Mục lục
Xin chào, nhân vụ vừa rồi mình share bài báo về việc kế toán 1 đơn vị vận chuyển tham ô hơn 100 tỷ từ tiền tiền chuyển phát, mới thấy rất nhiều ae từ mới làm đến làm lâu rồi đều lơ nga lơ ngơ về vấn đề này.
Giảm thất thoát cod – giảm hoàn – giảm đau đầu vì chuyển phát
Không làm kỹ khâu này thì anh em nhẹ thì tháng mất vài chục, nặng thì có người mất cả trăm củ (mình có biết mấy người sau khi đối soát lại mới tá hoả mất cả trăm triệu mới đi đòi lại).
Mà nhân lên cả năm thì số tiền nó nhiều cỡ nào đấy.
Vì vậy hôm nay mình sẽ share quy trình đối soát bên mình cho anh em để tránh tình trạng bị thất thoát tiền do khâu chuyển phát.
Thậm chí nhiều người còn không làm đối soát mà phó mặc hoàn toàn cho các bên vận chuyển, họ trả bao nhiêu COD thì biết bấy nhiêu (bó tay, kinh doanh mà ngây thơ tin người đến thế là cùng).
Chắc chắn hệ thống nào cũng sẽ có sai sót (cả vô tình lẫn cố ý), việc của mình là không để cho những sai sót đấy thoát khỏi vòng kiểm soát và đòi lại tiền.
Nhiều anh em thì lại phụ thuộc hoàn toàn vào phần mềm của bên vận chuyển: app nào cũng có lỗi, facebook còn lỗi suốt nữa là mấy cái app đó, nên tiền phải biết giữ.
Bài viết không nhằm vào nói xấu các đơn vị vận chuyển mà chỉ hướng dẫn mọi người cách giữ lại số tiền đúng ra nên thuộc về mình!
Tiền không dễ kiếm nên hãy học cách giữ tiền khi còn kiếm được nhé.
“Muốn biết giá trị của tiền bạc, hãy ra ngoài và thử vay một ít”
Oke vào việc
Mất gì nếu không đối soát kỹ?
Không đối soát không chỉ khiến bạn mất tiền COD mà còn mất nhiều thứ khác:
Trả thiếu COD: Cái này thường xảy ra nhất, có nhiều đơn hàng đã phát hàng thành công khách đã thanh toán tiền nhưng bên vận chuyển vẫn chưa hoàn tất việc thanh toán tiền cho mình.
Rất nhiều đơn hàng đã phát từ 1-2 tháng trước nhưng đến tháng này mới hoàn tất việc trả tiền, hoặc thậm chí không nhắc thì “quên” luôn (rất nhiều nhé!!!)
- Thất lạc hàng hoá: do nhầm mã bill, sai địa chỉ….
- Bị tráo hàng: Do khách hàng, do bưu tá….
- Bị tính sai cước vận chuyển đơn hàng: Cái này thường liên quan đến trọng lượng hàng
- Bị hư hỏng hàng hoá trong quá trình vận chuyển
Vậy tiếp theo hãy đi vào quy trình làm việc nào
Quy trình đối soát
Đầu tiên muốn đối soát được thì các bạn phải có cái file gốc thì mới đối soát được, và là đối soát 2 chiều chứ không phải đối soát trên chính cái file mà bên vận chuyển giao cho đâu (Các bạn đừng ngây thơ nhận số liệu 1 chiều nhé).
Và mình cũng không tin vào các bên thứ 3 là phần mềm quảng lý bán hàng quảng cáo kiểu tự động đối soát hay gì gì nốt.
Vì như mình đã nói ở trên, hệ thống nào cũng có lỗi, trừ khi là hệ thống mình tự build được thì còn kiểm soát được. Còn lại thì vẫn cứ phải có 1 file backup dữ liệu
Định nghĩa file gốc ở đây là file mà công ty bạn dùng để lưu toàn bộ danh sách và trạng thái các đơn hàng đã gửi cho bên vận chuyển.
Bên mình có sử dụng phần mềm bán hàng để quản lý đơn hàng và tồn kho…nhưng cũng không tin tưởng hoàn toàn vào phần mềm này được vì đôi khi nó lỗi hoặc sever nó oẳng mất dữ liệu… Nên tốt nhất cứ backup thêm 1 cái file gốc cho nó chắc
Còn các bên chỉ nhập liệu trực tiếp vào app của các đơn vị vận chuyển thì ngay từ lúc này hãy làm cho mình 1 file gốc thì mới có căn cứ mà đối soát được nhé chứ các bạn làm trên app người ta, người ta điều chỉnh số liệu các bạn lấy gì mà so sánh.
Oke, đi vào chi tiết nào
Nhập liệu cho file gốc
- Với các công ty có sử dụng phần mềm bán hàng thì khi các bạn sale chốt được đơn hàng với khách thì cứ nhập đơn hàng vào phần mềm bán hàng như bình thường nhé.
- Cuối ngày khi bàn giao hàng hoá cho bên vận chuyển thì các bạn sẽ xuất danh sách đơn hàng từ phần mềm quản lý bán hàng để:
- Thứ nhất là cho bưu tá ký xác nhận hôm đó nhận đủ chừng đó đơn hàng (cái này nên cân trọng lượng tổng bì hàng luôn càng tốt để tránh nhận 10 nói 9)
- Thứ 2 là mail danh sách này cho bên vận chuyển để xác nhận về lượng đơn hàng của từng ngày. Sau khi bên vận chuyển xác nhận và cho hàng đi xong thì bên vận chuyển sẽ phải mail lại cho bạn danh sách đơn hàng này kèm mã bill của từng đơn hàng trong file.
- Các bạn kiểm tra lại file bên vận chuyển gửi lại có sai lệch gì không, nếu không thì dùng hàm vlookup để nhập lại mã bill lên file gốc. (đừng bạn nào hỏi mình dùng lệnh Vlookup như thế nào nhé, không biết thì google.
- Mà tốt nhất việc này chính là bài test cho nhân viên CSKH hoặc kế toán của các bạn đấy. Mình thấy kế toán giờ toàn kế toán nhập liệu phần mềm có sẵn chứ excel nửa chữ không biết.
- Với những anh em làm online thì theo mình nên chọn kế toán có tư duy xử lý vấn đề và kỹ năng exel tốt chứ không cần quá nhiều kinh nghiệm làm việc)
- Khi bắt đầu chuyển hàng cho đơn vị vận chuyển và đang trong quá trình phát hàng thì trạng thái sẽ là “ĐANG GỬI”
- Khi phát đến tay khách hàng và khách hàng đã thanh toán tiền cho bên vận chuyển và quan trọng là TIỀN-CHƯA-VỀ-TÚI-MÌNH, thì sẽ được chuyển sang trạng thái là “PHÁT THÀNH CÔNG”
- Những đơn hàng đã phát thành công và mình đã nhận được tiền về rồi thì sẽ chuyển sang trạng thái là “HOÀN THÀNH”
- Những đơn mà khách hàng từ chối nhận hàng và bên CSKH đã trực tiếp xác nhận là không thể phát được nữa. Thì sẽ chuyển trạng thái thành “XÁC NHẬN HOÀN”.
- Lưu ý những đơn hàng mới chỉ xác nhận là được phép hoàn chứ mình CHƯA-NHẬN-ĐƯỢC-HÀNG-HOÀN
- Những đơn hàng sau khi xác nhận hoàn và đã được hoàn về tại kho của mình, bộ phận kho cho bưu tá ký xác nhận xong xuôi thì sẽ được chuyển trạng thái sang “CHTC (CHUYỂN HOÀN THÀNH CÔNG” (Riêng mục kiểm soát hàng hoàn và thất lạc hoàn hay kiểm soát việc mất mát hàng, tráo hàng thì mình sẽ viết 1 bài riêng sau)
Lưu ý:
Mỗi tháng sẽ có 1 file như này:
- Số liệu ở thời điểm xem sẽ chưa đúng hoàn toàn mà thường khoảng ngày 15 tháng này mới cập nhật hết được dữ liệu phát các đơn tháng trước thì khi đó số liệu mới gần đúng.
- Vẫn tiếp tục cập nhật khi có phát sinh, vì có những đơn hàng cả tháng mới phát được do khách cù nhây…
- Về cái file này thì nhìn đơn giản nhưng để giải thích chi tiết cho mọi người hiểu rõ được cũng khá mất thời gian.
- Vì trong bài mình mới chỉ đề cập đến chuyện đối soát COD thôi, còn file này bên mình còn dùng để tính tỷ lệ phát của từng đơn vị vận chuyển để so sánh (vì nhiều đơn không nên chỉ dùng 1 đơn vị, cái này hơi tế nhị), tính tỷ lệ hoàn của từng nhân viên sale…vân vân mây mây…
Nhưng trước mắt các bạn cứ quan tâm cái cơ bản trước là tránh thất thoát COD thôi nhé.
Rất nhiều bên không chú trọng vào bộ phận CSKH vì nghĩ nó không mang trực tiếp về doanh thu,
Mặc dù không trực tiếp mang tiền về, nhưng bộ phận này giúp bạn tránh bị mất rất nhiều tiền (Ở Thành Vinh CSKH kiêm luôn làm việc với các bên vận chuyển).
Chưa kể đội này sẽ giúp tỷ lệ hoàn của bạn giảm đáng kể. Mà tầm quan trọng của tỷ lệ hoàn trong bán hàng onl thì khỏi phải nói nữa chắc ai cũng đã thấm rồi.
Vậy đội CSKH của Thành Vinh làm những gì?
- Thứ nhất chắc chắn công việc của CSKH là chăm sóc khách hàng rồi =)) xử lý các khiếu nại của khách hàng… nhưng cái này không nằm trong khuôn khổ bài viết nên mình không viết
- Thứ 2 là làm việc với đơn vị vận chuyển.
Giờ mình sẽ viết sâu về công việc này
Đầu tiên là các bạn phải có file gốc như ở part 1 đã viết nhé.
- Hàng ngày, đơn vị vận chuyển sẽ gửi cho CSKH báo cáo về danh sách các đơn hàng phát thành công và các đơn hàng không phát được (kèm lý do).
Với những đơn hàng phát thành công thì các bạn CSKH sẽ nhận danh sách và cập nhật trạng thái vào file gốc, để sau này tiền về thì sẽ chuyển trạng thái sang hoàn thành. (Vẫn là hàm vlookup thôi nhé)
- Những đơn hàng báo phát thành công lâu rồi mà tiền vẫn chưa về thì báo bên vận chuyển tiến hành thanh toán (Chính cái này là cái khiến nhiều ae mất tiền mà không biết vì bị trả thiếu)
- Tiếp theo là các đơn hàng chưa phát được, CSKH tiếp nhận lý do, liên lạc với KH để xác nhận và xử lý rồi sau đó đưa ra yêu cầu cho bên vận chuyển là lưu đơn hàng lại bưu cục để cố gắng phát tiếp hay cho phép được hoàn đơn hàng đó về kho.
- Sau khi xử lý xong các đơn hàng kia thì CSKH sẽ tiếp tục lọc danh sách các đơn hàng “đến hạn phát”. Nghĩa là với từng đơn hàng thì sẽ có thời gian dự kiến giao, ví dụ như đơn đi thành phố thì 2-4 ngày, đơn đi huyện xã thì 4-5 ngày
Quá thời gian này mà chưa thấy bên vận chuyển báo trạng thái đơn hàng thì CSKH sẽ phải báo bên vận chuyển và yêu cầu xử lý ngay. (Việc này cũng làm bằng các lệnh trên excel chứ đừng làm thủ công nhé ).
Việc kiểm tra timeline giao hàng này giúp tránh việc bị thất lạc hoặc nhầm hướng hoặc gửi nhanh thành gửi chậm. (Những ae hay deal đồng giá cước để được tiền cước thấp thì nhớ lưu ý đoạn này, vì khi mình deal đồng giá thì các đơn vị vận chuyển thường tách các đơn thành phố cho đi nhanh, còn các đơn huyện xã cho đi chậm để tối ưu tổng cước, nếu không care sát thì đơn nhanh lại thành đơn chậm)
Thậm chí nếu quá lâu mà lỗi do bên vận chuyển không phát hàng, không liên lạc gì với khách hàng bạn hoàn toàn có thể yêu cầu bồi thường (Cái này tuỳ cách làm việc của bạn với bên bưu điện)
Rồi, ngoài ra CSKH còn xử lý các đơn hàng thất lạc, bị bưu tá tráo hàng, khách đòi giảm COD, hàng chuyển bị nứt vỡ…..(Khá nhiều nghiệp vụ mà CSKH cần phải biết cách xử lý và bên bán hàng cũng cần phải biết cách làm việc với bên vận chuyển từ đầu để khi xử lý được suôn sẻ và không bị thiệt). Đấy là cơ bản công việc của 1 CSKH để các bạn hiểu, bước tiếp theo đi vào chi tiết này.
Đối soát dữ liệu
Trong bước này thì lại chia ra các bước nhỏ:
Đối soát tiền COD
Như đã nói ở trên, phải có file gốc chuẩn rồi thì mới có cái mà đối soát. Vì đã đối soát là phải 2 chiều (thậm chí như Ở Thành Vinh là 3 chiều: file gốc, số liệu trên phần mềm quản lý bán hàng, số liệu từ bên vận chuyển).
- Khi các đơn vị vận chuyển trả tiền về cho mình thì sẽ phải gửi kèm 1 file để xác nhận số tiền đã chuyển về là của những đơn hàng nào
- Việc của các bạn bây giờ là dùng lệnh vlookup để dò ra những đơn này trên file gốc ở trên và chuyển trạng thái cho nó là “Hoàn thành”. Các bạn sẽ đối soát dựa trên mã bill của các đơn hàng. Nhắc lại lần nữa là dụng hàm exel chứ các bố đừng ngồi dò từng đơn nhé, còn làm bằng sổ tay thì e xin thua =))
- Nếu làm chính xác thì chắc chắn trong tháng các bạn sẽ lòi ra những đơn hàng đã quá lâu so với quy định rồi nhưng không có thông tin cập nhật gì. Ví dụ đã phát thành công lâu rồi nhưng tiền chưa về, đã xác nhận hoàn lâu rồi nhưng chưa thấy hoàn về, đang gửi hàng nhưng 2 tuần rồi chưa thấy có kết quả cuối cùng là xác nhận hoàn hay là phát được hàng….Và công việc của các bạn là: List danh sách các đơn đó ném qua bên vận chuyển yêu cầu giải trình.
- Việc làm việc với bên vận chuyển mình khuyến cáo mọi người như sau: các tài liệu hay file danh sách đơn hàng…thì tất cả gửi qua email (để sau này có cái còn làm bằng chứng khi xảy ra thất thoát).
Còn các công việc như giục phát gấp đơn hàng, xử lý nhanh vấn đề gì đó thì có thể tạo nhóm chat để chat nhanh hoặc cập nhật nhanh trên file drive online (vẫn có thể lấy làm bằng chứng từ lịch sử chat)
Đối soát tiền cước vận chuyển
- Xong việc đối soát tiền COD không để mất tiền doanh thu rồi thì còn 1 vấn đề nữa cũng nhiều người không kiểm tra, đó là kiểm tra cước vận chuyển
- Nếu với các bên deal được kèo đồng giá với các bên vận chuyển thì việc này khá đơn giản là nhân cước mỗi đơn với tổng đơn đã gửi là xong.
- Tuy nhiên như bên mình bán nhiều loại mặt hàng với nhiều mức thu COD và trọng lượng khối lượng khác nhau thì khá khó deal đồng giá cho tất cả, mà chỉ deal đồng giá cho từng dòng sản phẩm.
- Vì thế vẫn cần phải kiểm soát số cước. Bởi nếu không kiểm soát thì lại xảy ra “cố tình” hoặc “vô tình” nhập nhầm số :))
- Cái này mình thấy hay bị nhất là nhập sai trọng lượng gói hàng dẫn đến việc tính sai cước cho gói hàng đó.
Đối soát việc chuyển hoàn hàng hoá
- Việc kiểm soát hàng hoàn cũng rất quan trọng, đặc biệt với các bên bán hàng có giá trị cao. Thất thoát hay hư hại hàng hoá cũng sẽ làm mất rất nhiều tiền.
Quy trình để kiểm soát việc chuyển hoàn hàng hoá thì có viết ở trên rồi. - Thứ nhất là mình đã có file gốc chứa danh sách các đơn hàng đang ở trạng thái “Xác nhận hoàn” và những đơn hàng này sẽ chờ bên vận chuyển trả hàng hoàn cho mình.
- Việc của mình là kiểm soát bên vận chuyển trả đủ, trả đúng hàng và trả về hàng còn nguyên. Còn nếu không đáp ứng thì….BẮT ĐỀN
- Khi bưu tá giao hàng hoàn qua, rất nhiều bên làm ẩu không kiểm tra và cũng không có giấy tờ gì. Việc này hơi mất thời gian nhưng cần phải làm. Đó là yêu cầu bên vận chuyển xuất cho mình file chứa danh sách các đơn hàng hoàn về trong đợt hoàn này.
- Đầu tiên các bạn kiểm tra số lượng các đơn hoàn xem đã khớp file chưa. Kiểm tra xem có đơn hàng nào có giá trị COD lớn không thì ưu tiên đồng kiểm trực tiếp với bưu tá lúc đó để xem có đủ, đúng và nguyên vẹn hàng không
- Xong xuôi các bạn có thể cho bưu tá về (vì tất nhiên bưu tá họ còn đi làm nên không thể giữ họ ngồi đó bóc từng đơn hàng hoàn với mình để kiểm tra).
- Rồi tiếp theo các bạn cho bộ phận kho bóc hết tất cả các đơn hàng đó ra để kiểm tra xem có đúng đủ và nguyên vẹn hàng không. Tất cả công việc này được làm ở khu vực có camera theo dõi, mà tốt nhất là nên có 2 cái 2 góc, để sau này còn trích xuất camera để khiếu nại với bên vận chuyển là làm vỡ hàng.
- Nếu phát sinh vấn đề thiếu hàng, hay bị tráo hàng… (có thể khách hàng trộm hoặc bưu tá móc trộm) thì:
- Thứ nhất trích xuất video từ camera lúc bóc đơn hàng đó. (Cái này thực tế còn phụ thuộc nhiều vào cách bạn làm việc với bên vận chuyển có nhiều đơn hay không, rồi tuỳ vào bên bưu cục họ có xử lý nữa không nhé, đôi khi xử lý là vì nể nhau….không phải ai cũng áp dụng được đâu nhé. Được cái mình ở Đà Nẵng nên các bên vận chuyển làm việc rất nhiệt tình, dễ chịu)
- Thứ 2 các bạn lưu ý về trọng lượng đơn hàng, khi các bạn gửi hàng thì trên bill sẽ có ghi trọng lượng đơn hàng đó. Và khi hàng hoàn về thì bưu cục sẽ phải cân lại trọng lượng đơn hàng đó 1 lần nữa để tính cước hoàn rồi mới cho hoàn về người bán. Nếu bị thiếu hàng các bạn chỉ cần đối chiếu trọng lượng lúc gửi đi và lúc nhận về là sẽ lòi ra ngay.
Chia sẻ của Hồ Chí Quyết
Bài viết rất chi tiết và đáng để tham khảo. Cảm ơn tác giả!