Mục lục
Nếu trước đây bạn họp 3-4 tiếng thì áp dụng phương pháp này chỉ cần họp 30p thôi mà hiệu quả X2,X4
Phần 1: Phương pháp Họp & Tổ Chức Công Việc HIỆU QUẢ dành cho Sếp & Quản Lý
Hôm nay nhân dịp Thứ 2, chắc chắn AE đang họp SML, mình sẽ chia sẻ bí quyết của mình họp giải quyết công việc của 9 doanh nghiệp mà mình đang quản trị và cố vấn chỉ trong 2 ngày Thứ 2 và 3.
Trước đây Giang được mệnh danh là Thánh Họp do 1 tuần 7 ngày thì họp hết mẹ 6 ngày. Nên mình rất hiểu tâm lý các Sếp Việt Nam tại sao THÍCH HỌP:
- Do trong lúc họp bạn thể hiện được uy quyền nói gì cũng đúng
- Thích được lắng nghe lúc đó bạn cảm giác mình như một vị thần.
- Đa phần chủ doanh nghiệp làm việc không có kế hoạch, nên từ buổi họp để review lại các công việc – kết quả đã thực hiện
- Không nắm bắt được chi tiết công việc cụ thể của nhân sự triển khai nên họp để hỏi
Một mặt ngược lại nhân viên lại rất ghét họp, nghe họp là thấy mệt. Tại vì cảm giác được rằng cứ họp hoài – họp mãi – họp hết cả giờ làm.
Một cuộc họp dự kiến trong vòng 45 phút nhưng trên thực tế kéo dài đến 4 tiếng.
- Sau khi kết thúc cuộc họp
- Vẫn không biết cần phải làm gì?
- Làm ra làm sao?
- Ai là người chịu trách nhiệm?
Và kết quả là tuần sau, tháng sau sẽ nói lại câu chuyện đó.
Như vậy giải pháp là gì?
Dựa trên kinh nghiệm đã từng tổ chức hàng ngàn cuộc họp mà 90% trong số đó là không hiệu quả
Mình đề xuất AE chủ doanh nghiệp tổ chức cuộc họp theo quy trình sau:
Bước 1: Trước khi họp người họp, người chủ trì cuộc họp bắt buộc phải liệt kê Cụ thể – Chi tiết
- Mục tiêu cuộc họp này đó là gì?
- Thời gian họp
- Thành viên tham dự là ai?
- Những công việc chính sau khi họp cần phải thực hiện là gì?
- Gửi cho tất cả người tham gia buổi họp hôm đó, cập nhật bổ sung, chuẩn bị nội dung của mình trước khi họp
Bước 2: Trong khi họp xác định
- Các công việc con là gì?
- Ai là người thực thi?
- Đứa nào chịu trách nhiệm chính ( thường là sếp :))) nên nếu việc không hoàn thành thì lôi thằng chịu trách nhiệm ra xử chứ ko phải thằng thực thi)
- Deadline & ghi chú
Bước 3: Sau khi họp
Người chịu trách nhiệm có nhiệm vụ Follow và nhắc người thực thi cập nhật trạng thái các công việc
Rất dễ dàng đúng không nào! Và chỉ cần vậy thôi
Đây là một phương pháp rất là đơn giản nhưng nếu áp dụng đúng triệt để thì anh em sẽ thấy các cuộc họp rất có giá trị.
Vì thay vì phải tốn 4 tiếng đồng hồ thì giờ chỉ tốn có khoảng 40 phút để xử lý tất cả mọi thứ.
Và chất lượng sẽ hơn hẳn so với khi AE họp mà cả sếp và nhân viên điều trong trạng thái bị động, không biết sẽ họp những cái gì và cần đạt được cái gì.
Rồi lần họp sau, AE sẽ họp lại những nội dung đã checklist trước đó. AE sẽ nắm rõ được công việc đã đi tới đâu, hoàn thành hay chưa, hoàn thành rồi thì kết quả là gì
Nếu chưa hoàn thành thì tại sao và người chịu trách nhiệm phải giải trình và đưa ra kế hoạch sắp tới.
Lúc này AE điều phối cuộc họp sẽ cực kỳ nhẹ não và hiệu quả
Chia sẻ của Nguyễn Tùng Giang
