Mục lục
Chắc hẳn những shop trong group mình đều hay gặp phải những vấn đề về vận hành như in đơn trùng, giao hàng cho đơn vị vận chuyển bị thiếu hoặc dư, không nắm chính xác thời gian giao nhận từng đơn hàng để đảm bảo chỉ số vận hành…
Hôm nay Tuấn chia sẻ với mọi người cách bên Tuấn kiểm soát việc giao nhận thông qua Excel.
File quản lý đơn hàng Tuấn sử dụng được viết ra phù hợp với các bạn đang có số đơn từ 100 đơn hàng/ngày (Ít hơn các bạn có thể quản lý bằng tay sẽ hiệu quả và đảm bảo chính xác, nhanh chóng).
Dung lượng xử lý tối đa của file này mặc định là 1000 đơn, nếu vượt quá số lượng đơn trên các bạn có thể cấu hình lại để nâng cấp file lên theo số lượng mong muốn.
File chỉ là gợi ý cho một phương pháp quản lý đơn hàng tại shopee, bạn có thể mở rộng ứng dụng file tại tất cả các platform mà bạn hoạt động.
Hiện tại có nhiều phương pháp hỗ trợ việc này vì thế nếu bạn nào hiện đã và đang có những công cụ quản lý hiệu quả hơn hoặc có phần mềm quản lý chuyên nghiệm, đã có quy trình vận hành rồi xin vui lòng chia sẻ thêm thông tin và góp ý cho các shop khác tham khảo hoàn thiện hơn.
Việc kiểm soát đơn hàng phụ thuộc vào nhiều yếu tố sao cho ảnh hưởng ít nhất đến điểm vận hành của gian hàng. Bằng nhiều cách khác nhau
Các bạn có thể thiết lập quy trình phù hợp với gian hàng và tính chất sản phẩm của bạn để vẫn đảm bảo chỉ số vận hành của shopee hằng tuần mà gây áp lực ít nhất đến bộ phận xử lý đơn hàng và đóng gói hàng hóa.
Tuy nhiên một trong số các yếu tố ảnh hưởng đến chỉ số vận hành ngoài các vấn đề liên quan đến sản phẩm, liên quan trực tiếp từ Shop cần phải lưu ý đó là việc mất kiểm soát trong việc quản lý hàng hóa, dẫn đến đóng gói thiếu hàng hóa, giao hàng chậm tiến độ, thất lạc hàng trong quá trình vận chuyển.
Để quản lý hiệu quả nếu đơn hàng của bạn kha khá: khoảng trên 100 đơn, bạn cần có máy bắn mã vạch để nhanh và vì các thông tin hiện tại trên shopee đều quản lý qua mã vạch.
Bạn có thể mua máy bắn mã vạch với chi phí chỉ từ 500.000, mình khuyên bạn nên mua loại không dây, vì có thể cầm đi khắp nơi mà không vướng kết nối và có thể ứng dụng thêm trong việc kiểm kho dễ dàng hơn.
Giai đoạn đầu bên mình thực hiện kiểm soát đơn hàng thông qua một file excel dưới đây. Trong file có một số nội dung các shop có thể tham khảo. Cùng đọc bên dưới nhé!
Hướng dẫn sử dụng file kiểm soát giao hàng hàng ngày
Phù hợp với lượng đơn hàng khoảng dưới 1000 đơn mỗi ngày.
Bước 1 Xuất file dữ liệu đơn hàng đang xử lý Shopee
Bước này với mục đích lấy dữ liệu mẫu để đối chiếu đơn hàng.
Mục số 1 là tất cả các đơn hàng đang được chờ lấy hàng bao gồm những đơn “Chưa xử lý” (số 2) và những đơn “Đã xử lý” hoặc “Tất cả” (số 1).
Để nhanh thì có thể chọn những đơn hàng đã xử lý để xuất file hoặc cứ xuất tất cả, nếu đơn hàng nào chưa xử lý sẽ không có mã vận đơn
Mục số 5 là nút xuất đơn hàng, bấm vô đây sau khi đã chọn file cần xuất
Mục số 6 là nơi tải file về. Tải file về sau khi hoàn tất xuất và lưu về máy.
Khi tải về file thông thường sẽ có định dạng bắt đầu bằng “Order” với định dạng file Excel.
Bước 2 Mở file PO kiểm soát giao hàng mẫu
- Tại sheet “Raw” bấm vào nút “Nhập đơn hàng” sau đó chọn đến file đơn hàng đã xuất và tải về ở bước 1
- File sẽ tự động nhập các trường dữ liệu bao gồm: Mã đơn hàng, Mã vận đơn, Đơn vị vận chuyển và Ngày hẹn giao hàng
- Sẽ có trường hợp một khách hàng đặt nhiều sản phẩm trong cùng một đơn hàng, bấm sử dụng nút “Lọc trùng” để xoá các dữ liệu thừa này.
- Nút “Xóa dữ liệu” dùng để XÓA TẤT CẢ dữ liệu đã nhập vào trong trường hợp cần thiết.
Bước 3 Giao hàng và quét mã vạch để kiểm soát
Tại sheet “Data” sẽ bao gồm 2 mục “Vận hành” và “Giao nhận”
Mục vận hành
Dùng để bạn phụ trách in đơn quét mã vạch vào đây, tương ứng với số mã vạch được quét, file sẽ thể hiện đơn hàng có bị in thiếu, hay gặp sự số đơn bị sót trong quá trình in (máy in hư, lỗi, lỗi lệnh in …)so với các đơn hàng đã xử lý trên hệ thống Shopee
Nếu số mã vận đơn được quét khớp với số đơn hàng tại sheet “Raw” file sẽ thể hiện trạng thái đã in đủ đơn.
Mục giao nhận.
Mỗi khi bạn bàn giao đơn hàng cho nhân viên lấy hàng, hãy dùng máy quét quét mã vạch ở đây, số lượng mã được quét tương ứng với số lượng kiện hàng bàn giao
File sẽ tự động trả về “Mã đơn hàng” “Ngày hẹn giao” và “Nhà vận chuyển” của kiện hàng được quét.
Trong trường hợp số lượng kiện hàng giao không khớp đồng nghĩa với việc nhân viên gói hàng làm mất đơn hoặc lỗi trùng gói hàng cũng được phát hiện khi quét mã (nếu quét 2 kiện hàng trùng nhau, 2 kiện hàng sẽ được tô đỏ”
Bước 4 Lưu file lại và tra soát trong trường hợp cần thiết.
Còn rất nhiều những ứng dụng khác bạn có thể tham khảo và hiệu chỉnh tại file cho phù hợp, nếu thời gian cho phép mình sẽ hướng dẫn các bạn cách sử dụng file chi tiết hơn vào sau đó.
Bạn nên up file này lên Google Drive để kiểm tra tại bất cứ đâu và nên để chế độ read only để nhân viên tránh ghi đè dữ liệu lên file.
Chia sẻ của Nguyễn Hùng Tuấn
