Bài 1 trong Series “Kỹ năng – kiến thức quản trị nhân sự”
Thứ hai tuần đầu tiên của tháng, lên công ty, lụi hụi mở mail, CEO thấy có Báo cáo tình hình Quản trị Nhân sự công ty. Giờ đang vào mùa kinh doanh, chuyện Nhân sự tạm gác lại nhưng dù sao cũng phải đọc qua.
Mở file ra thấy báo cáo dài lê thê, lướt một cái rồi đóng file lại. Phần kiến nghị của HRM không thấy có gì, chắc không sao. Giờ kiểm tra báo cáo kinh doanh cái đã. Đọc báo cáo xong cũng đến giờ họp các leader. Đi họp thôi. Thoắt một cái rồi hết tháng, hết năm. Thoắt thêm cái nữa là hết mấy năm. Tự nhiên đợt này lại lắm chuyện. Tỉ dụ như: thỉnh thoảng CEO lại bắt gặp đội Sale ngồi trà đá nói xấu công ty… Thế là lại đau đầu.
Không biết trong chúng ta, có CEO nào như trên?
Là một CEO, chúng ta cần một báo cáo về Quản trị nhân sự dài hay ngắn? Theo tôi báo cáo nên ngắn, vừa đủ. Hôm nay nhân thứ 2 đầu tiên của tháng, tôi xin phép được cùng cả nhà bàn về cái báo cáo Quản trị nhân sự. Với tôi, báo cáo này chỉ cần mấy chỉ số này là ổn:
- Chi phí hoạt động nhân sự / tổng chi phí
- Chi phí hoạt động nhân sự / doanh thu
- Doanh thu bình quân 1 nhân viên: Tổng doanh thu / tổng nhân viên
Ba chỉ số đầu tiên này, cần sự phối hợp giữa 2 phòng Kế toán và Nhân sự. Chúng ta có thể giao cho Kế toán trưởng làm. Tuy nhiên việc này nên để Trưởng phòng Nhân sự theo dõi. Dựa vào việc so sánh chỉ số này với chỉ số định mức của thị trường và của công ty, chúng ta sẽ thấy được khá rõ về: Hiệu suất làm việc của nhân viên.
- Tỷ lệ hỗ trợ (back – hậu phương) / sản xuất, kinh doanh (font – tiền tuyến)
- Tỷ lệ quản lý / nhân viên
Hai chỉ số này dùng để định biên ra các quyết định. Và phối hợp với 3 chỉ số trên để tính toán. Ví dụ như chỉ số 3: Nếu tổng doanh thu / tổng nhân viên của công ty < mức thị trường (trung bình của các đối thủ) thì tức là chúng ta có vấn đề.
Tiếp tục nếu số lượng Nhân viên tương đương mà cơ cấu nhân sự không phù hợp thì cần phải chỉnh sửa. Cơ cấu nhân sự chính là tỷ lệ nhân viên hậu phương / nhân viên tiền tuyến. Giống như trên nếu tỷ lệ bằng so với thị trường là tốt.
Tiếp theo, chúng ta nên quan tâm tới các chỉ số sau: Tỷ lệ nghỉ việc năm hiện tại so với năm trước (số người nghỉ trong năm/số lao động bình quân trong năm). Chúng ta nên có các con số cho:
- Toàn doanh nghiệp (%)
- Đội ngũ quản lý (%)
- Nhân viên qua đào tạo (%)
- Công nhân và lao động phổ thông (%)
- Tỷ lệ ổn định lao độngL Số lao động làm việc > = 1 năm / Tổng số lao động làm việc trong năm trước
- Chỉ số này cho thấy xu hướng nhân viên làm việc lâu dài với tổ chức, do vậy, thể hiện sự ổn định của việc thuê mướn lao động.
- Tỷ lệ tồn tại: Đây là tỷ lệ những lao động còn gắn kết với tổ chức sau một thời kỳ nhất định trên tổng số lao động.
- Ví dụ: 2 năm sau khi kết thúc một khóa đào tạo, chỉ còn lại 10 nhân viên ở lại công ty trong số 20 nhân viên cùng tham gia khóa học đó. Tỷ lệ tồn tại là 50%.
- Tỷ lệ hài lòng của nhân viên / tổng nhân viên. Dựa trên các tiêu chí sau:
- Mức độ hài lòng với công việc
- Lương bổng và phúc lợi
- Chính sách và quy trình làm việc
- Quan hệ nơi công sở
- Phương thức đánh giá hiệu quả công việc
- Minh bạch thông tin
- Đào tạo và phát triển
Một doanh nghiệp nhỏ, startup, nhìn là thấy ngay nhưng dần về sau, Doanh nghiệp phát triển. Các con số sẽ nói lên nhiều điều. Dựa vào chúng, ta có thể thấy được vấn đề. Giống như tài chính, chúng ta cần có 3 báo cáo để đánh giá:
- Bảng cân đối kế toán
- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh
- Báo cáo lưu chuyển tiền tệ
Nhân sự cũng vậy, CEO nên cần 3 loại báo cáo:
- Báo cáo về hiệu suất làm việc thông qua các con số tài chính (doanh thu và chi phí nhân sự)
- Báo cáo định biên nhân sự (chất lượng, số lượng, tỷ lệ)
- Báo cáo tình hình nhân sự (tỷ lệ thôi việc, tỷ lệ ổn định, tỷ lệ tồn tại, tỷ lệ hài lòng)
Việc đọc được các con số này là một trong những thứ CEO cần. Tôi gọi đây là kỹ năng cứng. Chúng ta có những con số, chúng ta hiểu và biết cách ra quyết định. Việc Quản trị nhân sự của chúng ta sẽ dễ dàng hơn nhiều.
Chia sẻ của Nguyễn Hùng Cường
