Mục lục
Năm 2015, tôi có cuộc hẹn gặp một ông chủ doanh nghiệp, công ty của anh không phải quá lớn, nhưng anh là thế hệ đàn anh và là bạn với “sếp tổng” của tôi. Anh đang xem xét đầu tư vào công ty mà tôi đang quản lý, vốn là một công ty con trong tổ chức doanh nghiệp của sếp tôi. Vì vậy, tôi đến gặp anh để giới thiệu chi tiết về công ty con này, theo yêu cầu của sếp mình.
Sau khi trao đổi một số điểm về nguồn vốn, tài sản hiện có, định hướng kinh doanh. Anh hỏi tôi:
- Sao em lại lựa chọn từ vị trí khác chuyển sang làm quản lý công ty mới này?
- Tôi trả lời: Em quản lý công ty này theo yêu cầu của sếp tổng nhà em.
- Anh nhíu mày, hỏi ngược: Thế em kinh doanh là vì đam mê của em hay vì được phân công?
- Tôi đáp lại: Em làm vì được phân công. Nếu để tự em lựa chọn có thể em sẽ không làm mảng này.
Anh chủ doanh nghiệp trước mặt tôi cười, có chút châm biếm câu trả lời của tôi. Tôi cũng mỉm cười và bảo anh:
Em biết rõ anh mong chờ câu trả lời rằng em nhận quản lý mảng này vì đam mê, nhưng đó không phải là sự thật. Anh cũng đừng vội cười mà cho rằng, cứ làm vì đam mê thì sẽ tốt, còn làm vì phân công thì sẽ dở. Bởi vì em học nghề và làm nghề quản lý chuyên nghiệp, chuyên làm theo yêu cầu của người khác.
Vốn dĩ làm theo nhiệm vụ không có gì là không tốt. Tuy làm theo nhiệm vụ, nhưng khi đã nhận lời, em hết mình với công việc này còn hơn cả ông sếp của em, tận tụy như đó là con đẻ của em, như vậy chẳng có gì là không tốt.
Ngược lại, có những người đang làm chủ doanh nghiệp của chính mình, kinh doanh cho chính mình mà họ làm ăn bê bối, không uy tín, không nghiêm túc thì đó mới thực sự là điều đáng xấu hổ.
Tôi không rõ cách nói chuyện của mình có quá thẳng thắn và làm phật ý đàn anh không, nhưng cá nhân tôi không hề cảm thấy đắn đo khi phải nói ra sự thật theo đúng bản chất của vấn đề.
Một xã hội xây bởi những bức tranh đẹp
Tôi có cảm tưởng người Việt Nam đã bị ăn sâu bởi lối suy nghĩ về cái vẻ ngoài đẹp đẽ quá lâu đời, và bây giờ nó tiếp tục ảnh hưởng vào trong tư duy kinh doanh và lối sống của những người làm chủ doanh nghiệp.
Đã mang tiếng là doanh nhân thì phải đi xe sang, phải ngồi ghế hạng thương gia, phải có phòng làm việc to và sang trọng…v..v Tôi cũng không lấy làm lạ trong số các môn thể thao, có rất nhiều môn hấp dẫn và tốt cho sức khỏe, nhưng người ta cứ phải đổ xô nhau đi chơi golf và quần vợt.
Đối với xã hội, người ta thường coi là tính sĩ diện hão, nhưng trong bài viết này, tôi không phê phán tính cách con người hay văn hóa sống, mà đi sâu vào ảnh hưởng của nó trong hoạt động quản lý doanh nghiệp.
Sự thật là nhiều doanh nghiệp Việt cũng được xây bởi một bức tranh đẹp nhưng không thực tế. Xin ví dụ, khi xem xét báo cáo tồn kho của các đơn vị sản xuất, bạn sẽ thấy rất nhiều đơn vị cả năm không có một phiếu nào có nội dung là “bị mất”, “bị thất lạc” hay “bị nhầm lẫn”. Điều này tưởng chừng như là tốt đẹp, nhưng thực ra nó ngầm phản ánh tình trạng số liệu có thể đang xa dần với thực tế.
Ngược lại, các doanh nghiệp tháng nào cũng có báo cáo về tình trạng mất mát, thất lạc, nhầm lẫn… hóa ra lại là các công ty đang quản lý rất chắc chắn dữ liệu tồn kho, và thông tin trên sổ sách trùng khớp với tình hình thực đang diễn ra.
Chúng ta đều biết các doanh nghiệp, nhất là sản xuất không dễ gì tránh khỏi hoàn toàn sự sai sót, nhầm lẫn trong vận hành. Đối với chúng tôi, đôi khi sai sót đó nhỏ như cái kim, cái cúc áo, nhưng cũng có khi nó là cả tấn hàng hóa bị sai mã, nhầm giá bán…, các doanh nghiệp khác cũng vậy.
Trong hai bức tranh ở phía trên, có một bức tranh đẹp, nhưng không đúng với sự thật, sẽ rất nguy hại cho chúng ta nếu tin tưởng vào bức tranh này, vì với dữ liệu sai, nhà quản lý rất dễ đi đến quyết định sai. Bức tranh còn lại tuy hơi méo mó, xấu xí, nhưng nó lại giúp nhà quản lý biết rõ thực trạng doanh nghiệp, và từ đó đưa ra những biện pháp tốt để cải tiến hoạt động của công ty.
Thói quen sống với bức tranh đẹp đôi khi bắt nguồn từ sự thiếu kinh nghiệm, kiến thức, nhưng đôi khi cũng được tạo ra một cách có ý thức từ văn hóa “chú trọng mặt mũi” và sợ người khác coi thường mình.
Tôi có một anh bạn thân làm về lĩnh vực kiến trúc và xây dựng. Anh cho biết trong ngành của mình, tỷ lệ sai hẹn về công trình nhà ở rất cao, lên đến 80% hoặc hơn nữa, có thể nói là rất hiếm công trình nhà ở được thực hiện đúng hẹn từ cả hai phía.
Phong cách chung của dân kiến trúc và hứa hẹn về tiến độ để có hợp đồng, sau đó sẽ kêu bận, kêu nhiều việc, kêu thiếu thợ… để delay tiến độ sau. Ngược lại phía khách hàng cũng chẳng vừa, họ cũng hứa hẹn sẽ trả tiền sòng phẳng cho nhà thầu, nhưng khi làm xong họ lại kêu xấu, lại so sánh ép giá, kêu có việc gia đình… để không phải thanh toán tiền đúng hạn.
Có những công trình làm xong cả năm trời vẫn chưa thu được hết tiền. Nó như đã trở thành một mô-típ chung cho cuộc rượt đuổi giữa hai bên. Nhưng khi mới gặp thì luôn luôn, dịch vụ tỏ ra rất chuyên nghiệp, chính xác, còn khách hàng luôn tỏ ra rất sởi lởi. Hợp đồng được soạn với những điều khoản đẹp như mơ, nhưng sau đó chỉ một thời gian sẽ chẳng ai ngó ngàng đến nó nữa.
Ngay tại văn phòng các công ty hiện nay, chúng ta dễ dàng tìm được vô số hình mẫu về những “bức tranh đẹp” treo khắp nơi, nhưng chúng không bao giờ đi vào công việc thực sự. Chúng ta quy định đi làm phải đúng giờ, làm việc phải nghiêm túc, không làm việc riêng, nơi làm việc phải gọn gàng, nhân viên phải hết mình với công việc, hết lòng vì khách hàng,… nhưng thực sự, không có mấy doanh nghiệp thực hiện được hết những quy định mà chính họ đã đề ra. Thậm chí một số quy định còn thực hiện kiểu “phong trào” được vài bữa, rồi mèo lại hoàn mèo.
Thay đổi từ văn hóa chấp nhận bức tranh thật
Bức tranh thật tuy không lung linh, đẹp đẽ nhưng có thể là chìa khóa có thể giúp bạn giải quyết nhiều vấn đề dai dẳng. Tôi biết rằng nhân viên của tôi hay đi muộn khoảng 3 – 5 phút, vì vậy tôi đã đổi giờ làm từ 8h thành 8h10p, tặng luôn cho họ 10 phút đầu tiên.
Nhưng bù lại chỉ đến muộn 1 giây, họ sẽ bị phạt nặng. Tôi chấp nhận nhượng bộ về thời gian, nhưng tôi không thỏa hiệp với sự vi phạm. Không có khung phạt cho “đi muộn ít” hay “đi muộn nhiều”, tất cả đều bị xử rất nghiêm khắc.
Biết rõ khoảng thời gian từ 13h – 14h, mọi người đều rất buồn ngủ, tương tự thế, tôi cũng cho bắt đầu buổi chiều từ 14h, mọi người sẽ có 2 tiếng ngủ trưa nhưng khi dậy phải tuyệt đối chuẩn giờ và phải tập trung làm việc ngay lập tức.
Nếu muốn số liệu tồn kho phải luôn “toàn vẹn” và chuẩn theo kiểu toán học, mỗi khi có sai sót, tôi thừa biết nhân viên kế toán hoặc thủ kho có thể phải “modify” con số cho khớp sổ, nhưng thực tế lại sai bét với hàng hóa trong kho. Thay vào đó, tôi cho phép sai số trong giới hạn nhất định và khuyến khích phát hiện sai số. Tôi chấp nhận sai số như một phần tất yếu của quy trình quản lý để đối diện và sống chung với nó.
Cứ tưởng rằng, việc này sẽ khiến nhân viên kho lơ là trách nhiệm, nhưng không hề. Nhờ thói quen “có sao nói vậy”, sai số tồn kho của công ty chúng tôi ngày càng giảm, chúng tôi phát hiện lỗi sai kịp thời hơn, khắc phục nhanh hơn và các phiếu báo mất, báo nhầm ngày càng vơi dần đi.
Sự thật thì dù bạn không đưa những cái sai, cái xấu của mình ra ánh sáng, nó vẫn cứ tồn tại chứ không hề biến mất. Nguy hiểm hơn, bạn còn không biết đến sự tồn tại của nó cho đến khi nó gây ra những hậu quả nghiêm trọng.
Nhà ông tôi có chứa sẵn gỗ tốt đề phòng ngày ông trăm tuổi, sẽ dùng làm áo quan. Gỗ đóng áo quan tốt không dễ kiếm, khi gặp nơi bán phải mua trước chứ không thể chờ đến lúc các cụ nhắm mắt mới chuẩn bị. Dù không mua gỗ, đến một ngày nào đó, vì tuổi cao sức yếu ông cũng vẫn phải ra đi. Vậy thì việc mua gỗ là sự khôn ngoan của người biết lo xa, chứ chẳng có gì gọi là xui xẻo cả.
Tôi rất thích một câu nói là “Nếu một vấn đề là không thể tránh khỏi, thì bạn không cần phải tránh”. Phần lớn các chủ doanh nghiệp coi sự sai sót, chậm trễ, nhầm lẫn là những điều tiêu cực, và xua nó đi như đuổi tà.
Mỗi lần phải nhận sai, phải bồi thường, phải xin lỗi họ cảm thấy khó chịu và luôn luôn trốn tránh. Nhưng sự trốn tránh ấy đâu có giải quyết được vấn đề, nó chẳng khác gì người ốm mà cứ giấu bệnh, đến khi bệnh nặng thì đã vô phương cứu chữa.
Từ suy nghĩ đó, người ta vẽ ra những bức tranh đẹp cho bản thân, cho nhân viên và cho khách hàng. Với bản thân, chúng ta tự đặt mục tiêu cao vời vợi, phải thành triệu phú, tỷ phú hết; với nhân viên ta chém gió về lương thưởng, về môi trường làm việc, rồi đòi hỏi họ phải trung thành, tận tụy và luôn hết mình với công việc như thể đó là công ty của họ (trong khi chính ông chủ có khi còn lơ là); với đối tác, chúng ta soạn ra những điều khoản cao siêu và mỹ miều để ký kết, rồi tất cả sẽ được bỏ vào ngăn tủ và không ai xét đến nữa.
Tất nhiên, chúng ta có quyền hướng đến sự chuyên nghiệp và nên hướng đến sự chuyên nghiệp. Sẽ rất ổn nếu bạn vẽ được một bức tranh đẹp và kiên quyết làm nó đến cùng. Ở đây tôi muốn nói đến những bức tranh mà chúng ta ngay từ khi vẽ ra đã biết thừa nó “chỉ dùng để làm cảnh” và chỉ tồn tại trên lý thuyết mà thôi. Ta biết, nhân viên biết, đối tác biết, khách hàng cũng biết, nên chẳng ai tuân thủ nó nghiêm túc cả.
Cách đây ít lâu, các thành phố lớn ở nước ta có phong trào rất nổi là “chỉnh trang vỉa hè”. Sau vài tuần rầm rộ, kết quả thế nào ai cũng thấy rõ. Làm bất cứ thứ gì, chúng ta cũng muốn nó là bức tranh đẹp (với tiêu chí như đất nước Singapore), và phải đẹp ngay lập tức.
Nhưng sự thật vẫn là sự thật, tôi thiết nghĩ sẽ hay hơn nếu người ta vẽ ra một bức tranh không quá đẹp, nó bình thường, giản dị nhưng phù hợp với chúng ta và chúng ta có thể làm thành công hơn so với tuyệt đối hóa vấn đề.
Với người bạn của mình, tôi đã khuyên anh thay đổi nội dung hợp đồng, cho phép cả hai bên đều có một giới hạn nhất định cho sự chậm trễ về tiến độ, nhưng phải đảm bảo rằng nó khả thi và luôn được thực hiện chính xác, còn hơn một hợp đồng tiêu chuẩn cao nhưng bị bỏ qua khi thực hiện. Việc ấy vừa đỡ lãng phí, vừa tạo tâm lý thoải mái cho cả đôi bên khi tiến hành công trình.
Nhìn thẳng vào bức tranh thật, sống chung với nó, không có nghĩa là chúng ta chấp nhận đầu hàng nó. Nhưng chỉ khi dám dũng cảm đối diện với sự thật, chúng ta mới có đủ thông tin và đủ năng lực để khắc phục nó.
Hành trình sửa đổi cho đẹp rất dài, nhưng nó không bao giờ thành công nếu bạn không dám nhận mình còn xấu. Sự tô vẽ, màu mè và lý thuyết hóa, mới đầu có thể đẹp đẽ, nhưng sau đó lại khiến đối tác mất niềm tin vào bạn, nhân viên không phục bạn, và chính bạn mắc kẹt vào những tuyên bố của mình mà thôi.
Tôi biết việc này không hề dễ, vì chúng ta được đào tạo từ bé bởi những hình mẫu đẹp. Tôi còn nhớ trong chương trình hình học phổ thông từng được học về đường thẳng Euler. (Dành cho những anh chị nào đã quên nó, nhà toán học Euler đã chứng minh được rằng trong tam giác không đều thì 3 điểm trọng tâm, trực tâm và tâm đường tròn ngoại tiếp cùng nằm trên một đường thẳng).
Khi ấy, thầy giáo sẽ nêu định lý, rồi vẽ mẫu để minh họa. Tụi học sinh chúng tôi ở dưới hì hụi vẽ, dù vẽ thế nào 3 điểm đó cũng không chịu thẳng hàng, tuy nhiên vì thầy bảo thẳng hàng, chúng tôi đành phải cố “nắn” cho nó thẳng.
Có đứa khôn gióng sẵn bằng bút chì để “nắn” trước khi vẽ thật, nhưng có đứa lỡ vẽ ra mất rồi, đành chấm vào 3 điểm ấy 3 cái chấm thật to, để cố “lượn” cho nó thẳng nhau. Rốt cuộc vẫn chẳng ai biết nó có thẳng nhau thật không, nhưng phải cố làm cho có vẻ “đúng lý thuyết”.
Chúng ta cũng được nghe hàng ngày những báo cáo thành tích, những số liệu thống kê, mọi thứ đều tốt đẹp, tốt đẹp và tốt đẹp. Tất cả khiến chúng ta tin rằng nó là hình mẫu duy nhất đáng để theo đuổi, bất chấp sự giả tạo của nó.
Thực tế là người khôn họ vẽ ra 6, nhưng họ làm được 8, 9. Còn chúng ta vẽ ra điểm 10 tròn trịa, nhưng làm chỉ có 3, 4 như một lối mòn cố hữu.
Vậy thì, với các anh chị, chúng ta sẽ chọn bức tranh nào cho doanh nghiệp của mình? Bức tranh “đẹp” hay bức tranh “thật” ?
Chia sẻ của Chu Ngọc Cường
