Mục lục
Tài khoản trung gian
Trong kế toán, có rất nhiều tài khoản. Mỗi tài khoản có một nội dung kinh tế khác nhau, và cũng có chuẩn mực, chế độ khác nhau khi ghi nhận số liệu vào những tài khoản này.
Kế toán được dạy điều này từ trong trường, và ra làm việc thì càng phải nhớ nội dung kinh tế của từng tài khoản để làm việc.
Tuy nhiên, dù chính sách, chế độ có quy định cụ thể tới đâu, thì cũng không thể chỉ ra đầy đủ những tình huống trong thực tế, nhất là với tính chất biến đổi không ngừng của nền kinh tế đang phát triển tại Việt nam (chưa nói tới việc lập hai sổ sách và che dấu những nội dung kinh tế của việc này).
Một phần vì chưa có quy định đầy đủ, một phần vì có nhiều nghiệm vụ kinh tế phát sinh nhưng chưa rõ nội dung, chưa rõ việc xử lý của ban lãnh đạo, nên kế toán hay dùng những tài khoản trung gian để phản ảnh ( nhiều kế toán còn tự sáng tác ra những tài khoản trung gian không phù hợp để theo dõi) như:
- TK 138 (Các khoản phải thu ): Ghi số thuế Giá trị gia tăng chưa kê khai kỳ này; Ghi số tiền chuyển cho giám đốc hay khách hàng của giám đốc; Ghi số vốn chưa góp đủ của các thành viên: Ghi số tiền chuyển nhầm….
- TK 338(Các khoản phải trả) : Ghi Hoa hồng phải trả cho khách; Lãi vay phải trả; Ghi số tiền mà giám đốc cho vay; Ghi số tiền chuyển nhầm…
Theo chuẩn mực, việc theo dõi trên những tài khoản TRUNG GIAN này thường được ghi rõ đối tượng và thường sẽ được xử lý ngay trong kỳ, hoặc được đôn đốc xử lý trong thời gian sớm nhất.
Cũng theo chuẩn mực, thì số tiền ghi nhận vào những tài khoản trên, chắc chắn phải trả, phải thu, vì hồ sơ đã được xem xét cụ thể trong kỳ kế toán đã ghi nhận số liệu này.
Tuy nhiên, nhìn vào sổ sách của nhiều doanh nghiệp, số liệu ở những tài khoản này có khi lên tới vài chục tỷ đồng, thậm chí, đối tượng cũng không rõ ràng gì cả.
Mà phần lớn, là do các bạn dùng TK này làm tài khoản Trung gian, khi ghi nhận những số liệu chưa rõ, hoặc không đúng nội dung kinh tế…chính vì vậy khi xử lý số liệu thực tế, hoặc người sau kế thừa thì lại không xử lý theo số liệu đã đưa vào tài khoản trung gian…
Chính vì vậy, những số liệu đó cứ tồn tại mãi ở khoản phải thu, phải trả ( mà có khi nghĩa vụ đó không còn); phản ảnh không đúng tình trạng tài chính của doanh nghiệp, hoặc có thể dẫn tới chi sai đối tượng nhưng không biết.
Ví dụ thực tế
Bây giờ, tôi sẽ ví dụ một khoản phải trả như sau:
Ở Ví dụ trên, các bạn thấy có những khoản có vẻ rất đúng nội dung kinh tế khi ghi vào khoản Phải trả như: Hoa hồng phải trả cho khách, Lãi vay phải trả.
Thực tế, Hoa hồng phải trả và Lãi vay phải trả là: Chi phí phải trả
Những khoản CHI PHÍ PHẢI TRẢ, nếu trong kỳ chưa trả, kế toán sẽ trích trước vào chi phí trong kỳ cho phù hợp với doanh thu, và kỳ sau phải trả cho người thụ hưởng.
Theo chuẩn mực khoản chi phí này là:
“thực tế chưa chi trả do chưa có hóa đơn hoặc chưa đủ hồ sơ, tài liệu kế toán, được ghi nhận vào chi phí sản xuất, kinh doanh của kỳ báo cáo.”
” Việc trích trước vào chi phí sản xuất, kinh doanh trong kỳ phải được tính toán một cách chặt chẽ (lập dự toán chi phí và được cấp có thẩm quyền phê duyệt) và phải có bằng chứng hợp lý, tin cậy về các khoản chi phí phải trích trước trong kỳ, để đảm bảo số chi phí phải trả hạch toán vào tài khoản này phù hợp với số chi phí thực tế phát sinh”
“Về nguyên tắc, các khoản chi phí phải trả phải được quyết toán với số chi phí thực tế phát sinh. Số chênh lệch giữa số trích trước và chi phí thực tế phải được hoàn nhập.”
Với quy định của chuẩn mực, các bạn đều thấy những khoản chi này tuy chắc chắn phải trả, nhưng chưa có đủ chứng từ kế toán, chưa phải là số chi thực tế, khi chi có thể có chênh lệch.
Chính vì vậy, những khoản chi phí trích trước này được hạch toán vào TK 335: Chi phí phải trả ( không phải TK 338 như kế toán hay dùng)
So sánh
Bây giờ các bạn xem nhé
Tài khoản 338: Các khoản phải trả
Tài khoản 335: Chi phí phải trả
Hai tài khoản cùng là phải trả, nhưng khác nhau ở chỗ:
CÁC KHOẢN PHẢI TRẢ: Đã rõ số tiền, đối tượng chi trả, hồ sơ chứng từ kế toán đã được xem xét đầy đủ. Số tiền này chắc chắn phải trả cho đối tượng đã ghi nhận trên sổ sách kế toán
CHI PHÍ PHẢI TRẢ: Chưa xác định đúng số tiền, đối tượng chi trả và chứng từ kế toán chưa đầy đủ. Số tiền này phải có đầy đủ chứng từ mới chi cho đối tượng thụ hưởng
Rõ ràng hai khoản phải trả này có nội dung kinh tế khác nhau, và được quản lý theo dõi khác nhau. Tuy nhiên, khi mới nhìn, chúng ta đều thấy nó là phải trả, và như thể nó giống nhau (Tiếc là nhiều trang web hiện nay cũng hướng dẫn hạch toán chi phí phải trả vào TK 338).
Khi tạm trích chi phí phải trả, thường tâm lý chủ sở hữu, người quản lý sẽ không quan tâm lắm( tạm trích mà, còn khi thanh toán hãy quan tâm chứ) chính vì thế chính sách, chế độ kế toán mới yêu cầu đưa vào TK 335, để khi chi thực tế, Kế toán phải trình ra những chứng từ kế toán phù hợp
Khi ghi vào TK phải trả, thường tâm lý chủ sở hữu, người quản lý sẽ quan tâm lo lắng, mình phải trả gì thế nhỉ, trả cho ai, sao phải trả, trả bao nhiêu… vì thế chính sách, chế độ kế toán mới yêu cầu kế toán phải có đủ chứng từ kế toán mới được ghi vào TK phải trả.
Cũng chính vì chúng ta đã quan tâm tới khoản phải trả khi ghi nhận, nên thường tâm lý chủ sở hữu cũng sẽ lơ là, khi kế toán thanh toán, chi trả cho đối tượng được ghi nhận trong tài khoản này( Thường những số liệu, chứng từ được lưu giữ từ những kỳ kế toán trước)
Thực tế hiện nay
Rất nhiều kế toán coi hai khoản đều là phải trả, vì thế hạch toán chi phí phải trả vào các khoản phải trả ( tôi đã từng gặp những trường hợp này ngay cả trong doanh nghiệp mà giám đốc đã từng làm kế toán trưởng).
Và khi ghi Chi phí phải trả vào khoản Phải trả, số liệu đã được đưa từ tiêu chí quản lý này, sang tiêu chí quản lý khác.
Rõ ràng, khi chi những khoản này, Giám đốc thường ít quan tâm hơn, và là khoản phải chi trả, không yêu cầu kế toán phải xuất trình những hồ sơ, chứng từ chứng minh cho khoản chi này.
Thậm chí nếu giám đốc có hỏi, có những kế toán còn hỏi lại giám đốc: Đây là khoản phải trả mà, phải trả thì mình phải trả cho người ta chứ!!!
Một thực tế là các doanh nghiệp không thường xuyên đối chiếu công nợ, nên những khoản phải trả này có khi vô chủ rồi mà vẫn không biết( Nhưng kế toán có thể biết à nha), hoặc những khoản chi đó được trích trước rồi, nhưng khi chi, lại chi thẳng vào chi phí !!!
Một thực tế nữa là: Trong khi thực hiện gói xây dựng hệ thống cho doanh nghiệp, chúng tôi gặp những kế toán này, thường bảo vệ việc hạch toán sai tài khoản với lý do: Vẫn theo dõi được, dễ theo dõi….
Lẩn Khoản- Rửa Tiền Trong Kế Toán
Trong kế toán, cũng khó nói đây là sai sót trong hạch toán hay gian lận. Nếu phát hiện sớm, kế toán có thể điều chỉnh như một sai sót trong báo cáo. Nếu không phát hiện sớm, mà do cố ý hạch toán sai, chúng tôi gọi là LẨN KHOẢN- khoản chi đã được làm sạch lần thứ nhất.
Thường những khoản phải trả, sẽ được tập hợp hồ sơ chứng từ phát sinh trong kỳ, nhưng có khi để tới 2,3 kỳ kế toán sau mới chi trả. Cũng như nói ở trên, khi chi trả những khoản
Phải trả, chúng ta thường ít quan tâm, và có khi kế toán giải thích và bao biện cho những khoản chi này (thậm chí chúng ta cũng ngại hỏi tới vì sợ bị quê!!!). Như vậy, sang những kỳ sau mới chi trả – khoản chi làm sạch lần thứ 2.
Sau hai lần làm sạch, Chi phí phải trả, đã thành khoản Phải trả hợp lý mà khó ai phát hiện. Đúng như rửa tiền, sau mấy lần chuyển qua các tài khoản, tiền bẩn thành tiền sạch.
Trên đây chỉ là một ví dụ về LẨN KHOẢN trong kế toán. Có rất nhiều chiêu lẩn khoản, nhưng xin phép không Public những việc này
Cách phòng chống
Trước đây và hiện nay, các doanh nghiệp nhà nước, hoặc đơn vị hành chính sự nghiệp hàng năm vẫn được cơ quan quản lý vốn, cơ quan tài chính cấp trên kiểm tra quyết toán ( tôi gần 20 năm làm việc này).
Vì vậy những bút toán dùng tài khoản trung gian, hạch toán sai, sẽ được cơ quan cấp trên theo dõi hoặc điều chỉnh. Chính vì vậy việc gian lận, nhầm lẫn, lẩn khoản sẽ bị kiểm tra và phòng ngừa
Hiện này, các doanh nghiệp tư nhân, do tiết kiệm chi phí, nên có khi chỉ dùng 1 vài kế toán, không có người đối chiếu theo dõi số liệu thường xuyên… vì vậy việc sai sót hay lẩn khoản sẽ dễ xảy ra.
Ngay cả với những doanh nghiệp có cả bộ máy kế toán đông đủ, thì do quy trình và quy chế không rõ ràng, không có người kiểm soát, việc hạch toán sai, hoặc lẩn khoản vẫn xảy ra dễ dàng. Chưa nói tới việc thông đồng, tham nhũng xảy tra trong doanh nghiệp
Đầu tiên. Cách một số doanh nghiệp lớn thường dùng, là dùng kiểm toán độc lập hoặc kiểm toán nội bộ. Tuy nhiên hai đối tượng này cũng có những rủi ro như:
- Kiểm toán độc lập sẽ làm chọn mẫu, và dùng phương pháp loại trừ nếu thấy không đủ điều kiện, thủ tục để xác định
- Kiểm toán nội bộ cũng có thể thông đồng, chủ quan, hoặc bỏ qua
Chính vì vậy, hiện nay có nhiều công ty thuê các đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán bên ngoài kiểm tra hàng năm cho doanh nghiệp.
Những doanh nghiệp này phải có nghiệp vụ kế toán chuyên môn cao, đồng thời phải có kinh nghiệm trong việc soát xét báo cáo tài chính, và có chuyên môn trong lĩnh vực doanh nghiệp hoạt động.
Ngoài ra, các thành viên trong tổ kiểm tra này cũng không có lợi ích trong đơn vị kiểm tra, họ cũng không dính dáng gì tới tiền, tài sản của đơn vị kiểm tra…
Thứ 2. Kiểm tra kỹ các khoản chi, và đừng bao giờ giao quyền lớn nhất của mình là quyền kiểm soát đồng tiền của mình, cho kế toán.
Thứ 3. Về cơ bản, lâu dài, doanh nghiệp nên xây dựng bộ máy kế toán với những quy trình, quy chế chứa đựng thủ tục, cơ chế kiểm soát và thực hiện kiểm soát nội bộ một cách hữu hiệu, nhằm phát hiện và ngăn chặn những rủi ro trong việc nhầm lẫn, thất thoát tiền và tài sản của mình.
Chia sẻ của Bùi Thị Lệ Phương
