Tuần trước, tôi có tư vấn cho một chị giám đốc về phương thức tăng hiệu quả lao động. Chị than thở rằng nhân viên chẳng có đứa nào làm việc ra hồn, làm việc thiếu trách nhiệm, thiếu kỹ năng. Công ty hôm nào mà chị không qua văn phòng là không xong.
Sau khi tìm hiểu về tính chất đặc trưng công việc, cách chị tuyển dụng và vận hành công ty, tôi hỏi chị một câu tưởng như ngoài lề:
- Chị thích ăn gà đi bộ hay gà công nghiệp?
- Tất nhiên gà đi bộ rồi. Thịt ngon hơn hẳn.
- Vậy tại sao chị lại nuôi dạy nhân viên như gà công nghiệp?
Nghe tôi hỏi xong, chị bỗng ngớ người ra. Tôi thì chẳng ngạc nhiên gì vì đây là lỗi chung của nhiều doanh nghiệp SME hay mắc phải.
Các chủ doanh nghiệp Việt Nam thường đi lên từ người làm nghề. Họ là những thợ rất giỏi, có chuyên môn cao. Sau một quá trình phát triển, họ tự mở công ty riêng. Tiếc rằng, họ là một người thợ giỏi nhưng là một ông giám đốc tồi vì chẳng có chút kiến thức, chuyên môn gì về việc quản lý.
Bởi vì giỏi nghề, họ luôn cầu toàn, yêu cầu cao, dẫn đến việc ai làm gì cũng thấy không vừa mắt. Khi đó, họ lại tự xắn tay lao vào, ôm đồm mọi việc. Việc này vừa khiến họ mệt thân, còn nhân viên thì chẳng bao giờ nâng cao được kĩ năng vì giám đốc…không cho làm.
Lâu dần, họ còn lười biếng, chỉ làm vừa đủ, đúng như sếp nói vì không có ý kiến lãnh đạo thì chẳng dám làm gì. Tôi khuyên chị phải quản lý theo phương pháp “sai lầm giới hạn” – cho phép nhân viên làm việc với mức độ sai lầm nhất định. Giả dụ như chị muốn con chị biết rửa bát thì phải để cháu nó rửa và chấp nhận sẽ vỡ vài cái bát.
Tất nhiên, chúng ta sẽ giao hẹn là sai phạm chỉ được 10% – nhà có 10 cái bát thì con có thể làm vỡ 1 cái. Sau khi hoàn thành công việc, 10 chiếc bát còn 9 thì vẫn phải xoa đầu khen ngợi con, thưởng cho con vì đã hoàn thành tốt mục tiêu. Nếu không chấp nhận việc sai lầm và mắc lỗi là một phần tất yếu trong quá trình học tập và rèn luyện thì chẳng bao giờ nhân viên có thể tiến bộ được.
Tiếp theo, chị băn khoăn nếu cho phép sai phạm thì nhân viên tranh thủ lợi dụng điều đó thì sao? Tôi cười: “Nhân viên của chị làm sai thì đó là lỗi của chị, khi hệ thống, quy trình thiết kế lỗi, khiến cho họ có thể lợi dụng”.
Một hệ thống tốt phải giống như piston xe máy – có sự linh hoạt, cơ động để nhân viên sáng tạo, phát triển nhưng phải kiểm soát được hướng đi, mọi hoạt động phải đóng góp cho mục tiêu chung của doanh nghiệp. Giao quyền không có nghĩa là buông bỏ.
Ngạn ngữ Nga có câu: “Tin nhưng kiểm chứng” (trust but verify).
Người quản lý cho phép nhân viên tự do làm việc nhưng vẫn luôn phải kiểm tra định kỳ để đảm bảo chất lượng và tiến độ dự án. Nếu có sai lầm thì phải phát hiện ngay từ sớm. Không thể để đến kỳ hạn rồi mới nghiệm thu kết quả, vì nếu có sai lầm thì hậu quả là vô cùng lớn.
Nhân viên lúc học việc thì chúng ta có thể cho sai lầm 10%, nhưng sau khi thành thạo tay nghề thì phải giảm xuống còn 5%, thậm chí 1%. Hiện nay thế giới nhiều công ty áp dụng quy trình Six Sigma cho phép sai phạm giảm xuống 6 số 0 (sai số chấp nhận là 0.00004%).
Nếu tỉ lệ sai phạm lớn hơn thì một con tàu vũ trụ, được lắp ghép bởi hàng triệu linh kiện, khả năng xảy ra tai nạn, hỏng hóc giữa không gian là rất lớn. Nếu một chiếc tàu vũ trụ chết máy giữa không gian thì hậu quả về người và của là khôn lường.
Tôi mỉm cười đùa chị: “Chị hãy là CEO đúng nghĩa Chief Executive Officer (giám đốc điều hành), đừng có thành Chief Everything Officer (giám đốc mọi thứ)”.
Chia sẻ của Vũ Minh Trường
