Mục lục
Hãy thử tưởng tượng nếu không có hệ thống kiểm soát nội bộ, làm thế nào để người lao động không vì quyền lợi riêng của mình mà làm những điều thiệt hại đến lợi ích chung của toàn tổ chức, của ban giám đốc?
Làm sao quản lý được các rủi ro? Làm thế nào có thể phân quyền, ủy nhiệm, giao việc cho cấp dưới một cách chính xác, khoa học chứ không phải chỉ dựa trên sự tin tưởng cảm tính? Một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh sẽ giúp bạn đạt được những mục tiêu trên.
Trong hoạt động kinh doanh hàng ngày của doanh nghiệp , hoạt động mua bán diễn ra thường xuyên bắt đầu từ nhu cầu của bộ phận sử dụng. Vấn đề đặt ra là nếu không thiết lập quy trình, quy chuẩn, lưu đồ kiểm soát quá trình mua hàng thì rủi ro gì sẽ xảy ra?
Tại khâu mua hàng
Rủi ro thường xảy ra là phòng mua yêu cầu mua hàng không đúng nhu cầu của phòng phát sinh, mua không đúng hàng
Ví dụ: đề xuất mua sách nhưng gọi nhầm bút, đề xuất mua loại quy cách 500mg nhưng gọi nhầm loại 100mg); rủi ro không mua đúng nhà cung cấp, nhân viên mua hàng nhận hoa hồng từ nhà cung cấp và gửi giá cao hơn so với thực tế mua; rủi ro số lượng thực tế mua có sự chênh lệch so với số lượng trên chứng từ.
Hàng nhập về không đúng tiến độ sản xuất; không đủ khả năng chi trả nhà cung cấp khi đến hạn hay trả tiền quá sớm do không lập kế hoạch dòng tiền; trả nhầm tiền cho NCC (đáng lẽ phải trả ông A thì kế toán lập lệnh trả ông B); sai sót trong ghi chép đối chiếu giữa bộ phận kế toán, bộ phận mua hàng và thủ kho, nhà cung cấp (do khi đối chiếu chỉ từ một nguồn dữ liệu của kế toán).
Nhân viên trung thực
Dù bản chất của nhân viên là trung thực nhưng ai cũng có lòng tham, và sự tham lam nổi lên khi bạn tạo điều kiện cho họ: do kiêm nhiệm nhiều, do phân quyền và quy trình mua hàng không rõ ràng, phát sinh chi tiêu cá nhân,
Nếu doanh nghiệp kiểm soát lỏng lẻo, lòng tham của họ sẽ dễ biến thành hành động gây thất thoát tài sản. Đôi khi họ không cố ý nhưng vì được tiếp xúc với tiền, với tài sản nên cơ hội mời gọi và sai lầm trong phút yếu lòng là không tránh khỏi (cá treo miệng mèo).
Vì vậy, khi bạn nhìn thấy rủi ro thì hãy tìm cách ngăn ngừa, khắc phục rủi ro đó. Việc cần làm là thiết lập chương trình và hoạt động kiểm soát. Đó là quy trình, quy chế, quy chuẩn, tài liệu biểu mẫu kèm theo quy trình, đó là Hệ thống kiểm soát nội bộ.
Tôi xin chia sẻ quy trình mua hàng mẫu giúp bạn hiểu rõ các bước thực hiện và chỉnh sửa phù hợp với đặc thù của doanh nghiệp mình.
Cảnh báo: Quy trình trên mang tính chất hướng dẫn tham khảo, đừng vội vàng dập khuôn vào Doanh nghiệp của bạn. Hãy vận dụng linh hoạt và phù hợp với doanh nghiệp của bạn.
Lời khuyên: Tuyệt đối không copy quy trình và nắn tổ chức theo quy trình.
Chia sẻ của Hà Quỳnh
