủ, kho B đếm lại kỹ càng, vẫn thiếu – anh giao hàng ăn bớt chăng?
Câu chuyện giờ không dừng lại ở lệch tồn nữa, mà nhân viên cãi nhau om tỏi, đổ lỗi cho nhau, lâu dần có thể dẫn đến tình trạng cố tình chơi xấu nhau.
Đây là lúc cần áp dụng công nghệ 4.0 vào nhé các bạn. Cách làm như sau:
Tạo group kín trên Facebook, kéo tất cả những người liên quan đến việc chuyển hàng ở tất cả các kho vào.
Khi đóng hàng chuyển đi, 1 nhân viên kho A bật điện thoại lên, livestream vào trong nhóm cho tất cả cùng xem. Vừa cho hàng vào bao tải, vừa đếm, ai cũng chứng kiến được. Xong thì đóng bao, ký niêm phong – tắt livestream.
Kho B nhận được bao hàng, nhân viên lại bật livestream “Mở bao”, check niêm phong, kiếm đếm chi tiết…
Khi cần tra cứu lại thì vào group kín, xem lại video livestream là được.
Cách này sẽ tiện hơn và dễ làm hơn so với lắp camera vì 2 điểm :
- Không tốn tiền mua thẻ/ server lưu trữ. Cũng không tốn tiền đầu tư camera vì giờ ai cũng có điện thoại thông minh hết.
- Cắt video đúng đoạn cần phải kiểm tra là lúc đóng hàng. Nếu dùng camera thì nó auto quay cả ngày bạn chả biết thời điểm mình cần kiểm tra là khi nào
Phương pháp Livestream này loại bỏ tới 99% việc cãi nhau giữa các kho về việc ai sai ai đúng.
Cách làm này có thể áp dụng được cho cả việc live đóng đơn hàng online gửi khách giúp kiểm tra lại xem nhân viên có đóng thừa/ thiếu cho khách không.
Tuy nhiên với các bên có lượng đơn nhiều thì bạn cũng lưu ý nên cắt nhỏ từng live ra ở mức 20 – 30 đơn 1 lần thôi và chỉ live lúc đóng hàng chứ không cần live lúc nhặt hàng trong kho, ghi chú rõ ràng vào để đến lúc tìm lại video cho dễ.
Nếu thấy hay, các bạn hãy thử áp dụng xem nhé.
Chia sẻ của Nguyễn Quỳnh Dương
