Series: Quản lý Dự Án Truyền Thông Bằng Nền Tảng Smartsheet – Framework P.O.E.M. Trong Quản Lý Dự Án Là Gì? – Phần 2

Những vấn đề thường xảy ra & cách xử lý

GIAO TIẾP: Sự kém hiệu quả trong giao tiếp.

• Suy nghĩ nghĩ trước khi gửi mail. Liệu email này có phải là kênh truyền thông tốt cho thông điệp muốn nói? Hay 1 cuộc điện thoại, hoặc 1 buổi nói chuyện face-to-face sẽ tốt hơn?
• Nếu có 1 tin xấu cần thông báo, đừng cố gắng nói giảm nói tránh hoặc nói xen giữa 2 tin tốt, cần nhanh chóng nói thẳng nói thật, thông báo đầy đủ & rõ ràng để cùng tìm giải pháp.
• Thuần thục kỹ năng đặt câu hỏi. Hỏi câu hỏi mở khi cần tìm ra những thông tin bị bỏ lỡ, hoặc để chắc chắn các thành viên có cùng nhận thức về các kỳ vọng.
• Hỏi câu hỏi đóng (yes-no) khi muốn nhận được những thông tin chi tiết riêng biệt, hoặc nắm quyền kiểm soát một cuộc đối thoại vòng vo. Và tránh nói những câu có-vẻ-như-câu-hỏi nhưng thực ra mang tính phê phán, buộc tội.

RÕ RÀNG: Thiếu sự rõ ràng về mục tiêu dự án, vai trò của từng nhân sự.

• Làm rõ về 3 điểm quan trọng (mục tiêu, kế hoạch, trách nhiệm). Đảm bảo từng thành viên dự án hiểu rõ những items & tasks nào cần phải done, deadlines & timelines, ai chịu trách nhiệm cho từng task.
• Cần có 1 nơi có vai trò “shared to-do list” (Action Plan) giúp liệt kê tất cả các tasks/subtasks của dự án, timelines & các người phụ trách. List này cần được update liên tục về tình trạng & tiến độ cho cả các stakeholders và team members.

KỲ VỌNG: Thiếu việc quản lý kỳ vọng.

• Tổ chức meeting Pre-KickOff: Cần có 2 meeting (1 với team và 1 với các stakeholders) để review & discuss về mục tiêu & các tài liệu của dự án.
• Không assume: Không được nghĩ rằng từng team member và các stakeholders cũng có cùng suy nghĩ về dự án, các mốc deadlines, các tasks. Thà rằng over-communicate còn hơn là under-communicate.

ĐA NHIỆM: Thiếu khả năng quản lý đa nhiệm.

• Cần biết rõ khả năng và điểm yếu của từng thành viên, và thay đổi cách ủy quyền. Giao đúng việc cho đúng người.
• Chọn lựa 1 công cụ phổ biến cho cả team sử dụng. Nếu các thành viên có thể {chat, share files, tạo report} trên cùng 1 nền tảng, bạn không cần phải dùng 3 app khác nhau.

TRÁCH NHIỆM: Cần làm rõ tính ownership của từng thành viên trong dự án.

• Vẽ sơ đồ tổ chức của team dự án, thể hiện rõ vai trò, nhiệm vụ, trách nhiệm của từng thành viên trong dự án & các stakeholders, ai báo cáo cho ai.
• Vẽ bảng RASIC, thể hiện rõ 5 người liên quan đến 1 task bất kỳ:
  • Responsible (người phụ trách chính);
  • Approve (người phê duyệt);
  • Support (người hỗ trợ);
  • Inform (người quản lý tiến độ);
  • Consult (người tư vấn).

Xem thêm: Quản Trị Tinh Gọn

Tại sao cần quản lý dự án bằng SaaS/App?

• Nếu chỉ có 1 vài người trong team làm việc với hiệu suất cao thì điều đó là chưa đủ, cần phải làm sao để nâng cao hiệu suất của tất cả các thành viên tham gia trong dự án.
• Trong thời buổi công nghệ 4.0, hiệu suất làm việc của nhân viên có thể được cải thiện đáng kể thông qua việc tương tác nhanh chóng (REAL-TIME collaboration) và tự động hóa những công việc lặp đi lặp lại (AUTOMATION – automated workflows). Ngoài ra, tính năng AUTOMATION (Automated Workflows) còn mang đến những lợi ích lâu dài cho công ty/tổ chức:
  • Giúp nhân viên tập trung vào những công việc có ý nghĩa, liên tục cải tiến chất lượng công việc hàng ngày thông qua việc giảm thiểu thời gian làm những việc manual mang tính chất lặp đi lặp lại; từ đó nâng cao sự thỏa mãn trong công việc, giảm thiểu tỷ lệ turnover của nhân viên.
  • Việc này cũng giúp giảm chi phí recruiting, operations nhìn từ góc độ quản lý nhân sự của công ty.
  • Giúp nâng cao tinh thần trách nhiệm & độ chính xác, giảm thiểu lỗi sai sót & rủi ro bằng tính năng tracking changes rất chi tiết giúp từng nhân viên có liên quan có thể biết rõ dữ liệu được nhập vào khi nào, và ai là người đã chỉnh sửa dữ liệu.
  • Từ đó giúp các nhân viên có thể real-time collaborate (tương tác trong thời gian thực), review và analyze thông tin để có những hành động kịp thời, giảm thiểu chi phí & rủi ro đến từ việc trì hoãn, khắc phục được vấn đề phát sinh do có nhiều versions update khác nhau.
  • Giúp các managers đưa ra quyết định tốt hơn khi tất cả thông tin chính xác & real-time (cập nhật theo thời gian thực) được tập trung về 1 nền tảng, ít lo lắng hơn về tình trạng chậm báo cáo & trì hoãn.

Xem thêm: Quản Trị Tinh Gọn

Những tính năng cần cân nhắc để lựa chọn SaaS/App cho việc quản lý dự án

• Task Management: Có thể tạo, cập nhật, giao tasks & subtasks, tracking tiến độ.
• Collaboration and Communication: Có thể giao tiếp, chat, discuss, share, coordinate theo nhiều hình thức, ví dụ: forum, thread comments, reminders, email notifications, social wall…
• File Sharing and Document Management: Lưu trữ file ở một nơi tập trung để dễ truy cập, cho phép tăng thêm dung lượng lưu trữ khi cần, tracking các versions của files.

• Project Planning: Cung cấp khả năng view toàn bộ scope của dự án, progress, timelines, calendar, và budget.
• Displays/Dashboards/Reports: Cho phép tinh chỉnh cách trình bày báo cáo của toàn bộ dự án & các hoạt động liên quan, bao gồm luôn cả tính năng time tracking, cost, dữ liệu đã chỉnh sửa, các milestones, các chỉ số metrics.
• Accessibility: Cho phép các thiết bị Mobile/Tablet và PC có thể truy xuất ngay tại hiện trường, hoặc dành cho những nhân viên làm việc từ xa.

• Industry-Specific Functions: Một số tính năng bao gồm như Gantt charts, publication calendars, social media templates, Kanban boards.
• Templates: Cho phép tinh chỉnh tasks, layout, và các thông tin trên những template-có-sẵn tùy theo nhu cầu sử dụng.
• Integrations: Tích hợp với business systems thông qua workflow, chat, invoicing, resource planning, bug tracking, issue tracking.

• Security: Hệ thống cần đáp ứng những tiêu chuẩn bảo mật (GDPR, HIPAA, SOC2…) với những tính năng backup dữ liệu, cấp quyền riêng biệt cho từng user, quản lý dữ liệu Private/Public.
• Resource Management: Phân bổ & quản lý các nguồn lực của dự án như con người, nguyên vật liệu, thiết bị.

Xem thêm: Quản Trị Tinh Gọn

Lý do lựa chọn Smartsheet để quản lý các dự án truyền thông

Smartsheet đã đáp ứng khá toàn diện các tính năng & yêu cầu thiết yếu của việc quản lý dự án truyền thông từ phía Client side:

• Về TIMELINE (ACTION PLAN):
  • Nhân sự của các Agency được kết nối với nhau tại cùng 1 sheet thông qua Timeline chi tiết phân công Tasks/Subtasks cụ thể & Gantt Chart vẽ tự động, giúp mỗi bên Agency thấy được Big Picture của campaign và phần việc của từng bên tương tác với những bên khác như thế nào
  • Đặc biệt là hệ thống SmartSheet có thể set tính năng Automation (Automated Workflows) nhắc nhở sâu sát nhiều lần {before–in–after} cho từng task, giúp mỗi người được assigned hạn chế tối đa việc miss task.

• Về REPORT:
  • Nhân sự của các Agency được quy tụ về cùng 1 sheet để update Weekly Report trên đó với nhiều tính năng thuận tiện như đính kèm file/ ảnh/ comment trong từng hàng, thậm chí có thể update Daily nhanh chóng khi cần thiết, và gửi mail trực tiếp từ SmartSheet một cách tiện lợi.

• Về PAPERWORK & PAYMENT:
  • Status & file scan của tất cả các chứng từ {hợp đồng, phụ lục, biên bản nghiệm thu} được lưu trữ thông minh trong cùng 1 sheet, thuận tiện khi cần tra cứu
  • Ngoài ra, còn có tính năng Automation (Automated Workflows) nhắc nhở sâu sát nhiều lần {before & after} công tác trình ký của từng chứng từ.

Xem thêm bài viết: Framework P.O.E.M. Trong Quản Lý Dự Án Là Gì? – Phần 3

Chia sẻ của Nguyễn Đức Minh Tâm