Series: Quản lý Dự Án Truyền Thông Bằng Nền Tảng Smartsheet – Framework P.O.E.M. Trong Quản Lý Dự Án Là Gì? – Phần 1

Góp ý
cho chúng tôi

Mục lục

Giới thiệu framework P.O.E.M. trong quản lý dự án

Hầu hết các dự án đều có thể quy về 4 bước cơ bản:

Plan: hoạch định/ lập kế hoạch
Organize: thu xếp/ điều phối
Execute: thực thi/ triển khai
Measure: đánh giá/ đo lường (thường ít được chú ý đúng mức)

Điều thú vị là framework P.O.E.M. (“bài thơ”) nêu trên cũng có thể áp dụng vào mọi việc trong cuộc sống hàng ngày, chứ không chỉ riêng việc quản lý dự án.

Ở bước Plan, có 1 kỹ thuật gọi là “HÌNH DUNG tương lai để THÔI THÚC hiện tại”:

1. Hình dung ra kết quả mong muốn;
2. Nhìn ngược về hiện tại;
3. Đặt ra các milestones, timelines cụ thể;
4. Lập to-do list/ checklist;
5. Thu thập các thông tin cần thiết;
6. Dự đoán sự cố và rủi ro có thể xảy ra để tìm cách ngăn chặn, có phương án backup.

Bối cảnh khi quản lý dự án tại Client side

Bộ phận Truyền thông (Media team) của phòng Nhãn hiệu (Brand team) thường xuyên phải làm việc với các Nhà Cung cấp (Agency/Supplier) trong 1 dự án/chiến dịch truyền thông (campaign).

Có những campaign đặc thù, Media team phải làm việc cùng lúc với nhiều Agency cùng với khối lượng task rất lớn.

Trong bối cảnh nêu trên, Media team cần thể hiện được vai trò “tổng thầu”, vừa đối nội (kết nối nội bộ Media team với các Brand PICs của Brand team) vừa đối ngoại (kết nối Media team, Brand PICs với các Agency để đảm bảo các bên “on the same page”).

Mặc dù các bạn trong Media team đã được biết đến các biểu mẫu quản trị dự án (được nhắc đến trong khóa học “Managing Up and Across: Kỹ năng Làm việc với Cấp trên và Đồng nghiệp” hoặc khóa học “Quản lý đa nhiệm” trên BrandCamp – BrandsVietnam), tuy nhiên đến lúc cần có 1 nền tảng/ công cụ cụ thể để ứng dụng thực tế thì các bạn lại bối rối.

3 yếu tố quan trọng khi quản lý dự án

Có 3 yếu tố quan trọng khi quản lý dự án:
- WORKING WAY: Cách thức phối hợp giữa các bên liên quan;
- ACTION PLAN: Bảng phân bổ các tasks & subtasks với nhân sự và timeline chi tiết (Trả lời được 3 câu hỏi cơ bản: Việc gì? Ai làm? Khi nào xong?);
- REPORT (WEEKLY/DAILY): Báo cáo (Tuần/Ngày).

Về WORKING WAY, cần có 2 buổi họp PRE-KICKOFF MEETING dành cho 2 mục đích:
- ĐỐI NỘI (kết nối nội bộ Media team với các Brand PICs của Brand team): Để đảm bảo tất cả person in charge trong 1 campaign Media (PR & Digital) nắm đủ & đúng thông tin, SOW đồng nhất, chính xác trước khi triển khai dự án. Có 3 thông tin cần thông qua:
  - Go through toàn bộ thông tin campaign về: thông tin sản phẩm, thông điệp campaign & các Angles/Keywords chính;
  - Go through toàn bộ hạng mục campaign: material preparation, paperwork, process, report;
  - Ready công cụ communicate, monitor.
- ĐỐI NGOẠI (kết nối Media team, Brand PICs với các Agency để đảm bảo các bên “on the same page”): Để đảm bảo từng bên Agency nắm rõ SOW, các mục tiêu & những yêu cầu của dự án, thông điệp cần truyền thông, các guideline cần tuân thủ.

Ngoài ra, cần thống nhất 2 nơi:
- 1 nơi có chức năng “Shared to-do list (ACTION PLAN)” – liệt kê tất cả các tasks/subtasks của dự án, owner & timeline thực thi của từng task;
- 1 nơi có chức năng “REPORT (WEEKLY/DAILY)” – cần được cập nhật thường xuyên liên tục cho các Brand PICs, cũng như cho phép Media team & các Agency nhanh chóng biết được điều gì đang diễn ra.

Xem thêm bài viết: Framework P.O.E.M. Trong Quản Lý Dự Án Là Gì? – Phần 2

Chia sẻ của Nguyễn Đức Minh Tâm

Bài viết này có hữu ích với bạn không?

Click vào một ngôi sao để đánh giá bài biết!