Mục lục
Giai Đoạn Mới Khởi Nghiệp, chúng ta đau đầu cho việc tồn tại. Làm sao để có nhiều khách hàng, làm sao mở được kênh tiêu thụ hàng hoá.
Giai Đoạn Tăng Trưởng, chúng ta lại đau đầu cho việc quản lý.
Làm sao để tiến trình công việc diễn ra xuyên suốt, ít tắc nghẽn. Hạn chế sự lệ thuộc vào chính người làm chủ.
Lúc này, chúng ta cần chuẩn hoá doanh nghiệp.
Cụ thể hơn, chúng ta cần viết ra các tài liệu kiểm soát công ty. Mọi thứ cần có thông tin, quy định rõ ràng, tránh cảm tính và tự phát.
Cụ thể hơn, chúng ta bắt đầu tổ chức làm việc theo kế hoạch, thấy vì xưa chỉ làm nấy, rất bị động. Có thể tổ chức theo các mô hình OGSM, BSC – KPI, OKRs, …
Cụ thể hơn, chúng ta bắt đầu quản lý theo hệ thống, được viết ra bên trên. Các nhà quản lý khi xưa quản lý theo cảm xúc và kinh nghiệm riêng từng người. Thì nay, quản lý dựa trên quy trình và chính sách công ty đã quy ước.
Không phải chức anh to, anh muốn làm gì cũng được, mà trách nhiệm sẽ tăng lên rất nhiều. Còn các cấp nhân viên, xưa mỗi người làm theo ý riêng, thì nay bám sát theo mô tả công việc, chạy đua theo chỉ tiêu, theo KPI,… mà chẳng cần người chủ kè kè kề bên.
Chính vì thiếu bước đệm quan trọng này, cộng với sự mở rộng quy mô quá nhanh, dẫn đến mất kiểm soát tổ chức. Chúng ta rất dễ thấy có nhiều chuỗi cafe
- Mỗi nơi pha chế 1 kiểu.
- Mỗi nơi cách phục vụ khác nhau
- Chất lượng thức uống không đồng đều
Trong giai đoạn họ tăng trưởng quá nóng.
Vì vậy, trước khi dự định mở rộng ào ạt việc kinh doanh của mình, với cá nhân mình, mình cho rằng phải xây được bộ tài liệu quản lý doanh nghiệp. Ví Dụ với các chuỗi cửa hàng, phải viết xong được tài liệu quản lý vận hành ở 1 điểm cái đã.
Sau khi đã kiểm định trong thực tế.
Mọi việc chạy ổn từ khi có tài liệu quản lý.
Lúc đó, mở rộng kinh doanh cũng chưa muộn.
Ngày xưa, khi vào 1 số đơn vị lớn để cộng tác, dù chỉ là freelancer thôi. Tôi cũng bị ràng buộc rất nhiều nguyên tắc phải tuân thủ, rất chuyên nghiệp. Chứ không phải như nhiều bạn nghĩ, nhận tiền rồi ở nhà, muốn làm gì thì làm đâu.
Viết tài liệu quản lý như thế nào?
Phân tích, thống kê các hoạt động hiện có
Ví Dụ, bạn đang là công ty phân phối thủy hải sản. Vậy công ty bạn đang làm tất cả những việc gì mỗi ngày để vận hành? Giả sử
Tìm kiếm khách hàng mới.
- Chăm sóc Đại Lý cũ.
- Thu Mua Thủy Hải Sản.
- Vận chuyển Thuỷ Hải Sản về Kho.
- Nhập Kho và Lưu Trữ.
- Phân Loại và Sơ Chế.
- Cấp Đông Thủy Hải Sản.
- Xuất Kho Giao Hàng.
- Vận chuyển Thủy Hải Sản cho Khách.
- Thu hồi công nợ Khách Hàng.
- Thanh toán công nợ Nhà Cung Cấp.
Với mình, khâu này, càng kỹ càng tốt.
Thiết kế công việc từng khâu
Dựa trên thực tế hiện tại
Hãy đặt câu hỏi như sau:
- Khâu đó, cần làm những gì?
- Khâu đó liên quan đến ai?
- Khâu đó cần kết quả cuối cùng là gì?
- Khâu đó cần gì để chạy được (đầu vào)?
Ví Dụ: khi 1 đơn hàng thủy hải sản được chốt trên Zalo, sẽ làm gì kế tiếp, ai lo?
Vẽ Tiến Trình Vận Hành
Hãy sắp xếp thứ tự ưu tiên hợp lý từng hoạt động bên trên vào 1 lưu đồ tổng thể. Người chủ cần bức tranh lớn, gồm từ lúc bắt đầu có khách hàng, đến khi hoàn tất công việc cho khách, thu tiền về thì công ty tôi phải trải qua những công đoạn gì, cái nào trước, cái nào sau.
Tổ chức lại cơ cấu công ty
Lúc này, bạn sẽ gồm các hoạt động cùng chức năng về thành 1 bộ phận. Rồi khoán cụ thể về
- Chức năng và nhiệm vụ của bộ phận đó là gì?
- Trách nhiệm của bộ phận đó là gì?
- Quyền hạn của bộ phận đó là gì?
- Quy trình của bộ phận đó là gì?
- Thước đo đánh giá hiệu quả bộ phận đó là gì?
Ví Dụ hoạt động vận chuyển thủy hải sản từ nơi thu mua về kho và vận chuyển thủy hải sản từ kho đi giao khách, bản chất giống nhau. Ta gom thành bộ phận Vận Tải.
Sắp xếp và mô tả lại công việc từng người
Xưa mới khởi nghiệp, mỗi nhân viên kiêm nhiệm đủ phòng ban, đủ thứ việc, nhiều khi kiêm cả tạp vụ.
Lúc này, bạn cần bố trí lại vị trí cụ thể từng người theo tiến trình vận hành và cơ cấu tổ chức mới.
Kế đến là xây 1 mô tả nghiệp vụ từng người rõ ràng, mình bạch, trên sự kỳ vọng của bạn và thực tế công việc đòi hỏi.
Ví Dụ, 1 tài xế lái xe tải, chỏ thủy hải sản sẽ có mô tả nghiệp vụ rõ ràng như sau
- Tiếp nhận thủy hải sản từ bộ phận.Kho (giao khách)
- Tiếp nhận phiếu giao hàng từ bộ phận Admin
- Kiểm tra tình trạng xe, bảo dưỡng mỗi ngày
- Tiếp nhận lộ trình vận chuyển từ trưởng bộ phận
- Tiếp nhận hoá đơn bán hàng từ bộ phận.Kế Toán
- Giao đến Khách theo lộ trình.
- Gửi lại hoá đơn (có chữ ký khách) cho bộ phận kế toán
Đằng này, nhiều công ty mình biết
Chả có quy ước gì cả
Xây chính sách
Một số chính sách cho cả tổ chức
Một số chính sách cho riêng từng Bộ Phận
Chính sách giúp mỗi cá nhân biết xử lý trong một số tình huống, đông thời biết rõ cái gì nên làm, cái gì không vì bị cấm và phạm vi xử lý công việc, tránh tình trạng lạm quyền.
Thiếu chính sách, khi có vấn đề, nhân viên rất bị động.
Đôi khi làm trễ cả 1 chuỗi vận hành công ty.
Ví Dụ Bộ Phận Vận Tải bên trên, sẽ cần
- Chính sách vận chuyển từ điểm thu mua
- Chính sách vận chuyển từ kho đi khách hàng
Dĩ nhiên, hệ thống là phải cải tiến liên tục.
Các tài liệu bạn viết ra, vẫn lỗi thời sau 1 thời gian, nên phải luôn cải tiến cho hợp tình hình thực tế công ty nhé.
Vì vậy, nhiều người chủ quá mệt mỏi.
Nên chọn là chỉ kinh doanh nhỏ lẻ, không mở rộng, rồi chuyển dần vốn qua đầu tư như Bất động sản, Vàng,…
Cảm ơn anh/chị/em đã đọc.
Chúc anh/chị/em vạn sự hanh thông.
Những bài viết của mình là trải nghiệm từ cá nhân của mình 100%, nó không đại diện cho đa số, nó chỉ là đúc kết từ những công ty mà mình làm chủ, ở những ngành mình kinh doanh.
Người đọc chỉ tham khảo thêm là chính.
Chia sẻ của Nguyễn Tuấn Hùng.
