Thông thường các doanh nghiệp SME khi sinh ra chưa có quy trình, hoạt động một thời gian thì nhận thấy để ổn định, để giao được công việc cho người khác, để thoát ra khỏi doanh nghiệp một và muốn lớn lên phải có quy trình làm việc thì mới tự động hoá tổ chức được.
Khi đó mới bắt tay vào xây dựng quy trình làm việc.
Nhưng thật tiếc, 10 ông chủ tôi gặp thì có đến 9 ông bảo: Anh xây mãi mà không được vì rất nhiều lý do khác nhau nào là bận nhiều việc quá cứ xây nửa chừng thì bỏ, nào là anh vẽ quy trình rồi đó nhưng chúng không áp dụng…
Tôi chia sẻ với họ là tôi đã xây được, và chỉ cho các ông ấy cách nghĩ về việc xây quy trình. Rồi cả 7 trên 9 ông còn lại đã xây thành công.
Thực ra chả có gì gọi là bí kíp cả các bạn, sau khi hiểu doanh nghiệp cần phải có quy trình, tôi bắt tay xây dựng cùng toàn thể cán bộ nhân viên của mình.
Trung thực là tôi cùng phải loay hoay nhiều cách mới xây dựng xong, nay tôi dùng status này để chia sẻ cùng mọi người cái cách mà tôi tư duy khi xây dựng quy trình như sau:
Tôi nghĩ một cách đơn giản, QUY TRÌNH LÀ BIỂU HIỆN BỀ MẶT CỦA DÒNG LƯU CHUYỂN THÔNG TIN trong tổ chức. Vậy để xây được quy trình cần tuân thủ hai nguyên tắc sau:
Thứ nhất. Phải thiết lập được mô hình tổ chức cụ thể: Có phân cấp ủy quyền rõ ràng nghĩa là cần cụ thể hoá được từng công việc ở từng vị trí, từ đó mà xác định được mối liên kết ảnh hưởng giữa các cá nhân, giữa các bộ phận liên quan.
Khi vẽ ra được bức tranh ảnh hưởng giữa từng cá nhân, giữa từng bộ phận có nghĩa là ta đã thiết lập xong dòng thông tin trong doanh nghiệp. Việc xây dựng quy trình chỉ là việc văn bản hoá các mắt xích đó mà thôi.
Thứ 2. Những người liên quan đến mắt xích là người viết xuống quy trình, cải tiến cách làm thì cải tiến lại quy trình đó chứ không phải ban giám đốc hay cán bộ quản lý viết.
Người làm trực tiếp mới là người hiểu rõ nhất các đầu việc, các mối tương tác mình cần thực hiện để hoàn thành công việc
Việc của các Lãnh đạo trong SME lúc này chỉ là: tạo động lực, quan sát ở góc độ KHÁCH QUAN để hỗ trợ các đồng sự cấp dưới xây hoàn chỉnh quy trình và cũng là nhìn lại các phương thức làm việc ở từng điểm nối, xem chỗ nào chưa ổn thì hỗ trợ cho họ nhận ra và điều chỉnh lại cho hiệu quả!
THÀNH QUẢ CỦA VIỆC XÂY XONG QUY TRÌNH CHÍNH LÀ XÓA BỎ BỚT NHỮNG CHỖ CHƯA ỔN, CÒN RỐI RẮM, CHƯA HIỆU QUẢ TRONG TỔ CHỨC.
Cảm ơn bạn đã đọc, chúc các bạn xây dựng thành công.
Chia sẻ của Phạm Văn Huy
