Mục lục
Kinh doanh không lập kế hoạch là đang lập kế hoạch cho sự thất bại
Kinh doanh mà không lập kế hoạch nghĩa là bạn đang lập kế hoạch cho sự thất bại.
Thế nhưng,…
Đa phần các doanh nghiệp SME ở Việt Nam rất ít khi lập cho mình một bản chiến lược, một bản kế hoạch hành động bài bản hoặc chi tiết, hoặc nếu có lập cũng chỉ để cho có. Và thế rồi, kế hoạch thất bại là lẽ đương nhiên.
Tại sao vậy?
- Chúng ta chưa phân tích thực trạng khi lập kế hoạch (SWOT, PEST, 5 FORCES,… )
- Chúng ta không đưa ra nguyên nhân của vấn đề hoặc nguyên nhân không cụ thể
- Chúng ta không đưa ra giải pháp, hoặc giải pháp không phù hợp nguyên nhân
- Chúng ta không đưa ra giải pháp cụ thể, mục tiêu tổng thể, mục tiêu cho từng giai đoạn
Tại sao kế hoạch quan trọng và không thể thiếu trong hoạt động quản trị của các DN. Kế hoạch là mục tiêu để phấn đấu, là căn cứ để ra các quyết định quản lý, đánh giá kết quả công việc và quan trọng là căn cứ kiểm soát các hoạt động của đơn vị, như kiểm soát thực hiện kế hoạch doanh thu, kiểm soát chi phí thực tế theo doanh thu thực hiện. Hệ thống kế hoạch được xây dựng tốt thể hiện cách thức điều hành khoa học của người quản lý DN.
Câu hỏi đặt ra là lập kế hoạch nhưng bắt đầu từ đâu, “nếu không biết mình sẽ đi đâu thì đi đường nào cũng vậy”. Đây là câu nói trong câu chuyện “Alice chuyện lạc vào xứ sở thần tiên”.
Vì vậy, nếu doanh nghiệp không có mục tiêu rõ ràng thì sẽ không có cơ sở để lập kế hoạch. Bởi lập kế hoạch công việc là quá trình xác định những mục tiêu, và biện pháp tốt nhất nhằm thực thi mục tiêu đó.
Trả lời được những câu hỏi trên, chúng ta sẽ xây dựng được bản kế hoạch kinh doanh sát thực cho doanh nghiệp của mình. Nó không chỉ đúng với doanh nghiệp mà còn đúng với cá nhân.
Lại một câu hỏi đặt ra là làm thế nào để xác định được nội dung kế hoạch? Để lập được một bản kế hoạch chi tiết, cụ thể và khoa học, chúng ta có thể dùng phương pháp 5W1H2C5M (5 vợ 1 chồng 2 con 5 million) qua việc trả lời các câu hỏi:
Phương pháp lập kế hoạch
Xác định mục tiêu, yêu cầu công việc 1w (why)
Khi triển khai một công việc, điều đầu tiên mà chúng ta cần phải tự hỏi mình là:
Tại sao tôi phải làm công việc này?
Nó có ý nghĩa như thế nào với tổ chức, bộ phận của tôi?
Hậu quả gì nếu tôi không thực hiện chúng?
Khi xác định được yêu cầu, mục tiêu thì chúng ta sẽ luôn hướng trọng tâm các công việc vào mục tiêu và đánh giá hiệu quả cuối cùng. Chẳng hạn, doanh nghiệp đặt ra mục tiêu đạt doanh thu 500 tỷ cho năm 2019, tại sao chúng ta phải đưa ra mục tiêu này. Bởi đơn giản chúng ta là những người làm tài chính, nếu không có mục tiêu, kế hoạch thì chúng ta sẽ không xác định được số lượng hàng cần mua, headcount cho hệ thống nhân sự, cần bao nhiêu vốn, có cần đi vay hay không? Doanh số áp cho từng vùng, từng cá nhân là bao nhiêu?
Xác định nội dung công việc 1w (what)
WHAT: (cái gì?) Nội dung công việc đó là gì?
Các bước để thực hiện công việc đó? Bước sau chính là sự phát triển của bước trước
Xác định 3w (where, when, who)
Where: (ở đâu?) có thể bao gồm các câu hỏi Công việc đó thực hiện tại đâu? Giao hàng tại địa điểm nào? Kiểm tra tại bộ phận nào? Thử nghiệm những công đoạn nào? v. v…
Who: (ai?) là việc trả lời các câu hỏi Ai làm việc đó? Ai kiểm tra? Ai hỗ trợ? Ai chịu trách nhiệm,…
When: (khi nào?) Công việc đó thực hiện khi nào, khi nào thì giao, khi nào kết thúc…
Để xác định được thời hạn phải làm công việc, chúng ta cần xác định được mức độ khẩn cấp và mức độ quan trọng của từng công việc bằng cách phân loại công việc.
Có 4 loại công việc khác nhau:
Việc gấp và quan trọng (Important and urgent) thì rõ ràng chúng ta nên ưu tiên làm ngay lập tức,
Công việc quan trọng nhưng không khẩn cấp -> cần lên kế hoạch để làm sau vì nếu không có kế hoạch chúng ta sẽ rất dễ quên,
Công việc không quan trọng nhưng khẩn cấp -> nên giao phó cho người khác,
Công việc không quan trọng và không khẩn cấp ->tại sao phải bận tâm về thứ này? Hãy bỏ và chuyển nguồn lực sang việc khác quan trọng hơn.
Sơ đồ Eisenhower giúp chúng ta luôn đặt câu hỏi về nhưng thứ chúng ta gặp phải để có thể sử dụng thời gian một cách hiệu quả hơn, giải quyết được những việc quan trọng, đồng thời mạnh dạn xoá bỏ việc vô lý.
Xác định cách thức thực hiện 1h (how)
Tài liệu hướng dẫn thực hiện là gì (cách thức thực hiện từng công việc)? Tiêu chuẩn là gì? Nếu có máy móc thì cách thức vận hành như thế nào?
Xác định phương pháp kiểm soát và kiểm tra 2c (control, check)
Cách thức kiểm soát (Control) sẽ liên quan đến:
Công việc đó có đặc tính gì?
Làm thế nào để đo lường đặc tính đó?
Đo lường bằng dụng cụ, máy móc như thế nào?
Có bao nhiêu điểm kiểm soát và điểm kiểm soát trọng yếu?
Phương pháp kiểm tra (Check) liên quan đến các nội dung sau:
Có những bước công việc nào cần phải kiểm tra? Thông thường thì có bao nhiêu công việc thì cũng cần số lượng tương tự các bước phải kiểm tra.
Tần suất kiểm tra như thế nào? Việc kiểm tra đó thực hiện 1 lần hay thường xuyên (nếu vậy thì bao lâu một lần?).
Ai tiến hành kiểm tra?
Những điểm kiểm tra nào là trọng yếu? Trong tổ chức của bạn không thể có đầy đủ các nguồn lực để tiến hành kiểm tra hết tất cả các công đoạn, do vậy chúng ta chỉ tiến hành kiểm tra những điểm trọng yếu. Điểm kiểm tra trọng yếu tuân theo nguyên tắc Pareto (20/80), tức là những điểm kiểm tra này chỉ chiếm 20% số lượng nhưng chiếm đến 80% khối lượng sai sót.
Xác định nguồn lực thực hiện 5m (man, money, material, machine và method)
Nhiều bản kế hoạch lập chỉ mang tính chất hình thức, thủ tục giấy tờ mà không quan tâm đến nguồn lực, tính khả thi ở đây sẽ không được đảm bảo.
Nguồn lực chúng ta nói đến gồm các yếu tố:
- Man = nhân sự
Man, bao gồm các nội dung:
Những ai sẽ thực hiện công việc, họ có đủ trình độ, kinh nghiệm, kỹ năng, phẩm chất, tính cách phù hợp?
Ai hỗ trợ?
Ai kiểm tra?
Nếu cần nguồn phòng ngừa thì có đủ nguồn lực con người để hỗ trợ không?
- Money = Tiền bạc
- Material = nguyên vật liệu/hệ thống cung ứng
Xác định tiêu chuẩn nguyên vật liệu
Tiêu chuẩn nhà cung ứng
Xác định phương pháp giao hàng
Thời hạn giao hàng
- Machine = máy móc/công nghệ
- Method = phương pháp làm việc.
Không chỉ dừng lại ở đó, khi đã xác định được mục tiêu rồi, chúng ta phải quản lý mục tiêu (MBO) trên cơ sở xây dựng cơ chế thực thi mục tiêu tổ chức nhờ sự nỗ lực của nhân sự, từ đó thiết lập mục tiêu bộ phận, mục tiêu cá nhân, làm cho cấp dưới và cấp trên cùng thống nhất một mục tiêu chung. Bước tiếp theo để đạt được mục tiêu lớn, chúng ta cần chia thành các mục tiêu nhỏ, liên kết dọc từ trên xuống dưới theo mô hình tổ chức và liên kết ngang theo các quy chuẩn, quy chế, nội quy của DN.
Lập kế hoạch công việc theo chu trình pdca
PDCA: Chu trình PDCA (còn gọi là chu trình Deming) do Walton và Deming phát minh ra. Chu trình PDCA thể hiện trình tự logic 4 bước của quá trình học hỏi và cải tiến liên tục: Plan (kế hoạch), Do (thực hiện), Check (kiểm tra) và Act (hành động). Chu trình PDCA là một phần của hệ thống quản lý chất lượng toàn diện (TQM). Chúng ta hãy cùng xem các hoạt động trong từng giai đoạn của một chu trình PDCA qua hình ảnh dưới đây: vui lòng follow Facebook cá nhân của tôi.
Lưu ý cùng PDCA:
- Hãy đánh giá thực trạng nguồn lực trước khi lập kế hoạch
- Hãy xác định mục tiêu kế hoạch là gì? Mục tiêu này có hỗ trợ, ảnh hưởng hay quyết định tới mục tiêu lớn hay không?
- Hãy bắt đầu tên công việc bằng 1 động từ.
- Công việc được giao cho ai? Ai hỗ trợ? Những người này có đồng thuận với công việc không? (thời gian, nguồn lực, năng lực)
- Giao việc đúng người. Ai là người hưởng lời chính từ công việc?
- Deadline hoàn thành công việc là gì?
- Người nhận và người giao việc có cùng mong chờ chung 1 kết quả không? (mẫu báo cáo công việc)
- Tần suất kiểm tra đánh giá như thế nào (hàng ngày, tuần, …)
- Dấu hiệu nào cần điều chỉnh kế hoạch hoặc thay đổi mục tiêu?
Trên đây Tôi đã chia sẻ cùng bạn đọc phương pháp lập kế hoạch và quản lý hiệu suất theo chu trình PDCA. Muốn chủ động, đơn giản phải chuẩn bị trước và một trong những việc đầu bảng của chuẩn bị là LẬP KẾ HOẠCH TÀI CHÍNH KINH DOANH!
Chia sẻ của Hà Quỳnh
