Hôm nay xin được chia sẻ với mọi người “ cái thứ” mà tôi nghĩ là khi phân biệt chính xác thì sẽ giúp dễ dàng đọc và phân tích đúng Báo Cáo Tài Chính, báo cáo quản trị
Phân tích dòng tiền, chính sách ưu đãi, chế độ hoá đơn chứng từ, kê khai thuế, đọc luật thuế hay các văn bản pháp luật liên quan, hay dễ dàng nhận diện ra sai sót hay gian lận.
Bài viết được tóm tắt bằng một hình vẽ trên Mind Manager về một chuẩn mực kế toán 14- DOANH THU & THU NHẬP KHÁC.
Đây là một chuẩn mực mà mọi người chỉ cần hiểu đúng, dùng đúng như BẢN CHẤT nó được sinh ra với chức năng gì, nhiệm vụ gì thì hãy dùng đúng vai trò, chức năng của nó một cách chính xác sẽ dễ hiểu các công việc theo luật định hay các kiến thức khác có liên quan.
Trước khi xem và đọc hiểu cái hình ( Chuẩn mực kế toán DOANH THU và THU NHẬP KHÁC ) thì việc đầu tiên xin hãy xoá ngay 3 cái khái niệm sai lệch này:
- Doanh thu là những cái gì xuất hoá đơn thì đó là doanh thu . ==> XOÁ đi. sai rồi
- Cái gì bán ra mà trong giấy phép đăng ký kinh doanh thì mới là doanh thu, còn không có đăng ký kinh doanh thì là thu nhập khác.==> Sai rồi, XOÁ
- Hễ lập hoá đơn ra thì có Doanh Thu ==>Sai. Hễ có hoá đơn vào thì nó là chi phí, hoặc nó là Giá Vốn ==> Sai, XÓA.
Trong bài viết chia sẻ trên group Phát Triển Doanh Nghiệp mấy năm trước tôi viết thành câu văn chứ không vẽ hình như vầy. Trong đó có đúc kết 1 câu DẤU HIỆU PHÂN BIỆT nhanh Doanh Thu với Thu Nhập Khác đó là:
Để ghi nhân DOANH THU thì phải XÁC ĐỊNH chi phí để tạo ra doanh thu, còn THU NHẬP KHÁC thì không quan tâm đến có chi phí để tạo ra nó.
Khi đọc nội dung này xin mọi người lưu ý các điều kiện nêu lên phải thoả mãn yếu tố ĐỒNG THỜI. Cái cách hiểu đồng thời sẽ hình thành một tư duy hệ thống.
Sẽ khác với việc xét cái này xong đến cái kia, dù rằng xét tuần tự phải thoả mãn hết thì mới được. Đó là cách của tôi, mọi người có thể theo cách khác, cách đó sẽ không cùng mach suy nghĩ của bài viết.
Cái nữa là cần hiểu đúng nghĩa của từ ĐIỀU KIỆN – Ở đây từ điều kiện là muốn đề cập đến tình huống, hoàn cảnh mà ta xem xét có thực hiện công việc ghi nhận DOANH THU hay không?
Ghi nhận doanh thu vào sổ sách kế toán tức là ghi nhận một con số. Thì điều kiên ở đây xem xét đó chính là con số được ghi vào khi đã xem xét nó có thoà mãn các điều kiện hình thành chưa.
Để xem xét, để có con số để ghi nhận thì cần phải xem các tài liệu khác liên quan. Trong đó có thể là xem HỢP ĐỒNG MUA BÁN HHDV, xem hoá đơn để coi có phải là thời điểm ghi nhận Doanh thu chưa.
Trong một giới hạn trường hợp đơn giản nào đó thì sẽ đúng, nhưng cách tư duy như vầy sẽ sai thực tế rất nhiều và việc xử lý công việc sẽ trở nên bị động, rối, và rất khó giải quyết, khó tư duy.
Theo đó, cách làm việc sẽ phải phục vụ cho thủ tục, phục vụ cho quy trình, trong khi thủ tục và quy trình phải phục vụ cho mình, cho công việc.
Vì sao tôi nêu lên điều này? Giả định cho việc tư duy là để xem xét có ghi nhận doanh thu hay chưa thì lấy hợp đồng ra để xem xét, rồi đối chiếu điều kiện ( tức hiện trạng, hoàn cách lúc xem xét ) là ghi nhận đúng con số và thời điểm ghi nhận doanh thu đi.
Các bạn thử hình dung tình huống thực tế hoạt động kinh doanh đi, đâu phải lúc nào cũng có hợp đồng, và đâu phải việc thực hiện hợp đồng lúc nào cũng diễn ra đúng như đã thoả thuận đâu.
Có khi thời điểm đó có rất nhiều thay đổi hợp đồng, cần làm nhiều thoả thuận, nhiều phụ lục khác để thực hiện tiếp, trong đó sẽ có ảnh hưởng đến việc xem xét. Thế nhưng lại căn cứ trên hợp đồng thôi không là căn cứ để ghi nhận.
Hơn thế nữa, nếu cách tư duy mà căn cứ trên hợp đồng để xem xét và ghi nhận doanh thu sẽ dẫn đến việc hiểu sai : Hợp đồng là một Chứng Từ Gốc ( Tức sẽ Hợp đồng sẽ là căn cứ để ghi sổ kế toán- đây là một cách tư duy sai.
Vì Hợp Đồng là một thoả thuận, được điều chỉnh bởi Luật Dân Sự, Luật Thương Mại. Còn chứng từ để ghi sổ kế toán lại được điều chỉnh theo Luật Kế Toán và một số quy định luật chuyên ngành liên quan như Thuế, Bảo Hiểm, Hải Quan, Luật Ngân Sách . v. v…).
Một lý do khác không nên tư duy theo cách đó, vì ngoài việc không ký hợp đồng thì sẽ có những tình huống kế toán thực hiện sai quy định như bỏ sót doanh thu, không ghi nhận doanh thu và cũng không lập hoá đến khi phát hiện cần xử lý; hoặc tình huống không có hoá đơn để lập, không có hợp đồng mà thực tế có đủ điều kiện để ghi nhận doanh thu…
Lúc đó sẽ rất lúng túng trong cách xử lý sai sót, hay lúng túng khi có những hoạt động khi có sự thay đổi.
Ví dụ như: Đến cuối kỳ có một khoản có đủ điều kiện để ghi nhận doanh thu và phải lập hoá đơn để tính thuế GTGT, tính thuế TNDN nhưng vì một lỗi gì đó. Chẳng hạn như Công Ty quên nộp thuế nên bị lập biên bản và không được sủ dụng hoá đơn nữa.
Như vậy nếu theo tư duy đó sẽ phải căn cứ theo hợp đồng, căn cứ theo hoá đơn rồi thấy định đủ điêu kiện ghi nhận doanh thu mới ghi doanh thu thì lúc này không có hoá đơn hợp pháp.
Như vậy tự nhiên dẫn đến cách xử lý là không có hoá đơn nên không ghi nhận doanh thu được ( đây là một kiểu hiểu và nghĩ hết sức sai và dẫn đến hậu quả nặng nề do cách giải quyết; đã vậy công việc tồn đọng và dắt dây dây dưa).
Thế là doanh nghiệp thường để con số doanh thu sang kỳ sau để cho khớp với ghi nhận trên hoá đơn.
Cái này cần tách bạch ra, cách suy nghĩ gom chung kế toán và thuế nhồi vào để ra một cái hổn hợp sẽ dẫn tới bị rối, công việc phải xử lý nhiều do bị động.
Trước đây khi sự việc Nguyễn Kim bị truy thu thuế và bị phạt kê khai sai, rất nhiều bài viết dẫn văn bản quy định để nói trốn thuế khác kê khai sai.
Các bài viết dẫn văn bản nhưng người đọc vẫn lờ mờ không rõ được cái bản chất nhìn ra để xác định không quy tội trốn thuế được là gì ( vì ai cũng có thể nhìn thấy động cơ trốn thuế thì NTT hầu như luôn có, nhưng vì sao có khi bị phạt trốn thuế, có khi phạt kê sai khai).
Tôi có nêu câu hỏi này nhưng không ai chỉ ra mà cho rằng tôi bị hâm. Vì sao tôi nêu lại cái vụ này. Tôi nghĩ chắc có khi nào đó có ai cũng sẽ nghĩ rằng:
Cũng bị truy thu số tiền thuế đó nhưng tại sao cách xử phạt lại khác nhau, rồi tự nhiên sẽ nghĩ là “chi tiền” để không bị phạt tội trốn thuế. Và chính mẫy cái chỗ này đây có lúc là “đục nước béo cò”.
Cái khác nhau để tránh không bị phạt trốn thuế ( vì xét hành vi chứ không xét động cơ), đó là cứ ghi sổ sách đầy đủ, rồi tính toán nghĩa vụ đầy đủ theo quy định.
Hoá đơn chưa lập thì việc xử lý chỉ là thủ tục. Như vậy các công việc khác đủ điều kiện thì vẫn tiến hành bình thường – tức hoá đơn, thuế đồng có hay không thì về mặt kế toán nếu đủ điều kiện để ghi nhận doanh thu thì ghi nhận doanh thu, nếu có thuế gì thì tính thuế đó kê khai số tiền phát sinh để nộp mà trên kê khai hoá đơn sử dụng cũng không có.
Cách xử lý này sẽ giải quyết được các công việc liên quan đến sổ sách, đến các thứ. Nó chỉ tồn đọng việc thủ tục theo quy định thôi.
Nếu có sai thì chỉ sai duy nhất việc lập hoá đơn không đúng thời điểm thôi, mà cái lỗi này thì có khi còn tuỳ hoàn cảnh để xem xét. Khi giải trình chỉ cần cũng rất đơn giản.
Tôi nêu hơi dài dòng chỉ để giải thích vì sao tôi hay đỏi hỏi điều chỉnh cách tư duy. Bởi vì chỉ khác một chút thôi sẽ có cách ứng xử và xử lý rối lên rất nhiều.
Nhắc lại: Doanh thu & Thu nhập khác cần phân biệt rõ ràng.
Ghi chú để nhắc lại trong một bài viết khác : Doanh thu, Chi Phí, Thu nhập khác trong từng mẫu biểu báo cáo thuế cần hiểu cho chính xác.
Trong một số tài liệu chia sẻ trên mạng tôi thấy nội dung chia sẻ thời điểm ghi nhận doanh thu kế toán, trên đó vẽ 3 điểm để thể hiện 3 thời điểm để ghi nhận Doanh thu kế toán trên 1 mũi tên.
Ba thời điểm đó được cho là phương thức thanh toán
- Thời điểm giao hàng
- Hoàn thành dịch vụ
- Thời điểm thu tiền
Theo tôi thì cách trình bày nội dung hay hiểu như vầy không ổn cho cách tư duy. Cái mũi tên dễ cho hiểu nó là sự tuần tự trước sau.
Có những thứ đồng thời thì lại ghi tuần tự, có những thứ cần phải tách bạch ra để quan sát nắm hiểu kỹ rồi mới cho nó cùng nhau được, không thể tự nghĩ theo ý mình mà gộp nó lại, hoặc tách nó ra.
Cảm ơn mọi người đã đọc bài viết này.
Trong phạm vi một bài viết tôi không thể nói hay cho ví dụ để cho thấy công dụng như phần mở đầu đã nêu, nhưng hy vọng có thể gợi ý gì đó cho những ai chưa biết nhiều về “ con số biết nói” khi làm việc.
Chia sẻ của Bùi Xuân Thắm
