Mục lục
Bài chia sẻ hữu ích từ Khánh Vy – cô nàng 9x tốt nghiệp Học viện Ngoại giao, sở hữu kênh YouTube & Fanpage hơn 1 triệu lượt theo dõi cùng những thành tựu đáng nể trong sự nghiệp cá nhân. Cùng Khánh Vy khám phá khái niệm “trì hoãn” & cách “sống chung với trì hoãn” nhằm đạt hiệu suất cao trong công việc nhé!
Trì hoãn là gì? what is procrastination?
Là đáng ra phải hoàn thành và làm những công việc, nhiệm vụ cần làm và nên làm, thì mình tránh nó và làm những việc khác một cách cố ý/theo một thói quen. (Putting things off intentionally or habitually). Là mình thường xuyên đây ”
Lý do mình hay trì hoãn? why do i procrastinate?
Để giảm lo lắng, căng thẳng (Stress relief): Mình phải gọi điện cho một người, nhưng mình vừa ngại vừa hơi sợ người đó, nên nghĩ tới gọi là mình đã stress hết cả lên rồi, thôi lướt Tiktok xem video mèo mấy phút đi => trốn tránh
Mục tiêu mơ hồ (Abstract goals): Mục tiêu mình muốn giỏi ngoại ngữ hay mình muốn gầy vẫn hơi chưa rõ ràng, thay vì đó “mình muốn dành thứ 2-4-6, mỗi ngày 30 phút nghe Tiếng Anh và 20 phút nói Tiếng Anh một mình, có thu âm lại”.
Khó đưa ra quyết định (Decision Paralysis): Càng nhiều sự lựa chọn, càng khó chọn. Càng nhiều sự lựa chọn giống nhau, lại càng khó chọn. Lựa chọn đưa ra rất quan trọng và cần kỹ lưỡng, càng khó chọn. Hoặc đơn giản là quá nhiều việc, không biết nên lựa chọn việc nào nên làm trước => ôm đồm mệt mỏi quá => thôi nghỉ tý => delay
Theo chủ nghĩa hoàn hảo (Perfectionism): Mình trì hoãn việc viết sách mấy tháng vì mình muốn từng trang sách phải hoàn hảo, chính xác, nhưng mình biết bây giờ mình chưa đọc nhiều, chưa nghiên cứu, và mình chưa thể làm hoàn hảo được => chưa viết => delay.
Nhưng trì hoãn không phải là – procrastination is not
Lười biếng – Laziness: Những người lười biếng, chỉ đơn giản là không làm bất cứ điều gì và cảm thấy ok với điều đó. Mặt khác, những người trì hoãn có mong muốn thực sự làm một điều gì đó nhưng không thể buộc bản thân mình bắt đầu.
Sự nghỉ ngơi – Relaxation: Thư giãn giúp mình thêm năng lượng, an yên trong người. Ngược lại, sự trì hoãn khiến mình sống trong lo âu, căng thẳng rằng còn bao nhiêu khối lượng công việc cần giải quyết. Sự thư giãn nếu có ở đây theo mình cảm nhận, chỉ là ngắn hạn và tự an ủi bản thân thế thui.
Trì hoãn đã giúp mình cái gì – what procrastination helps me with
Tăng sự sáng tạo – Increase creativity: có những hôm gần tới deadline gửi kịch bản cho khách hàng, nhưng vẫn chưa thể làm nổi, vì chưa ra được ý tưởng hay. Mình sang lướt hết các mạng xã hội, để tâm trí đi dạo lang thang (mind-wandering), làm những việc lặt vặt khác (trivial activities) và kết quả là ra được nhiều ý tưởng hay ho phết. Đương nhiên không phải lần nào cũng được vậy.
Làm việc tốt hơn dưới áp lực – Working better under pressure: Nước đến chân mới nhảy khi nào cũng mang lại cảm giác căng thẳng. Tuy nhiên, nghiên cứu cho thấy căng thẳng và hiệu suất có mối quan hệ hình chữ U ngược. Khi stress được kích thích lên một mức độ, sự hiệu quả công việc cũng được cải thiện theo. Nhưng nếu căng thẳng liên tục dẫn tới kiệt sức thì cũng hỏng nha.
“If you’re delaying out of fear, that is negative procrastination. But if you’re intentionally waiting, that’s positive. ” – Vaden
Cách để trì hoãn cho ra môn ra khoai – how to procrastinate positively?
(hoặc loại bỏ chúng, tuỳ góc nhìn của mỗi người)
Xác định stress, đối mặt với sự căng thẳng. Đếm từ 1 – 10 để phân tán thói quen và vực dậy vùng thuỳ trán (Prefrontal Cortex hay PFC) – nơi đặt mục tiêu, kế hoạch, hướng dẫn những hành động, và kiềm chế những cảm xúc. Bắt đầu làm việc trong chỉ 5 phút thôi. Vì “If you get to start doing something, 80% of you are going to keep going”.
Hiểu được đợi tới phút cuối mới làm (last minute) nghĩa là gì: là khi mình có đủ thời gian để hoàn thành một sản phẩm đúng hạn, đúng ngân sách, không ảnh hưởng đến chất lượng và không gây căng thẳng cho bản thân hoặc những người xung quanh.
Sắp xếp ưu tiên của những đầu việc: Học hỏi từ Urgent Important Matrix (Urgent – gấp gáp, Important – quan trọng).
Important và Urgent (deadlines, khách feedback, vấn đề phát sinh.. => làm ngay và luôn
Important but NOT Urgent (lên kế hoạch dài hạn, làm việc hướng tới mục tiêu, học tập và rèn luyện,… => dành nhiều thời gian cho mục này thì cân bằng tốt hơn, giảm nước tới cổ mới nhảy.
Urgent but NOT Important (họp thường kỳ, báo cáo, emails, điện thoại, yêu cầu từ người khác nhưng không liên quan tới mục tiêu của bản thân,… – chỉ ví dụ nhá) => thoả thuận lại deadline, phân công nếu có thể
Not Urgent and Not Important (lướt mạng xã hội vô thức vô định, suy nghĩ nhiều thứ lộn xộn…) => cố gắng loại bỏ dần dần và nhiều nhất có thể.
Quản lý năng lượng (Energy management): Sẽ có những thời điểm trong ngày mình sảng khoái và phù hợp để làm việc => tạo thành thói quen làm trong khoảng thời gian đó xuyên suốt.
Làm việc dễ nhất trước, việc khoai nhất sau (eat the frog last)
Tạo deadline cho từng việc nhỏ thay vì cả một nhiệm vụ lớn: ví dụ thay vì deadline cho cả một sản phẩm video, thì lập deadline riêng cho việc nghiên cứu – tham khảo; kịch bản; quay; dựng; upload,… Từng việc nhỏ một.
Zậy đó, cảm ơn mọi người, và mình đồng cảm cùng các bạn, team trì hoãn nhưng chúng mình có thể thay đổi nó thành một hướng tích cực hơn, từ từ và cùng nhau nhá! Bớt tự dằn vặt bản thân nữa
Tổng hợp và chia sẻ của Khánh Vy
