Mục lục
Đối mặt với giãn cách kéo dài, phải làm việc tại nhà, giao tiếp bị hạn chế, đòi hỏi phải có 1 nơi để cả sếp và nhân viên cùng nắm bắt được công việc để kiểm soát và giao tiếp hiệu quả hơn.
Một bảng tính online để liệt kê tất cả các công việc có thể là 1 giải pháp. Tuy nhiên khi nhìn vào 1 danh sách dài công việc cần làm bạn sẽ không nắm bắt được mình cần giải quyết công việc nào trước. Nếu không có 1 kế hoạch sẽ rất dễ sa lầy vào những việc ít quan trọng hơn thay vì focus những việc thật sự cần thiết.
Sự kết hợp của 1 bảng tính online để nhập liệu và Kanban là 1 lựa chọn. Kanban là gì thì bạn có thể google để tìm hiểu thêm, về hình dạng thì gồm các cột và thẻ công việc theo cột như trong hình.
Tiếp theo mình sẽ trao đổi về Personal Kanban áp dụng cho cá nhân ở công việc chuyên môn lẫn cuộc sống.
Personal Kanban giúp bạn focus
Visualize your work: nhìn được các công việc đang làm, đã hoàn thành và sắp làm, giúp bạn dễ quyết định những gì nên ưu tiên tại cũng 1 thời điểm.
Ngoài ra, bạn cũng có thể nhìn được khối lượng công việc xem có còn thời gian có các công việc khác hay không, nếu hết rồi mà sếp vẫn giao việc thì cứ xìa ra, còn nếu sếp nhìn vào đây để giao việc thì cũng sẽ hợp lý hơn.
Limit Work in Progress: từ nguyên tắc ở trên mà ra cái này, đơn giản là không nhận nhiều việc hơn những gì bạn có thể xử lý.
Làm sao để thực hiện personal Kanban hiệu quả
Theo nguyên tắc 1 cần visualize công việc, xác định xem trong công việc của bạn cần trải qua các giai đoạn nào. Mỗi người mỗi công việc đều khác nhau về các giai đoạn này. Ví dụ:
- Cơ bản nhất: Todo – Doing – Done
- Của tôi: Todo – Done – Delay – Cancel
- Của nhân sự: Liên hệ – Phỏng vấn – Offer – Không đạt thỏa thuận – Loại – Thành công
Đơn giản vậy thôi, sau khi tạo các giai đoạn trên thành các cột —> nhập liệu công việc vào và kéo công việc đó sang cột phù hợp.
Với quy tắc 2, bạn sẽ cân nhắc có nên thêm các công việc mới hay không dựa vào khối lượng công việc hiện tại.
Tips để triển khai tốt hơn
Đánh giá ưu tiên cho các công việc, ví dụ tôi đánh Gấp – Ưu tiên cao – Bình thường – Ưu tiên thấp rồi cho những công việc này nằm ở top trên.
Đừng tạo quá nhiều công việc mà mình không thể nào giải quyết được trong 1 thời gian ngắn. Nhìn đống công việc chỉ có xì chét và bất lực hong biết khi nào mới làm xong. Nên nhập các công việc theo tuần thôi
Dọn dẹp gọn gàng, những công việc nào của những tuần trước đã hoàn thành mà không cần dùng tới thì hide nó đi, chừa không gian cho những công việc đang làm để dễ tập trung hơn
Cái gì nếu mới sử dụng cũng sẽ có đôi chút khó khăn, nhưng nếu đã quen rồi thì sẽ thấy đỉnh chóp.
Chia sẻ của Nguyễn Đức Hữu
