Mục lục
So sánh Smartsheet với một số SaaS/App phổ biến dùng để quản lý dự án
Các SaaS/App sẽ được so sánh với Smartsheet:
- Google Sheets, Google Docs
- Trello
- Microsoft (Excel, Planner, Project)
So sánh Smartsheet với Google Sheets, Google Docs
- Về mặt hiển thị, Smartsheet đã áp đảo Google Sheets/Docs với 3 tính năng:
- Hệ thống phân cấp trong Smartsheet cho phép sắp xếp công việc với các hàng thụt vào (indent) và các phần có thể thu gọn.
- Ngoài ra, với mối quan hệ mẹ-con giữa các hàng, có thể viết công thức để trích xuất những thông tin quan trọng được lồng trong nhóm này hoặc nhóm khác.
- Các loại cột trong Smartsheet có các thuộc tính đặc biệt giúp trang sheet trở nên hữu dụng hơn.
- Một cột có thể chứa văn bản, số, danh sách liên lạc, ngày, danh sách dropdown, hộp checkbox, trình tự đánh số tự động và thậm chí cả các symbols. Có thể nhanh chóng chuyển tải mọi thứ từ mức độ ưu tiên đến trạng thái với phạm vi các loại cột.
- Hình ảnh trong Smartsheet rất chuẩn chỉnh, vì được nằm gọn vào một ô và duy trì kích thước/vị trí trong bối cảnh khi các hàng được di chuyển hoặc thay đổi kích thước.
- Hiện tại Google Sheets cũng đã update tính năng chèn ảnh trong ô, tuy vậy xét về trải-nghiệm-người-dùng vẫn chưa tốt như Smartsheet. Ở Smartsheet, sau khi chèn ảnh vào trong ô, có thể double click vào ảnh để xem kích cỡ thực.
- Google cung cấp chức năng cộng tác (collaborate) tốt cho các tài liệu và trang sheet – giúp dễ dàng nhận xét, chia sẻ, v.v… Nhưng năng suất không chỉ nằm ở việc cộng tác chia sẻ về tài liệu.
- Nó liên quan đến việc lập kế hoạch, giao tiếp, tổ chức và ưu tiên. Smartsheet thúc đẩy sự hợp tác với khả năng yêu cầu cập nhật từ những người khác.
- Có thể yêu cầu cập nhật trên từng ô, từng cột hoặc toàn bộ hàng trong một trang sheet và làm cho người nhận biết phải thực hiện hành động nào.
- Người dùng sẽ cung cấp các updates ở dạng trực quan và các files cập nhật được upload trực tiếp vào từng hàng trong trang sheet.
- Bản chất của công việc ngày nay đòi hỏi bạn phải cộng tác với một loạt các cá nhân và nhóm, có khả năng ở các địa điểm khác nhau và với các ưu tiên công việc khác nhau.
- Smartsheet giải quyết vấn đề này với nhiều chế độ xem (Grid, Gantt, Calendar, Card) để các cá nhân và nhóm có thể sử dụng và chia sẻ thông tin theo cách họ muốn. Thay đổi chế độ xem chỉ đơn giản bằng 1 cú click.
- Sử dụng Grid View để tạo kế hoạch dự án, phân công nhiệm vụ và cập nhật trạng thái trong một giao diện spreadsheet quen thuộc.
- Gantt View cho phép ngay lập tức tạo các mốc timelines, đặt các mốc milestones quan trọng và theo dõi tiến trình.
- Calendar View giúp hình ảnh hóa các mốc thời hạn và những ngày quan trọng.
- Card View giúp theo dõi trực quan các nhiệm vụ thông qua các giai đoạn của dự án hoặc quy trình theo kiểu Kanban.
- Gánh nặng Report – nhắc nhở, thu thập và cập nhật thủ công trên các nhóm nội bộ và bên ngoài công ty – thật tẻ nhạt và tốn thời gian.
- Smartsheet giúp loại bỏ việc này. Với các báo cáo của Smartsheet, có thể trích xuất thông tin trên nhiều trang thành một, luôn luôn cập nhật nguồn dữ liệu (data sources).
- Các báo cáo là real-time và hai chiều, do đó mọi thay đổi được thực hiện trong báo cáo đều được phản ánh từ sheet nguồn. Mặc dù có thể viết code gì đó để bắt chước điều này trong Google Sheets, nhưng sẽ tốn nhiều công sức hơn so với Smartsheet.
So sánh Smartsheet với Trello
Cả Trello và Smartsheet đều có thể được sử dụng để tạo các bảng Kanban hiệu quả để quản lý quy trình làm việc. Tuy nhiên, điều quan trọng là phải hiểu sự khác biệt giữa hai để có thể chọn công cụ phù hợp nhất với nhu cầu.
Smartsheet đã thêm tính linh hoạt với nhiều loại chế độ xem (Grid, Gantt, Calendar, Card), cộng tác trong thời gian thực (real-time collaboration) và chức năng column pivot giúp duy trì sự linh hoạt trong khi quản lý và theo dõi công việc.
| Trello | Smartsheet | |
| Better Scalability (Khả năng mở rộng tốt hơn) | Trello là công cụ Kanban gọn nhẹ, hoạt động để quản lý các tác vụ đơn giản nhưng có những hạn chế khi giải quyết cho phạm vi công việc rộng. | Smartsheet không chỉ bao gồm chế độ xem Kanban, mà còn có chế độ xem Gantt và Grid, reports, dashboards, forms, tự động hóa quy trình, và activity logs để giúp thực hiện tất cả các loại công việc. |
| Better Reporting (Báo cáo tốt hơn) | Có thể theo dõi các danh mục được đặt sẵn trong Trello và không có khả năng cung cấp báo cáo giữa nhiều boards. | Có thể thu thập dữ liệu bằng các form trực tuyến đơn giản và sau đó trích xuất dữ liệu trên Smartsheet bằng reports và dashboards. |
| Rock-Solid Security (Bảo mật kiên cố) | Trello đã giới hạn các tính năng Enterprise admin, đang tuân thủ tiêu chuẩn GDPR. | Smartsheet có các công cụ để cung cấp, quản lý và nhân rộng mô hình cho doanh nghiệp, tất cả đều tuân thủ theo các tiêu chuẩn bảo mật HIPAA, SOC2 và GDPR. |
| Affordable Pricing (Giá cả phải chăng) | Cần sử dụng gói Trello trả phí để quản lý người dùng và được sử dụng ở cấp doanh nghiệp. | Smartsheet có thể làm những gì Trello làm và nhiều hơn nữa với mức giá tương đương. Không giới hạn cộng tác viên miễn phí (free collaborators) để đóng góp cho các dự án khi cần thiết. |
So sánh Smartsheet với Microsoft
- Tại sao mọi người vẫn sử dụng Microsoft Excel để quản lý dự án?
Câu trả lời đơn giản là vì hầu hết mọi người đều quen thuộc với bảng tính Excel. Và, Excel vẫn là công cụ tốt nhất để xử lý số, phân tích tài chính và pivot data.
Tuy nhiên, Excel chưa bao giờ được dự định để quản lý dự án. Vì vậy, bạn cứ sử dụng bảng tính Excel ở nơi có ý nghĩa, như theo dõi giá thầu dự án và ngân sách, sau đó chọn Smartsheet để quản lý dự án tổng thể.
Ngoài ra, với khả năng đính kèm và chia sẻ bất kỳ loại file nào (bao gồm cả Excel và Google Sheets), bạn có thể giữ trang sheet ngân sách của mình theo ngữ cảnh với công việc – được attach một cách thuận tiện vào các hàng trong bảng kế hoạch dự án sử dụng Smartsheet.
- Tại sao Microsoft Planner có thể không phù hợp với nhu cầu quản lý dự án của bạn?
Microsoft Planner cung cấp giao diện bảng Kanban, rất hữu ích cho việc quản lý các danh sách nhiệm vụ đơn giản, chẳng hạn như các nhiệm vụ nhóm cá nhân hoặc cơ bản.
Nhưng, nếu các dự án của bạn phức tạp hơn và yêu cầu khả năng dễ dàng chuyển đổi giữa các chế độ xem, bao gồm các mốc timelines động, sử dụng công thức hoặc có mức độ hiển thị cao của KPIs và status giữa nhiều dự án, bạn có thể muốn có một công cụ mạnh mẽ hơn như Smartsheet.
Với Smartsheet, bạn nhận được nhiều chế độ xem bao gồm Grid, Gantt, Calendar hoặc Card View, các mốc timelines với dấu hiệu phụ thuộc và các mốc milestones quan trọng, notifications & alerts tự động và bảng điều khiển dashboards trên danh mục dự án của bạn.
- Tại sao mọi người tìm kiếm một giải pháp thay thế cho Microsoft Project Professional?
Nếu bạn cần cân bằng các nguồn resources phức tạp, quản lý nhiều bộ ratecard và tích hợp với các hệ thống kiểm kê, hãy sử dụng Microsoft Project Professional.
Dù vậy vẫn có khả năng đó là một giải pháp quản lý dự án trực tuyến không đáp ứng được nhu cầu toàn diện.
Và, nếu bạn là một trong số nhiều người e ngại khi nghĩ đến 1 phần mềm quản lý dự án phức tạp hoặc muốn đảm bảo rằng các nhóm nội bộ và bên ngoài dễ dàng hiểu và sử dụng công cụ quản lý dự án của bạn, hãy dùng thử Smartsheet. Nó có thể là giải pháp mà nhóm của bạn đang tìm kiếm.
Xem thêm bài viết: Giới Thiệu Templates Quản Lý Dự Án Truyền Thông Digital/social & Pr, Template Quản Lý Chứng Từ & Thanh Toán
Chia sẻ của Nguyễn Đức Minh Tâm
