Chia Sẻ Kinh Nghiệm Sử Dụng Asana Cho Team < 20 Người

Góp ý
cho chúng tôi

Mục lục

Chào các bạn. Như mọi người đã biết, Asana là công cụ quản lý công việc rất phổ biến. Mình đã dùng Asana cho 1 team remote 10 người được 5 năm và đang tiếp tục áp dụng cho studio phim hoạt hình khoảng 15 người, hôm nay mình muốn chia sẻ một chút kinh nghiệm về tool này.

Ngoài các ưu điểm của 1 công cụ work management hàng đầu, điểm hay nhất của Asana theo mình là được sử dụng free 15 user, không giới hạn history, không giới hạn dung lượng cloud (ngoại trừ limit file size 200Mb cho mỗi file upload).

Tuy nhiên hạn chế của free tier là không có tính năng gantt chart (timeline) để theo dõi trực quan, không có start date để plan tiến độ, không có combined overview cho PM/producer theo dõi tổng thể.

Bên mình sử dụng Instagantt để khắc phục các nhược điểm trên. Instagantt là một integration app rất hay cho Asana, bổ sung các tính năng còn thiếu như start date, completion %, và đặc biệt là cho phép display project dưới dạng Gantt chart, visualize được workload của team member, và xuất snapshot của Gantt chart ra nhiều định dạng. Instagantt cũng có free tier với giới hạn 03 project, nên nếu sử dụng hợp lý chúng ta sẽ sử dụng được các tính năng nâng cao của Asana hoàn toàn miễn phí.

Hệ thống quản lý project của bên mình được setup như sau

Thay vì chia lẻ project như mặc định của Asana, bên mình dùng 02 project master để quản lý tiến độ chung và tiến độ tuần.
Project “Current Projects” quản lý tiến độ chung: Trong project này, mỗi board tương ứng với 1 project thực tế, trong mỗi board có các task với deadline và assignee cụ thể.
Project “Current Progress” để quản lý tiến độ tuần theo dạng Kanban board, bao gồm các column cơ bản như “To Do”, “In Progress”, “Review”, “Done”, etc.
Mỗi task của 1 dự án, khi được tạo mới sẽ được add vào 2 project master cùng lúc (Asana cho phép 1 task link tới được nhiều project). Tip: Để tiện xem trên chart thì bên mình thêm tên của assignee vào tên task.

Khi kết nối sang Instagantt, chỉ cần connect project “Current Projects” là đủ (vẫn dư 2 slot của free tier).
Producer/PM sẽ cập nhật start date cho các task bên Instagantt, vậy là bên mình đã có 1 gantt chart hoàn chỉnh để theo dõi tiến độ chung của các project đang chạy.
Producer/PM sẽ theo dõi, update tiến độ chung và workload trên Instagantt qua tài khoản của mình, còn daily standup meeting (hoặc remote meeting như hiện tại) thì cả team sẽ sử dụng project “Current Progress” trên Asana để update tiến độ công việc trong tuần.

Cách setup này mình nghĩ phù hợp cho hướng quản lý dự án đơn giản, giúp team và PM cùng nắm được tiến độ chung (quản lý pipeline và dự án cụ thể thì bên mình đang dùng hệ thống Shotgun của Autodesk). Hi vọng bài viết hữu ích cho các bạn đang tham khảo setup Asana. Chúc các bạn vượt qua mùa Cô Vy thành công.

Đọc thêm các bài khác trong Series bài viết “Top 12 Công Cụ Và Công Nghệ Đắc Lực Giúp Doanh Nghiệp Vận Hành Tốt Mùa Corona”