Bán hàng – thu tiền là một trong những hoạt động quan trọng mang ý nghĩa cạnh tranh, quyết định sự tồn tại của các doanh nghiệp trong kinh doanh.
Do vậycông ty nào thực hiện xây dựng và kiểm soát tốt quy trình bán hàng và công nợ phải thu B2B (Business to Business Sales) một cách chuyên nghiệp – bài bản, thì doanh nghiệp đó có được những lợi thế nhất định.
Tuy nhiên, một thực trạng khá phổ biến hiện nay là phương pháp quản lý của nhiều công ty còn lỏng lẻo, khi các công ty nhỏ được quản lý theo kiểu gia đình, còn những công ty lớn lại phân quyền điều hành cho cấp dưới mà thiếu sự kiểm tra đầy đủ. Cả hai mô hình này đều dựa trên sự tin tưởng cá nhân và thiếu những quy chế thông tin, kiểm tra chéo giữa các bộ phận để phòng ngừa gian lận.
Đối với quy trình bán hàng: chức năng là bán hàng, thu tiền hàng và ghi nhận, báo cáo. Mục tiêu bán đúng, bán đủ, bán kịp thời, thu đúng, thu đủ, thu kịp thời (bộ phận bán hàng và kế toán kiểm soát chéo lẫn nhau).
Doanh nghiệp hãy nhận diện rủi ro và tìm cách ngăn ngừa, khắc phục rủi ro đó. Việc cần làm ngay là thiết lập chương trình và hoạt động kiểm soát. Đó là quy trình, quy chế, quy chuẩn, tài liệu biểu mẫu kèm theo quy trình, đó là Hệ thống kiểm soát nội bộ.
Cảnh báo: Quy trình bán hàng và công nợ phải thu B2B trên chỉ mang tính chất hướng dẫn tham khảo, đừng vội vàng dập khuôn vào Doanh nghiệp của bạn. Hãy vận dụng linh hoạt và phù hợp với doanh nghiệp của bạn.
Lời khuyên: Tuyệt đối không copy quy trình và nắn tổ chức theo quy trình.
Rất mong nhận được nhiều ý kiến, bình luận và bổ sung của các độc giả có hiểu biết và kinh nghiệm về vấn đề này.
Hà Quỳnh
