Mục lục
Có thể nhiều Shop tính luôn phần này vào rủi ro kinh doanh nhưng mà tính mình thì nó tỉ mẩn nên mình vẫn kiểm soát những rủi ro này. Dù cho việc quản lý Shop đã được đồng bộ vào phần mềm thứ ba (nhà mình dùng KOV), thì những thất thoát này đều được Shop làm thủ công.
Trước tiên mình list một số khả năng xảy ra thất thoát trong quá trình vận hành nha:
- Do đặt nhầm, đặt sai giá bán so với giá thực tế.
- Do tắt bật các chương trình khuyến mãi Shopee như Hoàn xu hay Freeship Extra
- Do đặt nhầm cân nặng nên DVVC khấu trừ
- Do đơn hàng trực trặc trong quá trình vận chuyển – đặc biệt đơn hoàn hàng
- Do đơn hàng khách khiếu nại hoàn hàng
- Do lỗi đồng bộ phần mềm giữa Shopee – KOV
Đồng bộ vào không đồng bộ phí 2% vì còn cả phí vc khách chịu
Nguyên tắc thực hiện
Tra soát từng đơn hàng thủ công. Thực hiện hàng ngày để vừa đỡ loạn vừa giảm áp lực
Các loại hoá đơn (HĐ) trong quá trình tra soát
- Hoá đơn khách hàng đặt tại Shopee —-> HĐ Shopee
- Hóa đơn đồng bộ từ Shopee về KOV sẽ có 2 trạng thái:
- Hoá đơn đồng bộ từ Shopee về KOV —-> HĐ Tạm
- Hoá đơn sau khi xác nhận tại KOV —-> HĐ chính
Lưu ý: Hóa đơn đồng bộ về sẽ không có chi phí Shopee. Do đó mang tính chất kiểm soát hàng hoá và đơn hàng không mang tính chất kiểm soát tài chính.
Hoá đơn do Shop tự tạo tại KOV —-> HĐ Xuất
Hóa đơn này cũng không có chi phí của Shopee cũng giống HĐ đồng bộ chỉ kiểm soát hàng hoá. Nhưng dùng để kiểm tra lại với HĐ Shopee. Chi tiết mình nói ở phía dưới
Hóa đơn xác nhận tại KOV theo lịch trình đơn hàng (giao – hoàn hàng/ hoàn thành – thanh toán) —-> HĐ vận chuyển
Hóa đơn vận chuyển bản chất là HĐ Chính thay đổi theo hành trình đơn hàng, đảm bảo kiểm soát sai sót do bên vận chuyển.
Hóa đơn xác nhận thanh toán của Shopee —-> HĐ Thanh toán
Hóa đơn Thanh toán dùng để kiểm soát tài chính
Quy trình kiểm tra thủ công
Kiểm tra lại HĐ Shopee: Làm trước khi đóng hàng
- Phát hiện sơ bộ là khách dùng mã giảm giá không hợp lệ (so sánh với danh sách sẵn có).
- Mã giảm giá này có thể do Shop phát ra cho một nhóm đối tượng khách hàng nhất định, HĐ tạm nào không hợp lệ —-> Huỷ luôn
- Các HĐ còn lại sẽ được chuyển trạng thái từ HĐ Tạm sang HĐ Chính.
So sánh HĐ Shopee và HĐ Xuất: Làm sau khi đóng hàng
- Rủi ro 1: Nhầm giá giữa Shopee và KOV.
- Nhầm giá chủ quan: do lỗi đồng bộ, do quên chưa tắt chương trình khuyến mại, do vào nhầm giá trên Shopee, do tăng giá ở KOV abc xyz.
- Nhầm giá do khách quan: hiểu nhầm, lỗi các sp và mức khuyến mãi khi tham gia các chương trình của Shopee
- Rủi ro 2: Sai sót do nhặt nhầm, đóng nhầm hàng cho khách
Tra soát trạng thái của HĐ Vận chuyển: Cập nhật và tra soát hàng ngày
- Đây có lẽ là nơi phát sinh nhiều vấn đề nhất.
- Do đó mình kiểm soát khá kỹ. HĐ chính sẽ được KOV tự động thay đổi trạng thái theo Shopee, Đang Giao —-> Giao thành công/ Hoàn hàng —-> Hoàn thành (sau khi nhận được tiền về túi chắc cái bị)
Rủi ro số 1: Hàng báo hoàn thành công nhưng không về Shop. Kiểm tra thuận, so sánh thông báo hoàn hàng Shopee và hàng hoàn thực tế.
Tất cả các đơn Hoàn hàng khi DVVC trả cho Shop đều được tách riêng ra file excel theo dõi, khi Shopee thông báo trạng thái đơn hàng Hủy do hoàn, thì so sánh với file excel.
Đơn nào có thông báo hoàn ở Shopee mah k có trong excel hoàn thực tế thì phải khiếu nại trong vòng 24H, không thì coi như mất.
Rủi ro số 2: Rủi ro sai lệch tồn kho do hàng hoàn. Khi Shopee thông báo hàng hoàn (chưa hoàn về) thì KOV đã cập nhập là Hoàn hàng và tự động nhảy tồn kho lên.
Hóa đơn vận chuyển và thông báo hoàn hàng của Shopee để kiểm soát tồn kho chính xác.
So sánh hóa đơn chính và hóa đơn thanh toán
Tra soát và làm hàng ngày. Đây hiểu đơn giản là mình có nhận được đúng số tiền cho tất cả đơn hàng mình xuất ra không
- Rủi ro 1: Phí Shopee có tính đúng 2% không
- Rủi ro 2: Do tắt/bật các chương trình Freeship Extra, Hoàn Xu hay Hoàn Xu extra etc tất cả các chương trình bị mất thêm phí
- Rủi ro 3: Các đơn hàng đi mãi mà chưa thấy tiền về.
- Lý do 1: Hàng đã đi 7-10 ngày nhưng vẫn chưa chuyển trạng thái từ đang giao sang đã giao/ hoàn thì nhiều khả năng là thất lạc rồi.
- Lý do 2: Hàng gặp trục trặc trong quá trình vận chuyển như bị thu giữ cần xử lý.
Tổng hợp và kiểm tra tổng quát: Làm 1 lần/1 tuần.
Kiểm tra lại tất cả các hoá đơn hàng xem có sai sót gì trong quá trình tra soát từ bước (1) đến bước (5) không.
Mình viết thôi mình cũng thấy rắc rối nên hiện tại tất cả đều đang được nhà mình làm thủ công và khá là vất vả. Bạn nào có thắc mắc gì cứ để lại ở comment mình sẽ giải đáp trong khả năng có thể nha.
Chia sẻ của Mạnh Chu
